Como Tornei Minha Lista de Tarefas Semanal no Notion Mais Divertida e Menos Estressante

Eu não me chamaria de guru da produtividade, mas testei centenas de aplicativos de produtividade, incluindo aplicativos de lista de tarefas. No entanto, descobri que os aplicativos de lista de tarefas padrão são fáceis de usar, mas muitas vezes carecem de flexibilidade e seguem um modelo fixo para gerenciar tarefas que pode não atender a todas as suas necessidades. Além disso, os aplicativos de lista de tarefas mais populares que usei têm recursos limitados na versão gratuita, e recursos essenciais como tarefas recorrentes e lembretes estão frequentemente atrás de um paywall.

Por causa dessas limitações, há alguns meses, abandonei todos os meus aplicativos de lista de tarefas e mudei para o Notion para rastrear minhas tarefas. E adivinha? Foi a melhor decisão que já tomei na minha vida. Existem muitas razões para isso, mas acima de tudo, a flexibilidade do Notion me permitiu criar um sistema de lista de tarefas mais eficiente e personalizado que simplifica o gerenciamento de tarefas, prioriza as tarefas mais importantes e mantém o controle de todas as tarefas em um único lugar.

Neste guia, você aprenderá como usei o Notion para configurar o rastreador de lista de tarefas mais eficiente e ajudar você a projetar sua configuração de lista de tarefas que atenda às suas necessidades ou combinar todas as suas tarefas em um só lugar e tornar suas tarefas diárias e sem estresse.

Como o Notion Funciona?

Se você nunca ouviu falar do Notion antes, é uma ferramenta de espaço de trabalho tudo-em-um que permite que você tome notas, organize dados e visualize, colabore com sua equipe, crie tarefas e as gerencie em um só lugar.

Mais do que apenas uma lista de tarefas, você pode usar o Notion como uma ferramenta de gerenciamento de projetos para seu trabalho profissional, anotar notas, armazenar artigos, rastrear suas finanças, planejar eventos e muito mais. O mais importante, uma conta pessoal do Notion permite que você crie e armazene páginas ilimitadas gratuitamente.

Basicamente, no Notion, tudo funciona em páginas. Você pode criar páginas e adicionar vários elementos à página, como cabeçalhos, imagens e tabelas, e até mesmo criar bancos de dados ou importá-los de outras páginas. Você pode vincular bancos de dados de outras páginas e filtrá-los, conectar entre as páginas e mais. Para indivíduos, o Notion é gratuito para usar sem limites de página e também permite que você colabore e trabalhe em tempo real com sua equipe.

No entanto, o Notion tem limites no plano gratuito para equipes. Você pode visualizar todos os benefícios e limitações da equipe nesta página de Preços do Notion. Nesse caso, se você quiser criar uma lista de tarefas junto com a equipe ou o responsável, pode adicioná-los ao seu espaço de trabalho como convidados ou convidá-los para sua equipe.

No plano gratuito, você pode convidar até 10 convidados e controlar o acesso a eles individualmente. Se você quiser mais, pode optar pelo plano Plus, que permite até 100 convidados, ou pelo plano Business, que pode permitir até 250 convidados.

Como nosso foco é principalmente na lista de tarefas neste post, um plano gratuito com suporte para dez convidados é mais do que suficiente se você quiser criar uma lista de tarefas para si mesmo ou com seu parceiro ou uma equipe de menos de dez pessoas.

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Princípios que Segui para Criar uma Melhor Lista de Tarefas

Criar uma lista de tarefas no Notion por si só não torna você livre de estresse. Para fazer isso, segui muitos outros princípios para criar uma versão melhor das listas de tarefas com a ajuda do Notion.

Li muitos livros sobre como gerenciar tarefas de forma eficiente e tornar as tarefas livres de estresse e divertidas. Especialistas compartilham muitos princípios e estratégias. Apliquei esses princípios para criar uma versão melhor das listas de tarefas.

Um desses princípios é o Getting Things Done de David Allen. O autor diz que nosso cérebro não é feito para armazenar tarefas, mas sim para processá-las. Usando esse princípio, eu despejo qualquer ideia ou tarefa pendente que vem à minha mente no Notion. Para melhor organização, eu os marco e os organizo.

Em seguida, esclareço as tarefas. Em vez de escrever tarefas de forma vaga, por exemplo, em vez de tarefas que dizem “Leia por 20 minutos”, escrevo tarefas acionáveis com informações detalhadas e acionáveis, como ‘Leia 20 páginas do livro Getting Things Done’.

Da mesma forma, divido grandes tarefas em subtarefas acionáveis. Por exemplo, suponha que estou planejando uma viagem e quero fazer coisas antes, como planejar voos, solicitar licença, reservar hotéis, criar uma lista de lugares para visitar e mais. Nesse caso, eu listaria todos os itens acionáveis sob a tarefa principal e, em seguida, faria cada tarefa todos os dias.

Dessa forma, posso viver sem estresse, sabendo exatamente o que estou fazendo, sem procrastinação ou preocupação com tarefas entupindo minha caixa de entrada sem saber o que fazer a seguir. Posso revisar todas as suas tarefas e criar e adicioná-las às tarefas.

Em seguida, uso a Matriz de Eisenhower para priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Suponha que você nunca tenha ouvido falar dessa Matriz antes; basicamente, usando esse princípio, priorizo tarefas com base na importância e urgência, o que pode me ajudar a focar em tarefas que têm um alto impacto e reduzir o tempo gasto em tarefas de baixa prioridade.

A matriz é dividida em quatro categorias, que incluem:

• Tarefas Urgentes e Importantes: Essas tarefas exigem minha atenção imediata e devem ser feitas imediatamente.
• Tarefas Não Urgentes, mas Importantes: Essas são importantes, mas não exigem minha atenção imediata.
• Tarefas Urgentes, mas Não Importantes: Essas exigem ação imediata, mas não são importantes para meus objetivos de longo prazo. Se possível, delego essas tarefas para economizar tempo e recursos.
• Tarefas Não Urgentes e Não Importantes: Essas são tarefas que desperdiçam tempo e preciso eliminá-las da minha lista de tarefas.

Como Uso o Notion como Minha Ferramenta Eficiente de Lista de Tarefas

A flexibilidade do Notion me permite criar uma lista de tarefas eficiente que adere a todos esses princípios. Existem várias maneiras de criar uma lista de tarefas no Notion.

Você pode usar uma única página para gerenciar todas as suas tarefas, como despejar suas ideias no Notion para liberar sua cláusula mental, encontrar tarefas importantes usando a Matriz de Eisenhower e, finalmente, dividir grandes subtarefas em etapas acionáveis e criar sua lista de tarefas final.

Você também pode separar esses processos em diferentes páginas e usar dados de importação para importar tarefas. Isso torna uma única página menos desordenada, mas exige mais esforço para gerenciar e equilibrar entre várias páginas.

Para minha lista de tarefas, criei todas essas tarefas em uma única página. Isso me dá controle total sobre a tarefa e facilita encontrar tarefas pendentes, futuras e em andamento em um único lugar. No entanto, como eu disse, você pode criar uma lista de tarefas no Notion com base em sua preferência.

Como Criar um Rastreador de Lista de Tarefas no Notion

Você pode criar um rastreador de lista de tarefas usando o aplicativo web do Notion ou o aplicativo móvel. O Notion também possui aplicativos dedicados para Mac e Windows. Como estamos focando em várias tarefas, recomendo que você use a versão desktop para melhor visibilidade e melhor multitarefa. Assim que você configurar um rastreador de lista de tarefas, pode usar seu aplicativo móvel do Notion para gerenciar todas as suas tarefas.

Você pode duplicar meu modelo de lista de tarefas para gerenciar todas as suas tarefas de forma eficiente. Abra a página, clique no ícone de copiar no canto superior direito da tela e selecione duplicar. Se você não tiver feito login na sua conta do Notion, você deseja duplicá-lo, e então meu modelo de lista de tarefas será duplicado.

1. Despeje Todas as Suas Tarefas em Um Lugar

Na primeira tabela de tarefas, desordene sua mente despejando todas as suas tarefas e coisas a fazer em um só lugar. Basicamente, a ideia é liberar sua mente armazenando todos os seus pensamentos no Notion. Isso pode ajudar a remover o estresse mental.

Uma vez que você tenha todas as tarefas em seu lugar, classifique-as com base no que mais importa. Você pode usar uma Matriz de Eisenhower para classificá-las com base em sua preferência. Você pode classificá-las como importantes ou não importantes e urgentes ou não urgentes.

2. Classifique as Tarefas com Base em Suas Necessidades

Com base no princípio acima, suas tarefas são automaticamente divididas em categorias de Fazer Primeiro, Agendar, Delegar e Eliminar. Com base nisso, você pode planejar seu dia. Dessa forma, você pode se concentrar nas tarefas mais importantes e valiosas que agregam valor real, em vez de gastar seu tempo em tarefas que não agregam valor.

3. Tarefas Finais Estão Prontas

Finalmente, na tabela final, suas tarefas importantes. Aqui, você pode usar o princípio de Comer aquele Sapo para completar as tarefas mais importantes, bem como o Princípio de Pareto para encontrar as tarefas mais valiosas.

As tarefas listadas na tabela final da lista de tarefas são apenas da categoria importante e urgente para trazer mais e causar a maioria do impacto. Você também pode personalizar a tabela para incluir tarefas agendadas e uma lista de tarefas recomendadas para eliminar na tabela com base em sua preferência. Para ajudar você a se concentrar nas tarefas mais importantes, incluí apenas as tarefas mais importantes e urgentes.

Na lista de tarefas, você pode rastrear a tarefa do dia ou da semana. Você pode arrastar e soltar e mover as tarefas para a seção de progresso, e quando você finalmente terminar, pode movê-la para o Concluído quando sua tarefa estiver finalizada. Aqui, você verá todas as tarefas que você completou. Se desejar, pode removê-las completamente da lista.

Usando essa abordagem, você pode usar o Notion para gerenciamento de tarefas sem estresse e também se concentrar nas tarefas mais importantes que agregam valor real. Se você achar essa abordagem desconfortável, também compartilhei um modelo padrão simples que você pode usar para criar um rastreador de lista de tarefas simples, como os aplicativos de lista de tarefas padrão.

Compartilhei os passos detalhados abaixo. No entanto, eu recomendaria fortemente que você usasse o modelo Minha Lista de Tarefas para criar tarefas mais significativas. Na verdade, você também pode adicionar automação para tornar as tarefas mais divertidas, adicionando recompensas à sua lista de tarefas, adicionando tempo e ganhando recompensas. Isso será uma lista de tarefas mais complexa; no entanto, você ainda terá a flexibilidade do Notion. Além disso, você não precisa seguir o modelo padrão que compartilhei. Você pode personalizá-lo com base em sua preferência.

Como Criar uma Lista de Tarefas Simples no Notion

Para simplificar ainda mais, você pode criar três tipos de listas de tarefas no Notion. Primeiro, você pode criar uma lista de tarefas simples usando tabelas ou marcadores no Notion, que se adequa principalmente a usuários básicos que apenas desejam um aplicativo de lista de tarefas que tenha uma lista de tarefas e, em seguida, as marque como concluídas quando terminadas.

Em seguida, você pode criar aplicativos de lista de tarefas avançados usando recursos avançados no Notion. Você também pode colaborar com seu parceiro ou equipe, conectar-se a ferramentas externas, como Slack e Google Drive (a versão gratuita suporta apenas ferramentas limitadas), integrar o calendário mais recente do Notion com suas listas de tarefas, criar várias visualizações, como listas, quadros, cronogramas, com base em sua visualização de tarefas preferida, usar busca avançada, adicionar filtros a tarefas específicas, adicionar recursos e criar notas para tarefas individuais para mais contexto, definir datas de vencimento e lembretes personalizados, e mais.

Finalmente, você pode criar listas de tarefas usando modelos de lista de tarefas pré-construídos do Notion, que são mais adequados tanto para usuários simples quanto avançados que não desejam criá-los manualmente. A melhor parte é que você pode começar com um modelo e personalizá-lo com base em suas necessidades.

Além disso, você pode converter e mudar listas de tarefas de um formato para outro. Por exemplo, você pode converter uma lista de tarefas simples em uma lista de tarefas avançada, adicionando mais recursos, lembretes e todos os recursos avançados.

Criando uma lista de tarefas simples no Notion:

1. Para criar um aplicativo de lista de tarefas simples, abra o Notion e clique em Criar Página na barra lateral superior esquerda.
   
2. Agora, insira o título; você pode nomeá-lo como uma lista de tarefas ou um nome preferido.
3. Para torná-lo atraente, passe o mouse sobre o título e, na parte superior, você verá as seguintes opções: adicionar um ícone, adicionar uma capa e adicionar um comentário. Você pode adicionar elementos extras para dar a melhor aparência. Você pode clicar no ícone de adicionar para adicionar um ícone à página e adicionar uma capa para adicionar uma foto de capa. O Notion tem algumas fotos de capa realmente únicas embutidas; você pode usar essas ou adicionar as suas.
   
4. Agora, para criar a lista de tarefas principal, aqui você pode usar o banco de dados ou a tabela. Para mantê-lo simples, você pode usar o elemento de lista de tarefas pré-construído do Notion para adicionar e marcar tarefas. Se você precisar de recursos extras para a lista de tarefas, terá que criar um banco de dados.
5. Para criar uma lista de tarefas simples, clique em espaço e depois digite /lista de tarefas e selecione lista de tarefas na lista de opções.
   
6. Se você quiser criar algo mais avançado, digite / e depois escreva banco de dados e adicione o banco de dados.
7. Uma vez que você tenha criado um banco de dados, renomeie-o na primeira coluna para ‘ Nome da Tarefa ‘ e depois crie uma tarefa.
8. Clique no mais para adicionar uma coluna, e aqui você pode adicionar tags para definir prioridades para a tarefa. Você pode adicionar números de prioridade com base em sua preferência.
   
9. Em seguida, você pode adicionar a coluna de status para rastrear o status das tarefas, se foram concluídas ou pendentes.
10. Em seguida, clique no mais novamente, selecione ‘ Data de Vencimento ‘ na lista e adicione uma data de vencimento. Você também pode definir lembretes. Ative o botão ao lado do lembrete para definir o horário em que deseja ser lembrado.

Se tudo funcionar bem para você, uma lista de tarefas criada usando o Notion será uma mudança de jogo para você. Será mais eficiente do que qualquer lista de tarefas; você saberá exatamente para onde está indo, manterá o controle de suas tarefas futuras e em andamento em um único lugar e organizará todas as suas tarefas em um único lugar.

Isso me ajudou a planejar meu dia de forma mais eficiente e também a me concentrar na tarefa mais importante que agrega valor.

No entanto, o Notion não é perfeito; ele tem limitações, como ser complexo para iniciantes, não suportar tarefas recorrentes e não ser projetado como uma lista de tarefas. No entanto, usando o Notion, posso configurar o rastreador de lista de tarefas mais eficiente que me ajudou a aumentar minha produtividade. Espero que faça o mesmo por você. Se você tiver problemas ao configurar, comente abaixo.

Perguntas Frequentes sobre o Uso do Notion como Rastreador de Lista de Tarefas

1. Posso acessar minha lista de tarefas do Notion em vários dispositivos?

Sim, o Notion está disponível em todas as principais plataformas, incluindo Mac OS e Windows. Também está disponível na web e sincroniza com diferentes dispositivos em tempo real.

2. Existe uma curva de aprendizado para usar o Notion, especialmente para iniciantes?

Se você é um iniciante, pode parecer esmagador no início, mas com o tempo, torna-se fácil se você se familiarizar com a ferramenta. A equipe do Notion tem um guia detalhado para iniciantes sobre como usar o Notion. Você pode assisti-los.

3. Quão seguro é meus dados no Notion?

O Notion criptografa os dados armazenados na plataforma. No entanto, devido à sua abertura, recomendo fortemente que você evite armazenar qualquer informação sensível nas páginas do Notion, pois qualquer pessoa que acessar sua conta do Notion pode visualizar todos os seus detalhes sem exigir qualquer tipo de autenticação.

4. Posso colaborar com outras pessoas na minha lista de tarefas do Notion gratuitamente?

Na versão gratuita, você pode convidar até 10 convidados para seu espaço de trabalho e compartilhar e colaborar com eles nas tarefas em tempo real.

5. Posso usar o Notion offline para gerenciar minhas tarefas?

O Notion funciona offline sem problemas; você pode rastrear e adicionar listas de tarefas offline. No entanto, você precisa de uma conexão com a internet para sincronizar os dados com outros dispositivos e colaborar.