Revisão do ContractZen: Gestão de Contratos e Governança Digital Facilitadas

Considerando a competição cada vez maior entre as empresas, é fácil ver a imensa pressão que os executivos corporativos enfrentam – particularmente quando se trata de gestão de contratos e governança digital.

Muitas vezes, isso pode levar a uma perda de produtividade ou ao manuseio inadequado de dados importantes. Isso geralmente acontece quando documentos importantes da empresa não são armazenados em locais centralizados e os tomadores de decisão da empresa (como executivos de nível C e o conselho) não têm acesso às informações e documentos de que precisam quando precisam.

As empresas precisam de uma solução de governança digital que esteja equipada para corresponder à gestão de arquivos corporativos e ofereça ferramentas que permitam aos usuários armazenar e compartilhar com segurança documentos comerciais críticos em um local centralizado e seguro.

Neste post, vamos analisar como o ContractZen permite que executivos de nível C, bem como membros do conselho, melhorem a gestão de contratos e armazenem documentos comerciais importantes de maneira segura e eficiente.

Tabela de Conteúdos

• O que é o ContractZen?
• Simplifique a Gestão de Contratos Dentro da Organização
• Aproveite um Portal de Reuniões Moderno e Totalmente Digital
• Obtenha Documentos Assinados Rapidamente com Assinaturas Eletrônicas
• Preços
• Conclusão

O que é o ContractZen?

Fundado em 2014, o ContractZen é um serviço em nuvem B2B que oferece um hub digital tudo-em-um para governança corporativa.

Aqui está uma rápida visão geral dos recursos oferecidos pelo ContractZen:

• Gestão de contratos. Permite que você faça upload, armazene e gerencie contratos a partir de um local centralizado.

• Gestão de reuniões. Você pode agendar reuniões facilmente, discutir a agenda da reunião e gerenciar digitalmente todo o processo da reunião.

• Salas de dados. Oferece salas de dados virtuais seguras para situações de auditoria onde os usuários podem compartilhar documentos com clientes ou outras pessoas fora da organização, por exemplo, para auditorias financeiras e fiscais.

• Assinaturas eletrônicas. Permite que você obtenha documentos assinados rapidamente e com segurança por meio de soluções de assinatura eletrônica integradas.

Simplifique a Gestão de Contratos Dentro da Organização

Quando se trata de questões legais, o dilema entre controle e velocidade é muito agravado pela falta de visibilidade nos contratos. Pense assim: se você não consegue acessar documentos importantes da empresa, terá menos controle sobre situações como fusões e aquisições.

Essa é uma preocupação séria porque os contratos incluem os termos do valor trocado, então, se você não consegue garantir o valor correto para os acordos, sua empresa pode estar perdendo muito dinheiro.

Para começar, uma melhor visibilidade nos contratos permite que você previna contratos que estão prestes a expirar e fique por dentro das renovações. Diferentes departamentos de uma empresa trabalham juntos para garantir que todas as etapas necessárias sejam seguidas no processo de gestão de contratos.

Gerenciar contratos se torna ainda mais complexo se você considerar outros fatores, como múltiplas localizações de escritório, idiomas e fusos horários. Além disso, gerenciar contratos manualmente pode levar a erros humanos, atrasos nos ciclos de contrato e controle limitado sobre o processo de contrato.

É por isso que é vital para uma empresa poder controlar e rastrear mudanças em tempo real de forma centralizada. Ao automatizar atividades de gestão de contratos, as empresas podem evitar a formação de silos de informação, melhorar o controle e reduzir significativamente o tempo de criação de contratos.

A ferramenta de arrastar e soltar do ContractZen permite que você importe rapidamente vários arquivos (incluindo documentos existentes) para a solução baseada em nuvem de uma só vez. Ela também permite que você envie documentos por e-mail, o que torna as coisas incrivelmente fáceis para empresas que operam remotamente, têm filiais em várias localizações ou recebem e-mails com anexos que precisam ser importados diretamente para uma plataforma de gestão de contratos.

Com o ContractZen, você pode definir lembretes automáticos por e-mail para contratos, informando os membros da equipe sobre datas importantes que se aproximam. Ele vem com um sistema de etiquetagem de metadados embutido que cria pastas dinâmicas, permitindo que você pesquise e acesse rapidamente seus contratos.

A implementação de armazenamento baseada em metadados do ContractZen permite que você organize documentos com base no tipo de informação que eles contêm.

Você poderá usar a etiquetagem visual de contratos para definir metadados e localizar rapidamente o contrato que está procurando. Por exemplo, se você armazena diferentes tipos de contratos – como licenças, NDA e aluguéis – pode criar uma etiqueta separada para cada um deles.

Uma organização de documentos orientada por metadados também ajuda você a acessar facilmente todos os documentos conectados, não apenas contratos. Uma vez que seus documentos estão organizados por etiquetas de metadados, você pode conectar documentos relacionados de várias maneiras.

Como resultado, seus membros da equipe não precisarão inventar uma maneira de organizar documentos logicamente. Também vale mencionar que, com o ContractZen, os usuários podem postar comentários em arquivos e conversar entre si sobre diferentes documentos, em vez de vasculhar dezenas de cadeias de e-mails.

Aproveite um Portal de Reuniões Moderno e Totalmente Digital

O ContractZen permite que você gerencie digitalmente chamadas de vendas, reuniões de conselho e reuniões executivas, o que aumenta a produtividade do trabalho. Isso é útil para todos os tipos de cenários de reuniões corporativas, seja uma reunião anual de acionistas ou uma simples demonstração de produto.

Seu portal de reuniões oferece acesso a um processo de reunião totalmente digital que cuida de tudo, desde o agendamento da reunião até a assinatura de contratos e documentos. Você poderá criar rapidamente agendas de reuniões e atas de reuniões. O ContractZen também vem com uma ferramenta de revisão que permite coletar feedback dos participantes.

Além disso, ele possui um poderoso agendador de reuniões embutido que cuida de encontrar horários adequados para agendar reuniões. Dessa forma, você não precisará usar uma ferramenta separada para agendar reuniões corporativas. Ele também permite que você envie convites para reuniões com um único clique e automatize lembretes por e-mail.

O ContractZen permite que você crie, priorize e acompanhe tarefas e obrigações após terem sido acordadas durante as reuniões. Você pode compartilhar facilmente a agenda da reunião e outros materiais com seus membros da equipe de maneira segura.

Aqui estão alguns dos principais benefícios de uma plataforma de reunião totalmente digital para executivos de nível C e membros do conselho:

2. Encontre e agende facilmente um horário de reunião que atenda a todos os interessados

3. Permita que o conselho tenha discussões internas

4. Compartilhe a agenda da reunião e materiais de forma segura

5. Oferece ferramentas que facilitam o trabalho dos membros do conselho (como MeetingBook com ferramentas pessoais de comentários e anotações)

6. Registre as atas da reunião diretamente no portal

7. Organize facilmente a rodada de comentários para o rascunho das atas das reuniões

8. Monitore facilmente as tarefas acordadas durante as reuniões

9. Capacidades de busca eficientes e abrangentes

Usando o ContractZen, executivos de nível C e membros do conselho podem facilmente marcar as questões discutidas com palavras-chave (etiquetas), ajudando os usuários a rastrear o processo de tomada de decisão em retrospectiva.

Obtenha Documentos Assinados Rapidamente com Assinaturas Eletrônicas

Aqui estão algumas das razões pelas quais é importante para executivos de nível C obter documentos assinados eletronicamente:

• É mais fácil, rápido e seguro. Os clientes poderão assinar documentos eletronicamente, melhorando a experiência de compra, ajudando você a vender mais. Um sistema de assinatura totalmente digital também ajuda a gestão ou membros do conselho a assinar atas de reuniões rapidamente e de forma segura.

• Feche negócios mais rápido. Assinar eletronicamente permite que você finalize negócios sem dar uma segunda chance aos seus concorrentes. Em outras palavras, uma vez que um negócio é assinado, você pode ter certeza de que garantiu a venda.

• Pode ser feito em movimento. Assinar digitalmente significa que você pode usar seu telefone ou tablet em vez de caneta e papel. Assim, mesmo que seu cliente não tenha tempo para imprimir e assinar, ele ainda poderá assinar em um dispositivo móvel.

O ContractZen permite que você conecte seu sistema de assinatura eletrônica ao seu hub de gestão de contratos. Dessa forma, você poderá enviar documentos para assinatura facilmente e rastrear seu progresso desde o momento em que são enviados até serem assinados e armazenados em sua conta.

Ele se integra a vários serviços de assinatura eletrônica, a saber, Assently, DocuSign, SignHere e Adobe Sign. Além disso, as salas de dados virtuais do ContractZen, a administração financeira, o portal do conselho e os recursos de gestão de reuniões também suportam as integrações de assinatura eletrônica.

O ContractZen oferece uma busca de texto completo com capacidades de OCR. Quando um documento é enviado ao ContractZen, ele é transformado em informações baseadas em texto e pesquisáveis. Como resultado, você poderá simplesmente procurar o que está procurando em vez de passar por todo o documento. O sistema de etiquetagem de metadados para assinatura e gestão de documentos também funciona da mesma forma.

Preços

Você pode começar com o ContractZen a um preço acessível de $9,50 por usuário por mês (cobrado anualmente), que inclui:

• Gestão de contratos

• Gestão de reuniões

• Documentos financeiros e administrativos

• Registro da empresa

• Sala de dados virtual

• eSignature

• 50 GB de espaço de armazenamento

• Número ilimitado de contratos

O ContractZen também oferece um teste gratuito de 30 dias para todos os clientes. E, se você tiver mais de 50 usuários na equipe, pode solicitar um orçamento. A empresa também oferece descontos para organizações sem fins lucrativos elegíveis.

Conclusão

O ContractZen pode ajudar executivos de nível C e membros do conselho a melhorar os fluxos de trabalho de gestão de contratos e compartilhar e armazenar documentos críticos de forma segura. Ele vem com recursos úteis como assinatura eletrônica, gestão de reuniões totalmente digital, gestão de contratos e lembretes automáticos por e-mail.

Quais recursos você procura em uma ferramenta de gestão de contratos? Deixe-nos saber comentando abaixo.