Guia do Notion para Iniciantes: Como Começar

Notion é um nome popular no espaço de anotações e produtividade. Não apenas porque é gratuito, mas também porque é versátil, o que o torna adequado para uma ampla gama de aplicações além de anotações.

Embora usar o Notion seja fácil o suficiente, aproveitar ao máximo requer uma compreensão básica de suas várias funcionalidades e ferramentas. Para isso, aqui está um guia rápido sobre o Notion, explorando todos os seus recursos e ferramentas principais e dando uma visão geral de como usar a plataforma para organizar sua vida.

O que é o Notion?

Notion é mais do que apenas um aplicativo de anotações. É um espaço de trabalho tudo-em-um que lhe dá acesso a várias ferramentas e funcionalidades sob um mesmo teto. Isso não apenas reduz a dependência de vários aplicativos e ferramentas, mas, como você pode realizar muitas de suas tarefas no mesmo ambiente, isso melhora significativamente o fluxo de trabalho e torna você mais produtivo.

Dependendo do que você faz, pode usar o Notion para várias finalidades. Por exemplo, estudantes podem usar o Notion para configurar um diretório de anotações, gerenciar tarefas de casa, acompanhar o progresso de projetos, e assim por diante. Criadores de conteúdo podem usar a plataforma para rastrear suas ideias de conteúdo, progresso e cronogramas. Aqueles que administram pequenas empresas podem usar o Notion para coisas como gerenciamento de tarefas, documentação, colaboração, integração e mais para agilizar suas operações. Além disso, você pode até criar um site público usando o Notion.

Além desses casos de uso específicos, você também pode usar o Notion para organizar sua vida pessoal. Configurar uma base de conhecimento, gerenciar despesas, acompanhar metas, construir e rastrear hábitos e manter um diário são algumas aplicações úteis do Notion em sua vida cotidiana. Da mesma forma, você também pode salvar páginas da web que achar interessantes online em seu espaço de trabalho do Notion para usar mais tarde com o Notion Web Clipper.

Notion está disponível na web e possui aplicativos para todas as principais plataformas: Android, iOS, macOS e Windows. Ele suporta sincronização entre plataformas, para que você possa acessar e modificar o conteúdo em seu espaço de trabalho em qualquer dispositivo. No entanto, a plataforma carece de um modo offline adequado. Como resultado, você pode acessar o conteúdo em seu espaço de trabalho do Notion quando estiver offline apenas se ele foi pré-carregado. Da mesma forma, você não pode criar novas páginas, sincronizar alterações ou incorporar conteúdo externo sem uma conexão com a internet.

Compreendendo os Fundamentos do Notion

Para usar o Notion de forma proficiente, você deve se familiarizar primeiro com os fundamentos. Isso inclui entender a interface e se familiarizar com os recursos e ferramentas disponíveis. Vamos começar.

Espaço de Trabalho

Qualquer coisa que você faça em sua conta do Notion acontece em um espaço de trabalho. Um espaço de trabalho é essencialmente uma casa onde todo o seu conteúdo e ferramentas residem. Você pode trabalhar em seu espaço de trabalho sozinho ou convidar outras pessoas para colaborar em um projeto.

Notion permite que você crie vários espaços de trabalho com uma única conta. Isso pode ser útil se você usar o Notion para gerenciar tanto a vida pessoal quanto a profissional e quiser mantê-las separadas. Todos os espaços de trabalho do Notion têm seus próprios nomes, ícones e configurações, e você pode alternar facilmente entre seus espaços de trabalho com um único clique ou toque na tela.

O espaço de trabalho do Notion é dividido em duas seções: barra lateral e editor. A barra lateral serve como uma barra de navegação, dando acesso a todas as suas páginas e configurações para o espaço de trabalho específico. É personalizável, então você pode reorganizá-la para atender às suas necessidades. Por outro lado, o editor é onde você cria todo o conteúdo. Ele é em branco, por padrão, com uma série de menus de controle disponíveis na parte superior para ajudá-lo a configurar as preferências da página.

Páginas e Blocos

Um espaço de trabalho do Notion é composto por páginas. Você pode pensar em uma página como uma tela onde pode escrever texto, inserir imagens, criar tabelas, configurar bancos de dados e fazer muito mais com base em suas necessidades. As páginas do Notion podem ser aninhadas umas dentro das outras, o que significa que você pode criar várias páginas dentro de uma página. Isso pode ser útil para configurar um banco de dados ou organizar conteúdo de forma hierárquica.

O que as páginas são para um espaço de trabalho do Notion, os blocos são para uma página. Em termos simples, um bloco é o elemento mais fundamental em uma página. Ele está disponível em diferentes tipos, variando de simples como texto, listas de tarefas e citações a avançados como tabelas, galerias, calendários, mídias, equações e vários outros. Você pode acessar e adicionar esses blocos à sua página usando o comando barra (/) ou o botão mais (+).

Bancos de Dados

Os bancos de dados do Notion são versões avançadas de páginas que você pode usar para estruturar seus dados. Qualquer item que você criar em seu banco de dados é sua própria página. Você pode escolher entre diferentes layouts para seu banco de dados, como tabela, lista, quadro, linha do tempo, calendário e mais, e alternar entre eles conforme necessário.

Dependendo do layout que você escolher para seu banco de dados, você pode então personalizar suas propriedades de acordo com suas necessidades. Da mesma forma, você pode configurar filtros para filtrar e visualizar tipos específicos de informações ou usar opções de classificação para classificar os dados na ordem que preferir.

Notion suporta compartilhamento e colaboração, então você pode convidar outros usuários do Notion ou membros de sua equipe para seu espaço de trabalho para colaborar com eles em projetos. Da mesma forma, você pode aceitar convites de outros usuários do Notion para colaborar em projetos em seu espaço de trabalho.

Como alguém pode colaborar no Notion é decidido pelas permissões dadas a eles. Se você é o administrador do espaço de trabalho, pode definir as permissões para a página antes de compartilhar o convite de colaboração. Em quase todos os casos, o Notion usa quatro níveis de acesso para determinar o que alguém pode fazer como convidado no espaço de trabalho de alguém:

• Pode ler – Permite que alguém visualize o conteúdo da página.
• Pode comentar – Dá ao colaborador a capacidade de visualizar e deixar um comentário sobre o conteúdo de uma página.
• Pode editar – Juntamente com a leitura e o comentário, também permite que a pessoa edite o conteúdo de uma página.
• Acesso total – Dá ao usuário acesso completo a uma página, para que ele possa visualizar, comentar, editar e até compartilhar a página com quem quiser.

Além de compartilhar uma página do Notion com alguém para visualizar ou colaborar, você também pode torná-la pública para permitir que qualquer pessoa na internet a visualize. Isso é possível graças ao recurso de publicar na web. Com isso, você pode configurar permissões de acesso para a página, escolher por quanto tempo o link compartilhado funciona e habilitar a indexação de pesquisa para permitir que a página apareça nos resultados de mecanismos de busca com a consulta de pesquisa correta.

Notion AI

Notion AI é um conjunto de recursos de IA destinados a ajudá-lo com várias tarefas no Notion e aumentar sua produtividade. Algumas dessas tarefas incluem escrita, onde a IA pode ajudar a simplificar a linguagem, corrigir erros e mudar o tom da voz; sumarização para ajudar a entender textos longos; tradução para traduzir texto diretamente dentro do Notion; e brainstorming, onde você pode pedir à IA para gerar ideias ou esboços para conteúdo.

Diferente de outros recursos, no entanto, o Notion AI não é completamente gratuito. Independentemente de qual plano do Notion você esteja, ele permite gerar um número limitado de respostas. Uma vez que você tenha esgotado, precisará pagar por isso como um complemento, que custa $10 por mês por usuário em um espaço de trabalho. No momento da redação, o Notion AI não está disponível para colaboradores.

Gerenciamento de Dados e Integrações de Aplicativos

Notion não apenas ajuda você a criar e gerenciar conteúdo melhor, mas também possui ferramentas para facilitar suas migrações para e a partir da plataforma. Portanto, se você está mudando para o Notion de outro aplicativo, pode usar a ferramenta de importação integrada para trazer rapidamente e facilmente todo o seu conteúdo para o Notion. Claro, ao migrar dados para o Notion, pode haver problemas com sua formatação ou estruturação. Mas isso é algo que você pode corrigir depois.

Assim como a ferramenta de importação, o Notion também possui uma ferramenta de exportação integrada. Portanto, se você decidir mudar do Notion no futuro, pode usá-la para mover seus dados com a mesma facilidade.

Além de facilitar a importação e exportação, o Notion também permite integração com ofertas de terceiros. Você pode usar isso quando quiser, por exemplo, exibir conteúdo ou dados de diferentes aplicativos em uma página em seu espaço de trabalho do Notion, agilizar seu fluxo de trabalho ou melhorar a colaboração.

Por exemplo, se sua equipe usa o Asana no trabalho para acompanhar tarefas, você pode integrá-lo ao seu espaço de trabalho do Notion. Fazer isso ajudará você a se manter atualizado com todas as suas tarefas (e seus prazos) diretamente em seu espaço de trabalho do Notion, eliminando a necessidade de acessar o Asana repetidamente.

No momento da redação, o Notion suporta integração com muitos aplicativos populares de produtividade. No entanto, se um aplicativo que você usa não é um deles, você pode usar a API do Notion para criar uma integração personalizada para acessar e interagir com seus dados em seu espaço de trabalho.

Embeds

Os embeds no Notion permitem que você exiba conteúdo de diferentes sites na internet. O Notion usa o serviço Iframely para fazer isso e permite que você incorpore imagens, vídeos, áudio, repositórios de código e muito mais. Alguns dos sites populares de onde você pode incorporar conteúdo em sua página incluem Google Maps, Spotify, YouTube, LinkedIn, Excalidraw e Reddit.

Como Usar o Notion

Com os fundamentos esclarecidos, começar com o Notion é fácil. Baixe o aplicativo Notion em seu dispositivo e crie uma conta do Notion se ainda não o fez. Crie seu espaço de trabalho e acesse a página Configurações e Membros para configurar suas preferências.

Com seu espaço de trabalho configurado, você pode importar seu conteúdo do seu aplicativo atual ou começar do zero. Para o primeiro, abra seu espaço de trabalho do Notion em um computador, clique em Configurações e Membros na barra lateral e selecione Importar. Escolha o aplicativo do qual deseja importar dados, vincule sua conta e siga as instruções na tela. Alternativamente, se o aplicativo não estiver disponível, exporte seus dados para um arquivo e, em seguida, faça o upload no Notion. Uma vez feito isso, você pode revisar, editar, excluir ou mover o conteúdo em seu espaço de trabalho.

Alternativamente, se você quiser começar do zero, você novamente tem duas opções: usar um modelo ou começar com uma tela em branco e configurá-la você mesmo. Um modelo é uma página pré-formatada que você pode adicionar ao seu espaço de trabalho e começar a alimentar conteúdo ou dados. Você pode encontrar modelos do Notion para várias categorias, como pessoal, trabalho, projetos, escola e mais.

Para usar um modelo no Notion, selecione Modelos na barra lateral no aplicativo desktop do Notion, escolha uma categoria para encontrar o modelo que você precisa e clique no botão Obter Modelo. Isso importará o modelo para seu espaço de trabalho, e você pode começar a preenchê-lo com seu conteúdo ou dados. Se necessário, você pode até personalizar o modelo para torná-lo adequado às suas necessidades.

Modelos são um ótimo lugar para começar quando você é novo na plataforma. Mas se você quiser manter as coisas simples ou preferir um layout ou estrutura de página personalizada, pode criar uma página do zero. Clique no ícone de caneta ao lado do nome do seu espaço de trabalho na barra lateral para criar uma página vazia no Notion. Dê um nome a esta página. Você também pode adicionar um ícone apropriado e uma imagem de fundo para a página.

Depois disso, clique em uma área em branco e toque no botão mais ( +) à esquerda. Isso mostrará uma lista de todos os blocos de conteúdo que você pode adicionar à página. Selecione um bloco para adicioná-lo. Alternativamente, você pode adicionar blocos usando o comando barra ( /). Para fazer isso, digite / para acessar todas as opções de bloco e selecione uma para colocá-la na página. Ou siga / com nomes de blocos, como /todo para uma lista de tarefas, /table para uma tabela, e assim por diante. Você pode até criar uma página aninhada dessa forma digitando /page. No aplicativo móvel do Notion, você pode adicionar blocos a uma página tocando no botão mais ( +) e selecionando o bloco desejado.

A qualquer momento, se você quiser reestruturar uma página, pode mover os blocos de conteúdo para cima ou para baixo. Basta clicar na alça à esquerda do bloco e arrastá-lo para onde você deseja colocá-lo na página. Da mesma forma, você também pode mover a página para outra página em seu espaço de trabalho. Basta clicar e arrastar a página da barra lateral esquerda para a página onde você deseja colocá-la. Você também pode retirar uma página aninhada de uma página e colocá-la em sua barra lateral para acesso rápido.

Por fim, se você quiser contar com a ajuda da IA para certas tarefas, pressione a tecla Espaço e selecione uma opção apropriada com base em suas necessidades. O Notion AI agora gerará uma resposta ao seu pedido. Você pode manter a resposta ou pedir à IA para fazer alterações até obter o resultado desejado.

Planos e Preços do Notion

O Notion tem três planos principais:

• Gratuito – Oferece todos os recursos, mas com algumas limitações.
• Plus – $8 por usuário/mês; inclui tudo no plano Gratuito sem limitações.
• Business – $15 por usuário/mês; tem tudo no plano Plus, além de recursos adicionais como espaços de equipe privados, exportação em PDF em massa e análises avançadas de páginas.

Além disso, o Notion também possui uma assinatura para o Notion AI. Portanto, se você quiser acesso total ao Notion AI em seu espaço de trabalho, precisará pagar uma taxa de $10/mês além do custo da sua assinatura existente.

Guia do Notion: Mantenha Sua Vida Organizada com o Notion

Notion não é o tipo de aplicativo que você gostaria de usar apenas para fazer anotações, pois isso seria uma subutilização de suas capacidades. Em vez disso, você quer maximizar sua versatilidade e usar a plataforma para propósitos avançados, como criar wikis, rastrear metas, gerenciar projetos, organizar ideias e recursos, e manter um diário, entre outras coisas, para manter suas vidas profissional e pessoal organizadas.

Este guia deve servir como um ponto de partida para ajudá-lo a começar com o Notion. À medida que você continuar a usar a plataforma, você se tornará melhor em navegar por sua interface e realizar várias operações e será capaz de descobrir maneiras de usá-la para melhorar sua produtividade ao longo do tempo.

Então, mergulhe e comece hoje!