Faça o Trabalho Rápido com Estas 14 Ferramentas

Ao longo da minha infância, sempre ouvi a frase “este é o século da velocidade”. Depois de cruzar o limite para o novo milênio, percebi seu significado e comecei a otimizar meu trabalho, independentemente de sua natureza. Além da disciplina, uma mente focada e a ambição de cumprir prazos, uma ampla gama de ferramentas também me ajudou ao longo dos anos. É hora de revelar e compartilhar quais aplicativos os usuários comuns podem instalar para fazer o trabalho mais rápido, sem nem mesmo ter que questionar a linha de trabalho e outros detalhes como esse.

Embora um artesão habilidoso possa fazer milagres acontecerem sem as melhores ferramentas, sempre achei útil ter minha própria coleção de aplicativos que podem otimizar meu tempo de trabalho e aumentar a eficiência. Então hoje, vamos discutir e apresentar um punhado de programas úteis que podem fazer você economizar tempo enquanto trabalha.

Ferramentas e Aplicativos que aumentam a eficiência do trabalho

O objetivo deste guia é maximizar a eficiência dentro do horário de trabalho e ajudar as pessoas a se concentrarem em seu trabalho, enquanto fornecem um bom conjunto de ferramentas que podem fazer algumas partes do seu trabalho, em tempo recorde.

A música pode fazer a diferença

GetWorkDoneMusic.com

Minha geração sempre foi fã de música, mas quando é hora de fazer um trabalho sério, não há espaço para melodias aleatórias. Para manter uma mente focada, você precisará de uma música clássica lenta ou de um ritmo rápido (o último funciona perfeitamente para mim). Uma das ferramentas para fornecer tais vantagens é GetWorkDoneMusic.com, um site especializado em fornecer música eficiente para o trabalho.

A interface do site é bastante direta, você tem um grande botão de Play na parte superior direita da tela que libera ondas sérias assim que pressionado. Você pode ajustar a rapidez do ritmo usando os botões Rápido e Mais Rápido, enquanto navega pelas melodias com os botões de voltar e avançar. O site fornece detalhes sobre a aparência geral da música tocada, exibida através de ondas sonoras, e também o nome e a duração da reprodução.

FITRadio

Outra alternativa interessante é o FITRadio, um serviço projetado para aqueles que gostam de se exercitar, mas que também se destaca em tarefas mais básicas, como o trabalho de um dia normal. Este é um pouco mais amplo, exigindo que os usuários primeiro registrem uma conta, mas uma vez que você supera isso, é simplesmente brilhante. Todas as músicas presentes aqui podem ser distribuídas em várias categorias (Top 40, House, Festa, Rock, Hip Hop, Indie, etc.), permitindo que o usuário escolha apenas o melhor.

No FITRadio, as músicas são mixadas diariamente por DJs renomados, então a maioria das melodias é nova. Outro aspecto interessante diz respeito à mobilidade, já que o serviço vem com dois aplicativos compatíveis com Android e iOS.

Buffer: socialize no momento perfeito

Para aqueles de nós que fazem o trabalho no meio da noite, compartilhar histórias e atrair pessoas para compartilhá-las com você não será feito de forma eficiente nesse tipo de horário. As pessoas tendem a ser mais ativas durante a manhã e dentro do horário comercial, então usar ferramentas como o Buffer para agendar tweets pode ser um verdadeiro impulso. Em poucas palavras, Buffer coloca todos os seus tweets em uma fila e os publica em seu nome quando é mais adequado.

Embora tenha sido inicialmente criado para o Twitter, o Buffer tem a vantagem de suportar várias plataformas de mídia social, como Facebook e LinkedIn. Para usar o serviço, você terá que criar uma conta especial no Buffer ou se inscrever usando uma conta dos serviços suportados. O Buffer pode ser acessado através de seu cliente de desktop especial ou usando o painel online, de um computador pessoal ou smartphone/tablet.

MockFlow: desenhe esboços em pouco tempo

Artistas, designers, arquitetos e por que não, até mesmo programadores, todos sentem a necessidade de apresentar suas ideias em um breve período, mas também com estilo. MockFlow é uma boa opção para quando você precisa encontrar um possível cliente e apresentar uma ideia na hora, bem na cafeteria. Embora essas pessoas geralmente tenham algo preparado em casa, é sempre bom mudar o design e fornecer ao cliente exatamente o que ele deseja.

Quanto ao serviço em si, MockFlow pode ser instalado em um desktop comum e os projetos criados também podem ser vistos em formatos compatíveis com dispositivos móveis, como tablets. O aplicativo pode funcionar tanto em modos online quanto offline, enquanto fornece acesso aos seguintes recursos:

• Designs interativos, com páginas que incluem sitemaps e links de demonstração
• Vários componentes para coisas diversas, como ícones e uma biblioteca para aqueles que não encontram o que precisam
• Compartilhamento de projetos com outros designers tão simples quanto compartilhar um link
• A exportação de wireframes em formatos HTML5 para fácil visualização e compartilhamento
• Backup automático de projetos
• Definição de estratégias usando o Visualizador de SiteMap
• Integração completa com o Google Apps

Todos os itens acima representam apenas uma prévia de todo o pacote, que pode se tornar realmente complexo para aqueles que aprendem a usá-lo.

Teux Deux e Wunderlist: listas de tarefas simples

TeuxDeux Part Deux from TeuxDeux on Vimeo.

Pessoalmente, não consigo gerenciar meu fluxo de trabalho com listas de tarefas. Quando você está recebendo um número alto de tarefas e percebe que multitarefas não é tão fácil quanto você pensou, você precisa de uma base de onde pode definir e acompanhar metas. Enquanto ferramentas complicadas estão por toda parte no mercado, às vezes sinto a necessidade de algo simples, como uma folha de papel em branco e uma caneta virtual, para sempre me acompanhar. Bem, graças ao Teux Deux, meus desejos foram atendidos.

Em poucas palavras, Teux Deux depende de um aplicativo baseado em navegador para criar listas de tarefas que são simples, mas com uma ótima aparência. Para aqueles que estão na estrada na maioria das vezes, este serviço também possui um aplicativo para iPhone que funciona exatamente como o cliente principal. Acredite ou não, os desenvolvedores até se gabam de que sua criação é a 16ª maior invenção de todos os tempos (Nutella está em 6). Outro alternativa seria o Wunderlist, uma lista gratuita, estilosa e simples de usar que é especializada em tarefas. Este aplicativo tem um design que até Steve Jobs ficaria orgulhoso e uma funcionalidade que pode ajudar você a trabalhar mais rápido. O Wunderlist vem com organização por arrastar e soltar, compartilhamento de tarefas por e-mail, impressão, CloudApp e praticamente todos os serviços de mídia social.

O aplicativo é compatível com a grande maioria dos sistemas operacionais de desktop e móveis, incluindo Windows, Mac OS X, Android, iOS, e até vem com uma versão baseada na web para aqueles que estão em movimento. Tudo isso gratuitamente.

Let’s Crate: compartilhamento rápido de arquivos

Compartilhar arquivos é parte da nossa vida diária na web. Nos últimos anos, pensei que o MegaUpload era a maneira mais simples de fazer isso, mas depois de ler um pouco sobre o Let’s Crate, mudei de opinião. Tudo o que os usuários precisam fazer é visitar o site e arrastar arquivos para a caixa presente na página inicial. Depois que o arquivo é carregado na nuvem, você poderá compartilhá-lo usando o link gerado automaticamente. Tudo isso é feito após os usuários registrarem uma conta, que é gratuita durante o primeiro mês.

Aqueles que desejam obter um pouco mais do Let’s Crate podem se inscrever para uma conta Básica, Plus ou Pro, cada uma com seu próprio limite máximo de upload e recursos especiais. As taxas começam em $10/ano e todos os usuários têm direito a um mês gratuito, além de uma política de cancelamento.

RescueTime: para zero distrações

Manter o foco não é um trabalho fácil. Enquanto o mundo offline pode ser facilmente silenciado usando os fones de ouvido certos, a Internet provou ser uma grande distração para muitos de nós. Depois de ler uma história interessante onde um blogueiro contratou alguém para dar-lhe um tapa sempre que ele passasse muito tempo no Facebook e outras fontes de distração, eu procurei um pouco e encontrei uma ferramenta que pode mantê-lo concentrado, gratuitamente.

RescueTime é uma ferramenta que analisa quanto tempo você está desperdiçando online, em vez de realmente colocar sua mente para trabalhar. Basicamente, isso rastreia tudo o que você faz no computador e depois fornece um gráfico bonitinho do qual você pode medir a produção. Rodando em segundo plano, RescueTime mede quais aplicativos, sites ou documentos (opcional) estão sendo usados mais. No final do dia, um resumo de suas atividades será exibido, completo com porcentagens e intervalos de tempo, para que você possa então tomar ações e se disciplinar.

Aqui está uma breve prévia da divisão de recursos:

• Rastreia automaticamente o tempo em aplicativos e sites
• Define metas e rastreia o progresso em direção a elas
• Envia resumos semanais por e-mail para informar o usuário sobre as atividades realizadas
• Rastreia manualmente o tempo longe do computador (reuniões, telefonemas, refeições, esboços e outros) – versão Pro
• Bloqueia temporariamente sites que distraem – versão Pro
• Configura alertas em tempo real para anunciar conquistas de produtividade – versão Pro

Como sugerimos acima, existem duas versões deste aplicativo: Lite e Pro. Enquanto a primeira é gratuita, a versão Pro custa $9/mês e vem com um conjunto extenso de recursos e dados mais granulares para gráficos.

StickK: cumpra prazos, ou pague

StickK é um site que ajuda as pessoas a cumprirem prazos e realizarem tarefas com o uso de um contrato online e de um árbitro. Em poucas palavras, o StickK pode ser usado para impor consequências sempre que um prazo, de qualquer natureza, não for cumprido. O sistema é simples, gratuito para usar e empurra as pessoas a terminar tarefas, ameaçando esvaziar sua conta bancária sempre que você estiver preguiçoso.

Por exemplo, StickK pode ser usado por um escritor como motivação para terminar um livro. O escritor deve primeiro definir a meta, estabelecer as apostas (geralmente dinheiro e uma conta para entregar a quantia em caso de perda), o ritmo de medição (digamos uma semana de cada vez) e um árbitro (geralmente um membro da família ou um amigo). No final de cada semana, o árbitro deve confirmar que você escreveu o número programado de páginas ou o site retirará a quantia de dinheiro usada para a aposta. Quando o projeto termina, todo o dinheiro perdido será entregue à conta usada ao definir as apostas. Bem legal, certo?

Bem, embora o StickK possa ser configurado para qualquer meta, provou ser mais útil em situações de longo prazo e com a ajuda de um árbitro objetivo. Embora o sistema possa ser configurado sem nenhum árbitro de forma alguma, recomendamos fortemente escolher um.

Write Space: palavras em movimento

Write Space é uma extensão do Google Chrome que pode ser usada para aqueles que não gostam de processadores de texto, mas ainda precisam de uma plataforma para escrever, o mais simples possível. Bem, graças a este pequeno pedaço de software, você pode agora escrever um rápido artigo de blog ou até mesmo fazer anotações de um terminal de desktop, desde que tenha o navegador do Google instalado. Além da simplicidade e rapidez, também há uma série de recursos que podem ajudá-lo a concluir tarefas mais rapidamente:

• Modo de tela cheia para minimizar distrações e opções para mudar o fundo, fontes, etc.

• Recurso de salvamento automático persistente que salva o documento sempre que uma tecla é pressionada
• Os dados são salvos localmente no computador e não em um servidor externo, então você não terá que se preocupar com segurança ou privacidade
• Estatísticas de documentos ao vivo que mostram contagens de palavras e outros fatos diretamente na página, sem abrir menus adicionais

Google Drive

Sim, a nuvem também é uma maneira de fazer o trabalho rapidamente. Pessoalmente, uso cerca de 4-5 terminais por semana e a única maneira de preservar meu trabalho enquanto mudo de localização é através do uso da nuvem. Tudo é feito rapidamente, sempre há backups e mesmo que eu viaje para um local completamente novo e precise fazer algum trabalho, a nuvem está a apenas alguns cliques de distância.

Embora haja inúmeras opções nesta lista, incluindo DropBox, SkyDrive, iCloud e muitas outras, eu pessoalmente escolhi o Google Drive principalmente por sua simplicidade e flexibilidade. Tudo que você precisa para usar a nuvem do Google é uma conta do Gmail, um cliente de desktop ou um navegador e voilà: arquivos em todo lugar. Para resumir, o Google dá a cada usuário um máximo de 5GB de armazenamento que pode ser utilizado em qualquer computador pessoal (Windows, Chrome OS e Mac) ou até mesmo em dispositivos móveis (iOS, Android). Uma das melhores partes é que esse limite inclui apenas os arquivos preservados dentro da nuvem e qualquer tráfego feito entre dispositivos é gratuito.

Depois de usar o Google Drive por cerca de dois meses, achei extremamente simples e direto. Você tem uma conta do Google, baixa um cliente de desktop e é isso. Um ícone bonito aparecerá na sua área de trabalho e tudo dentro desta pasta especial será sincronizado em todos os dispositivos.

Todas as transferências são feitas rapidamente e o próprio aplicativo informa aos usuários quando algo ruim aconteceu com o processo de sincronização e quando tudo está como deveria. Além disso, o Google Drive também se tornou a primeira opção de armazenamento para muitos serviços do Google, como Docs, Picasa e Gmail.

Para aqueles que precisam de um pouco mais de armazenamento, o Google oferece 25GB por $2.49/mês, 100GB por $4.99 e até 16TB de espaço para quem quiser manter sua coleção privada de filmes online.

FreeEditor: abra qualquer tipo de arquivo

Embora apenas alguns dias tenham se passado desde que apresentamos este bebê, eu não poderia ter terminado este post sem o FreeEditor. Este pequeno pedaço de software pode abrir mais de 100 tipos diferentes de arquivos, cobrindo principalmente documentos, imagens, vídeos, arquivos codificados e até mesmo arquivos de configuração do Windows. É uma maravilha, eu te digo.

Além de ser compatível com quase qualquer tipo de arquivo que você vai usar, o FreeEditor também vem com algumas ferramentas úteis, como um conversor embutido, verificador ortográfico e efeitos de imagem – tudo gratuitamente. Para mais informações, acesse nossa introdução detalhada.

Slices e TweetDeck

Enquanto a maioria das pessoas socializa através do Facebook, quando se trata de fazer o trabalho, gosto de acreditar que o Twitter tem seu próprio espaço no pódio. Do meu ponto de vista, o Twitter é um lugar para encontrar informações frescas e úteis, desde que você remova os detritos do caminho – uma tarefa bem executada pelo Slices e TweetDeck.

Para começar, o Slices é um cliente do Twitter muito bem projetado que ajuda os usuários a classificar fontes em várias categorias, muito parecido com as listas simples do Twitter. Ao contrário da opção oficial, o Slices vem com uma ampla gama de recursos interessantes, um ótimo design e uma interface muito responsiva. Fizemos uma análise detalhada do software há alguns dias, então você pode estar interessado em saber mais.

A segunda opção é o TweetDeck, talvez o cliente do Twitter mais usado de todos os tempos. Depois que o próprio Twitter comprou o aplicativo em maio de 2011, as coisas ficaram um pouco flutuantes, mas este cliente ainda permanece uma boa opção para pessoas rápidas, sejam elas usuárias do Twitter ou do Facebook. Usar esta ferramenta dá acesso a login em várias contas, definição de várias colunas que contêm tweets e compartilhamentos ao vivo, criação de listas, agendamento e muito mais.