As Melhores Dicas e Truques do Microsoft Outlook 2013 para Aumentar a Produtividade

Microsoft Outlook é um software de gerenciamento de informações pessoais oferecido como parte do pacote Microsoft Office. O aplicativo possui versões para Windows, bem como para Mac, e permite gerenciar e-mails recebidos e enviados, organizar o calendário e seu trabalho diário, utilizando o gerenciador de tarefas, o gerenciador de contatos e o diário entre os muitos recursos disponíveis.

Embora alguns de vocês possam estar familiarizados com o Outlook, devido aos novos recursos que a versão 2013 inclui, algumas pessoas não conseguiram entender completamente como usar o software. Portanto, reunimos abaixo algumas das dicas e truques mais importantes do Outlook 2013 para melhorar sua experiência de usuário.

13 Dicas e Truques para usar o Outlook 2013

A primeira versão do Outlook com a qual nos familiarizamos foi o Microsoft Outlook 1997, mas já se passaram 17 anos desde então e agora nos deparamos com a versão mais nova: Microsoft Outlook 2013. Entre os recursos que foram trazidos pelo novo Outlook, devemos mencionar o lembrete de anexo, as melhorias no modo em cache, a resiliência de complementos, ActiveSync, melhorias no protocolo IMAP, People Hug, compressão de arquivos de dados, a barra do tempo e algumas melhorias de desempenho na inicialização. Agora, aqui está como tirar proveito de cada um deles:

Organize a maneira como você vê sua caixa de entrada

Uma das principais características oferecidas pelo Outlook é o gerenciamento de e-mails, por isso você deve garantir que veja a caixa de entrada exatamente da maneira que deseja. Quando você atualiza para a nova versão e abre o Outlook pela primeira vez, verá seu e-mail na visualização padrão. Para aumentar a eficiência e poder encontrar tudo mais facilmente, você pode personalizar sua visualização.

Para fazer isso, você pode ir até a guia Exibir e clicar em Alterar Visualização. Isso abrirá uma lista de várias visualizações predefinidas que você pode escolher, mas você também pode personalizá-la para gerar uma nova visualização – adicionar colunas, reorganizar a ordem, classificar seus e-mails, escolher se deseja ver apenas os e-mails mais recentes ou mais, decidir quantas linhas do e-mail você gostaria de ver sob seu cabeçalho, etc. Uma vez que você tenha terminado de personalizar, pode salvar sua visualização clicando em Alterar Visualização, depois Salvar Visualização Atual como uma Nova Visualização.

Verifique seu calendário enquanto escreve um e-mail

Escrever um e-mail agora é muito mais fácil com o Outlook 2013 – não há necessidade de sair do seu e-mail para verificar o calendário para compromissos. E para tornar isso ainda mais interessante, você também pode dar uma olhada rápida em suas Tarefas e Contatos enquanto edita o e-mail.

Para ver seu calendário, basta mover o cursor sobre o Calendário na parte inferior e uma versão menor dele aparecerá ao lado do seu e-mail. Você pode clicar nas várias datas para ver compromissos da mesma forma que pode abrir uma janela pop-up de Tarefas ou Pessoas movendo o cursor sobre esses recursos.

Escolha quando deseja que um e-mail seja marcado como lido

Você já sabe que manter um e-mail aberto por um tempo ou mover-se para cima e para baixo na sua caixa de entrada pode fazer com que certos e-mails apareçam como lidos, enquanto outros ainda estão não lidos. Isso também muda a cor com que eles são marcados, o que pode ser confuso quando você marca um e-mail como lido por engano, embora ainda não tenha tido tempo de lê-lo.

Para evitar tais situações, você pode ir até Arquivo, depois escolher a guia Opções e clicar em Email. À sua direita, você verá uma caixa de seleção do Painel de Leitura que deve clicar para visualizar as várias opções. Você pode escolher marcar e desmarcar qualquer uma delas, bem como alterar o número de segundos antes de marcar um e-mail como lido. Uma vez que você tenha terminado de personalizar, clique em OK para salvar suas opções.

Como faço para armazenar meu e-mail no Outlook?

Mencionamos algumas mudanças quando se trata de armazenar um e-mail – você pode ter notado que o Outlook não armazena seus e-mails por padrão mais. Esta é uma maneira de melhorar a eficiência, pois observamos que na maioria dos casos você não precisa mais ter acesso direto a todos os itens.

O período padrão agora é de 12 meses se seu disco tiver uma capacidade de 128 GB. Caso seja menor, pode ser reduzido para 6 meses. Para alterar essas configurações, você pode ir até Arquivo, depois escolher Configurações de Conta e rolar para baixo para clicar em Configurações de Conta mais uma vez. Uma vez que essa janela se abre, você deve clicar duas vezes na Conta do Exchange Aqui, que o levará a um controle deslizante de Email para Manter Offline.

Como posso usar o recurso Diário do Outlook?

Como falamos sobre o recurso Diário antes, é importante mencionar que o Outlook 2013 não oferece acesso imediato à pasta do Diário – ela não aparece no Painel de Navegação como costumava fazer.

Para ter acesso à pasta, você pode clicar nos pontos ao lado da guia Tarefas no Painel de Navegação e depois clicar em Pastas. Isso abre todas as pastas disponíveis, onde você também deve ser capaz de encontrar a do Diário. Alternativamente, você ainda pode usar as teclas CTRL+8 para obter acesso instantâneo à pasta do Diário.

Como posso personalizar a visualização da mensagem?

A maneira padrão do Outlook 2013 de exibir uma mensagem é mostrando apenas uma linha sob o título. Embora você possa incluir configurações para esse aspecto no modo de visualização da sua caixa de entrada, há também uma outra maneira de fazer isso muito mais rápido. Basta ir até Exibir – logo abaixo da guia você verá Visualização da Mensagem, onde pode rolar para baixo para 1 linha, 2 linhas ou 3 linhas. Você também pode desativar essa visualização caso não precise ver o conteúdo do e-mail antes de abri-lo.

Onde foram minhas Notas?

Você pode ter enfrentado dificuldades em encontrar sua pasta de Notas – mudamos a estrutura da barra de navegação e decidimos mover a guia Notas, devido ao uso limitado. Você ainda pode acessá-la com as teclas CTRL+5 no seu teclado.

Caso você queira torná-la permanentemente visível no Painel de Navegação, pode ir até opções de Navegação e mover a pasta de Notas para cima ou aumentar o número de itens visíveis para ter mais espaço na barra de Navegação para a guia Notas.

Como faço para criar uma assinatura?

É mais fácil do que nunca criar uma assinatura personalizada com o Outlook 2013. Tudo o que você precisa fazer é ir até Arquivo e escolher Opções, depois Email e clicar na guia Assinaturas que você vê à sua direita.

Esse recurso permite que você adicione quantas assinaturas precisar – você simplesmente clica em Novo para adicionar um nome para sua nova assinatura e depois escreve tudo o que deseja incluir na assinatura: seu nome, sua posição, sua empresa, endereço postal, número de telefone, etc.

Como posso mudar meu tema e fundo?

O Outlook agora vem em novas cores – em vez dos temas preto, azul e prata aos quais você pode ter se acostumado, agora você pode mudar o tema para Cinza Claro ou Cinza Escuro, enquanto também pode optar por mantê-lo Branco.

Para fazer isso, você pode ir até Arquivo e escolher Opções, depois clicar na seta para baixo ao lado do Tema do Office para escolher uma das três opções. Além desses temas, o Outlook 2013 também permite que você mude o fundo.

Como posso mudar a cor do meu calendário?

Não só você pode mudar o tema do seu Outlook, mas também pode personalizar o calendário para mostrar sob uma certa cor.

Para fazer isso no Outlook 2013, basta abrir seu Calendário, clicar com o botão direito e ir até cor. Você verá que tem algumas opções para escolher: azul, rosa, cinza, verde, mas também a versão automática, que mantém seu calendário branco.

Como posso mudar o clima para Celsius?

A visualização padrão do clima é em Fahrenheit, mas pode ser facilmente alterada para Celsius para se adaptar às necessidades e requisitos de cada país. Isso é muito fácil de corrigir, indo até Arquivo e clicando no botão Opções. Você pode então ir até Calendário e rolar para baixo até a categoria Clima. É muito simples marcar ou desmarcar a opção de clima e mudá-la de Fahrenheit para Celsius ou vice-versa.

Como posso adicionar uma caixa de correio adicional?

Esse recurso não mudou muito em relação à maneira como você costumava adicionar uma caixa de correio com versões mais antigas do Outlook. Caso você esteja tendo problemas com isso, tudo o que você precisa fazer é ir até Arquivo e escolher Informações. Você verá então uma guia chamada Configurações de Conta, onde você clica novamente em Configurações de Conta.

Uma vez que a janela de opções de Email se abre, destaque a conta de e-mail atual e clique em Alterar. Você pode agora ir até Mais Configurações, depois Avançado e clicar em Adicionar. Isso permite que você digite qualquer caixa de correio adicional que você possa querer usar.

Conecte o Outlook às Redes Sociais

Vivemos em um mundo de redes sociais, então conectar seu Outlook a vários tipos de redes sociais pode ser uma maneira útil de se manter atualizado. Dessa forma, seu recurso Pessoas será preenchido com informações retiradas do Facebook, Twitter, LinkedIn ou outros.

Para vincular uma dessas contas ao Outlook, basta ir até Arquivo e depois escolher Informações, rolar para baixo até Configurações de Conta e clicar em Contas de Redes Sociais. Isso lhe dá permissão para gerenciar todas essas conexões – para adicionar uma nova, mas também para remover uma das contas que você anteriormente conectou ao Outlook.

Anote suas fotos facilmente no Outlook com o Markup Hero

O Outlook é uma ótima plataforma de e-mail, mas há momentos em que você deseja adicionar uma camada extra de contexto a um e-mail, adicionando uma captura de tela, uma foto ou um documento escaneado. Por exemplo, você pode querer anotar um e-mail para explicar um detalhe no texto ou mostrar a um colega onde você deseja que ele realize alguma ação. Embora haja várias maneiras de fazer isso, não há nada tão simples e eficaz quanto o Markup Hero. Ele facilita a anotação de suas fotos e documentos escaneados com texto, formas, linhas e mais. Com o Markup Hero, você pode facilmente adicionar notas a fotos que você anexa ao seu e-mail. Você pode até escolher diferentes cores e estilos de linha para destacar suas edições.