10 Dicas e Truques Úteis do Microsoft Outlook que Você Deve Conhecer

Outlook ou Microsoft Outlook é um organizador pessoal da suíte de aplicativos Office da Microsoft. Ele oferece uma solução única para todas as suas necessidades de escritório, com recursos como gerenciamento de e-mail, anotações, calendário, gerenciamento de tarefas e navegação na web. A ideia é tornar as funcionalidades essenciais disponíveis em um só lugar, para que você não precise sair do aplicativo ou depender de outros aplicativos. Assim, economizando tempo e sendo mais produtivo e eficiente com seu trabalho.

Se você usa o aplicativo ou fez a transição recentemente, aqui estão algumas dicas e truques úteis do Microsoft Outlook para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o aplicativo.

1. Defina uma mensagem de ausência no Outlook

Para aqueles cujo trabalho envolve interagir com clientes ou colegas de equipe de diferentes fusos horários, nem sempre é possível estar disponível para responder a mensagens ao longo do dia. Sem mencionar que há momentos em que você está viajando durante o fim de semana e deseja avisar aqueles que tentam entrar em contato que você está atualmente indisponível. Felizmente, com o Outlook, há um truque prático para lidar com essa situação. Para isso, abra o Microsoft Outlook na web, toque no ícone de Configurações no topo e selecione Ver todas as configurações do Outlook. Aqui, selecione Respostas automáticas e ative o botão ao lado de Respostas automáticas ativadas. Agora, dependendo da sua programação de trabalho, defina a hora de início e de término e clique em Salvar.

2. Crie/mude sua assinatura de e-mail no Microsoft Outlook

Uma assinatura de e-mail é considerada uma das melhores práticas para finalizar seu e-mail. Ela compreende seu nome, endereço de e-mail e outras informações de contato, que podem ser úteis para o destinatário se ele tentar entrar em contato com você. Para criar uma assinatura de e-mail, abra o Microsoft Outlook e vá para Configurações > Ver todas as configurações do Outlook. A partir daqui, selecione Email e toque em Redigir e responder. Agora você verá uma janela com várias opções de formatação de texto. Além disso, você também tem a opção de fazer upload de uma imagem ou um modelo para editá-lo como sua assinatura. Uma vez feito, você pode habilitar ou desabilitar certas configurações e opções abaixo. E clique em Salvar. Para usar esta assinatura, na janela de composição, toque nos três pontos horizontais e selecione Inserir assinatura.

3. Insira uma imagem inline em um e-mail

Embora você possa adicionar um anexo de maneira convencional, o Microsoft Outlook oferece um truque interessante para colocar seu anexo inline com o corpo do seu e-mail. Isso pode ser útil se você quiser que o destinatário não perca a verificação do anexo. Para isso, vá para o Outlook e clique em Nova mensagem. Na janela de composição, toque no pequeno ícone de imagem à direita do anexo, ao lado do botão Enviar e Descartar. Agora, selecione a imagem que deseja adicionar e clique em Escolher.

4. Desfazer o envio de um e-mail

Quando você troca e-mails com diferentes destinatários, às vezes acaba respondendo a pessoa errada. No entanto, com o Outlook, você pode evitar tais situações usando a funcionalidade Desfazer envio. Para usar isso, a primeira coisa que você precisa fazer é ativá-la. Para isso, abra o Outlook e vá para Configurações > Ver todas as configurações do Outlook. Aqui, toque em Email e selecione Redigir e responder. Agora, role para baixo para encontrar Desfazer envio e arraste o controle deslizante para definir o tempo mínimo (em segundos) entre quando você envia uma mensagem e consegue desfazer o envio. Finalmente, clique em Salvar. Uma vez configurado, e você enviar um e-mail para alguém, verá uma opção para Desfazer envio pelos próximos 10 segundos. Para desfazer o envio, toque no botão.

5. Gerenciar e-mails recebidos definindo regras

Se sua caixa de entrada é bombardeada com toneladas de e-mails, você pode definir regras para filtrar as mensagens recebidas e manter sua caixa de entrada organizada. Para fazer isso, vá para Outlook > Configurações > Ver todas as configurações do Outlook. A partir daqui, toque em Email e selecione Regras. Em seguida, clique no botão Adicionar nova regra e dê um nome a ela. Agora, selecione uma condição e uma ação para a condição selecionada. Clique em Salvar.

6. Gerenciar e-mails indesejados

Além de definir regras, outra maneira de evitar que e-mails desnecessários cheguem à sua caixa de entrada é bloqueando o usuário ou o domínio de onde estão vindo. Para isso, vá para o Outlook e clique em Configurações no topo. Em seguida, clique em Ver todas as configurações do Outlook, selecione Email e toque em Email indesejado. No painel direito, clique no botão Adicionar sob Remetentes e domínios bloqueados para adicionar o e-mail ou domínio do qual você deseja parar de receber e-mails. Finalmente, clique em Salvar. Da mesma forma, para garantir que você não perca um e-mail de uma pessoa ou domínio, clique no botão Adicionar sob Remetentes e domínios seguros e adicione o endereço de e-mail ou nome de domínio.

7. Defina o endereço de envio padrão

Quando você conecta mais de uma conta ao Outlook, você tem a opção de escolher o e-mail principal do qual deseja enviar e-mails por padrão. Para definir um e-mail como padrão, abra o Outlook e toque no ícone de Configurações no canto superior direito. A partir daqui, escolha Ver todas as configurações do Outlook e toque em Email. Em seguida, selecione Sincronizar e-mail, e na janela à direita, role para baixo para encontrar Definir endereço de envio padrão. Agora, clique no botão suspenso e selecione o e-mail que deseja definir como seu endereço de envio padrão e clique em Salvar.

8. Enviar e-mail para várias pessoas

Se você sentir a necessidade de enviar mensagens para várias pessoas ao mesmo tempo, o Outlook permite que você faça isso usando Grupos. Para isso, vá para o Microsoft Outlook e toque no botão Novo grupo no painel esquerdo. Na janela pop-up, dê um nome e uma descrição ao seu grupo e clique em Criar. Agora, na próxima tela, insira o nome ou endereço de e-mail dos participantes que deseja adicionar ao grupo e clique em Adicionar. Uma vez feito, você pode facilmente enviar mensagens a todos os membros do grupo de uma vez.

9. Compartilhar calendário

O Outlook vem com um calendário embutido para ajudá-lo a acompanhar sua programação e eventos futuros. Quando você adiciona um evento, ele é marcado no calendário, e você recebe uma notificação para o mesmo, dependendo das suas preferências definidas. Você pode então compartilhar o calendário com outras pessoas para permitir que elas visualizem ou modifiquem a entrada. Para isso, vá para o Outlook e toque no ícone de Calendário no painel esquerdo. A partir daqui, clique no botão Compartilhar no canto superior direito (ao lado de Imprimir), e na janela pop-up, insira o nome da pessoa ou seu endereço de e-mail. Em seguida, quando solicitado a dar permissões — você pode permitir que eles visualizem todos os detalhes ou editem. Uma vez feito, clique em Compartilhar.

10. Personalizar ações

A Microsoft fornece ações rápidas no Outlook que aparecem ao lado de uma pessoa ou de um e-mail para ajudá-lo a realizar ações rápidas instantaneamente. Para adicionar a isso, o serviço também permite que você personalize essas ações e selecione aquelas que você usa com frequência. Para personalizar essas ações, abra o Outlook e vá para Configurações > Ver todas as configurações do Outlook. Agora, selecione Email e toque em Personalizar ações. Na janela à direita, marque a caixa ao lado das ações que você deseja ver para Ações rápidas e Superfície de mensagem. Finalmente, clique em Salvar.

Essas são algumas das dicas e truques que você pode usar para aproveitar ao máximo o Microsoft Outlook. Observe que existem alguns outros recursos e dicas disponíveis na assinatura Premium do Outlook. No entanto, como muitos usuários usam o Microsoft Outlook como seu serviço de e-mail preferido, este artigo cobre os recursos encontrados na versão gratuita do Outlook. Se você achar útil, considere compartilhá-lo com seus amigos e familiares.