Top 15 Dicas e Truques do Microsoft Teams que Você Deve Conhecer

Nestes tempos difíceis, quando os países estão enfrentando lockdown e as organizações estão pedindo aos seus funcionários que fiquem em casa e trabalhem remotamente, pode ser um pouco desafiador conseguir se concentrar nos desenvolvimentos do seu trabalho. No entanto, graças a um conjunto de aplicativos e serviços, como aplicativos de videoconferência e ferramentas de colaboração remota, essa experiência pode ser simplificada até certo ponto. Um desses aplicativos é o Microsoft Teams, que é uma plataforma unificada de colaboração e comunicação que permite que você se conecte com seus membros de equipe e trabalhe juntos em um projeto. Portanto, se você é novo no aplicativo, ou mesmo se já o está usando todo esse tempo, aqui estão algumas dicas e truques do Microsoft Teams que você deve conhecer para aproveitar ao máximo o serviço.

1. Mude seu fundo

Se você está trabalhando em casa, é possível que nem todos os cantos da sua casa sejam adequados para chamadas de vídeo. Mas com o Teams, isso não deve ser uma preocupação. Acontece que você pode mudar seu fundo durante uma reunião para esconder seu entorno bagunçado. No entanto, até agora, o Microsoft Teams suporta apenas os fundos padrão. Para adicionar um fundo, durante uma chamada de vídeo, clique no botão de reticências (três pontos) e selecione Mostrar efeitos de fundo. Você verá o menu de configurações de fundo no lado direito com uma lista de fundos padrão. A partir daqui, selecione um fundo e clique no botão Visualizar para vê-lo com suas configurações. Para defini-lo como seu fundo, selecione-o e clique no botão Aplicar.

Além disso, além de mudar seu fundo, você também pode ativar a funcionalidade de Desfoque de Fundo durante reuniões de videoconferência para esconder seu fundo. Para isso, enquanto você estiver em uma reunião, clique no botão de reticências (três pontos) para revelar mais ações e selecione Desfocar Meu Fundo.

2. Use o leitor imersivo

Quando você precisa passar por muito texto entre diferentes conversas, pode ser uma tarefa bastante tediosa. Felizmente, o Leitor Imersivo da Microsoft pode economizar seu tempo lendo o texto em diferentes velocidades, que você pode alterar conforme sua preferência. Além disso, ele também oferece opções de acessibilidade que mostram o texto em diferentes tamanhos de fonte, cores e espaçamento. Além de configurações de escritório, a ferramenta também pode ser útil para ensinar alunos com dislexia e disgrafia, pois facilita a compreensão do texto, dividindo-o em diferentes partes do discurso para uma melhor compreensão. Para isso, toque no botão de reticências (três pontos) ao lado da sua mensagem e selecione Leitor Imersivo nas opções.

3. Traduza conversas

Para aqueles que não têm o inglês como língua nativa, mas cujo trabalho gira principalmente em torno dele, o Microsoft Teams tem você coberto com o recurso de tradução. Para traduzir uma mensagem para o seu idioma preferido, toque no botão de reticências (três pontos) ao lado do texto na conversa e selecione Traduzir. Agora você deve ver o texto traduzido para o seu idioma preferido. Uma vez feito, você pode voltar ao texto original seguindo o mesmo processo.

4. Favoritar uma equipe ou canal

Se você estiver trabalhando em mais de um projeto ao mesmo tempo, pode ser confuso às vezes acompanhar os avanços em uma Equipe específica que requer sua máxima atenção. Para tais casos, você pode simplesmente marcar uma Equipe ou um Canal como favorito, que pode ser encontrado na seção Favoritos logo no topo da janela esquerda. Para marcar uma Equipe ou Canal como favorito, abra-o, toque no botão de reticências e selecione Favoritar.

5. Siga um canal para atualizações

Semelhante a como você pode favoritar um canal para ter uma seção organizada para acesso rápido, você também pode segui-lo para obter atualizações rápidas. Isso pode ser útil se você não quiser perder as atualizações ou desenvolvimentos importantes em suas equipes. Para seguir um canal, abra-o e toque no botão de reticências (três pontos). Agora, na lista de opções, selecione Seguir este canal. Uma vez que um canal é marcado como favorito, você será notificado sobre todas as suas atualizações via notificação push.

6. Marcar mensagens como não lidas

Enquanto os canais permitem que você tenha discussões com seus colegas de equipe sobre vários desenvolvimentos, as coisas podem às vezes sair do controle se houver um grande número de membros em um canal. E pode rapidamente se transformar de algo útil em um enxame de mensagens populadas. Para ajudar a evitar acabar em tais situações, você pode marcar as mensagens importantes como não lidas para que possa revisitá-las mais tarde. Para marcar uma mensagem como não lida, vá até a conversa com a mensagem que você deseja marcar como não lida e toque no botão de reticências (três pontos) ao lado dela. Agora, no pop-up, selecione Marcar como não lida. Você pode encontrar essas mensagens digitando “ /não lidas ” na caixa de pesquisa.

7. Adicionar mensagens aos favoritos

Da mesma forma que você marca mensagens em uma conversa como não lidas para revisitá-las mais tarde, você também pode adicionar textos, imagens ou algum outro conteúdo em uma conversa aos favoritos para verificá-los depois. Enquanto mensagens não lidas podem ser úteis para lembrá-lo das tarefas que você precisa realizar, adicionar mensagens aos favoritos pode ajudá-lo a salvar mensagens ou conteúdos importantes que você precisa consultar com frequência. Para adicionar uma mensagem aos favoritos, vá até a conversa e toque no ícone de favorito ao lado dela. Você pode visualizar suas mensagens favoritas digitando “ /salvas ” na caixa de pesquisa.

8. Crie mensagens em texto rico

Às vezes, você precisa de mais controle sobre seu texto para transmitir suas mensagens de forma mais eficaz. É aqui que a Edição de Texto Rico entra em cena e traz suporte para coisas como fontes, anotações, imagens e outras opções de formatação personalizadas. Para compor uma mensagem em Texto Rico, abra o canal que você deseja enviar a mensagem e clique no botão “ A ” no canto inferior esquerdo. Agora você terá uma janela de texto pop-up, crie e formate sua mensagem aqui e, em seguida, clique no botão Enviar para enviar sua mensagem.

9. Integre aplicativos no Teams

Um dos diferenciais do Teams é a capacidade de integrar toda a suíte de aplicativos do Office 365 na plataforma. Portanto, se sua equipe depende principalmente desses aplicativos, você pode integrá-los com alguns cliques simples. No entanto, isso não quer dizer que a plataforma não ofereça suporte a outras ferramentas de produtividade. Há uma coleção inteira de aplicativos, organizados em diferentes categorias para atender a todos os requisitos. Para adicionar um aplicativo à sua equipe, vá até sua equipe, toque no menu de reticências (três pontos) e selecione Gerenciar equipe. A partir daqui, vá para a seção Aplicativos (abaixo do nome da sua equipe) e toque no botão Mais aplicativos. Agora você tem uma coleção inteira de aplicativos, que pode selecionar entrando em diferentes categorias ou digitando sua consulta na Caixa de pesquisa (abaixo de Aplicativos). E uma vez que você encontre um aplicativo, selecione-o e clique em Adicionar para adicioná-lo à sua equipe ou canal.

10. Compartilhe uma conversa com a equipe pelo Outlook

Como mencionado acima, o Teams vem pré-integrado com a suíte de aplicativos da Microsoft. E o Outlook é um deles. O Outlook no Teams pode ajudá-lo a compartilhar conversas como um e-mail sem precisar sair do Teams. Para isso, vá até a conversa e clique no botão de reticências (três pontos). No pop-up, selecione Compartilhar no Outlook e adicione seu destinatário e outras informações relevantes. Finalmente, clique em Enviar. Da mesma forma, você também pode enviar um e-mail para uma conversa inteira de um Canal da mesma forma.

11. Filtrar atividade com menções

Se o canal da sua equipe tem muitos usuários, você pode ter notado uma enxurrada de mensagens durante as discussões — a ponto de às vezes se tornar difícil acompanhar as mensagens com suas menções. Para evitar perder mensagens importantes, você pode filtrar a conversa usando menções para separar as que você precisa do restante do enxame. Para isso, vá para Atividade e toque no ícone de funil à direita. Agora, clique no botão de reticências (três pontos) ao lado da caixa Digite para filtrar e selecione Menções. Agora você deve ver o conteúdo mais relevante (que tem menções a você) na seção Atividade. Além disso, você também pode ir para Atividade e tocar no botão suspenso ao lado de Feed e selecionar Minha Atividade, para visualizar uma lista detalhada de todas as suas atividades em um só lugar.

12. Grave reuniões do Teams

Frequentemente, quando você está em uma reunião com seus colegas de equipe, há certas coisas que você gostaria (ou quer) revisitar mais tarde para referência. Para tais casos, o Teams oferece a capacidade de gravar reuniões para ter acesso ao áudio, vídeo e atividade de compartilhamento de tela mais tarde. O serviço salva as reuniões gravadas no Microsoft Stream para compartilhamento seguro entre sua equipe. Para gravar uma reunião em andamento, clique no botão de reticências (três pontos) e selecione Iniciar Gravação. Uma vez feito, siga os mesmos passos para parar a gravação.

13. Aproveite os comandos de barra

Embora você possa personalizar a plataforma ao seu gosto ativando certos recursos ou mexendo em várias configurações, quando se trata de eficiência operacional, não há muito que você possa fazer, exceto dominar como realizar operações essenciais rapidamente. É aqui que os comandos de barra (/) entram em cena. Como você pode adivinhar pelo nome, o comando envolve o uso do caractere de barra (/), seguido de um comando.

Alguns dos comandos de barra incluem –

i. /goto – ajuda você a pular para uma equipe ou um canal
ii. /call – chama alguém diretamente
iii. /chat – envia uma mensagem rápida para alguém
iv. /activity – para visualizar a atividade de alguém
v./whatsnew – para ver o que há de novo na equipe
vi. /mentions – visualizar todas as suas menções
vii. /saved – para ver sua lista salva
viii. /unread – para visualizar sua atividade não lida
ix. /keys – para ver uma lista de todos os atalhos de teclado
x. /available (ou away, brb, dnd e busy) – para definir um status

Além disso, para visualizar mais comandos, insira o caractere de barra (/) na janela de pesquisa ou digite um comando para ver uma lista de todos os comandos de barra suportados. Alternativamente, você pode acessar o Suporte da Microsoft, aqui, para saber mais sobre esses comandos.

14. Domine os atalhos

Semelhante a como você pode usar comandos de barra para acessar rapidamente diferentes opções e realizar tarefas básicas, você também pode aproveitar o poder dos atalhos de teclado para executar várias operações facilmente, enquanto também economiza algum tempo.

Aqui estão alguns dos atalhos de teclado –

i. Ir para pesquisa – comando + . ou Ctrl + E
ii. Ir para – comando + G ou Ctrl + G
iii. Iniciar um novo chat – comando + N ou Ctrl + N
iv. Abrir configurações – comando + , ou Ctrl + ,
v. Anexar arquivo – comando + O ou Ctrl + O
vi. Responder a um tópico – R
vii. Marcar como importante – comando + shift + I ou Ctrl + Shift + I
viii. Alternar mudo – comando + shift + M Ctrl + Shift + M

Obviamente, esses são alguns dos atalhos que você pode usar no Teams. Para visualizar uma lista completa de atalhos suportados, acesse o Suporte do Office, aqui. Além disso, observe que algumas combinações de atalhos podem ser diferentes para a web e o aplicativo. Portanto, você pode querer consultar o link de atalhos para obter ajuda.

15. Use bots

O Microsoft Teams oferece suporte a Bots, que são essencialmente uma ferramenta para ajudá-lo a automatizar certas operações ou obter assistência em algumas tarefas mundanas. Por exemplo, um bot pode ajudá-lo a realizar tarefas tão simples quanto verificar o que está na agenda de uma reunião, definir lembretes, visualizar relatórios, até algo tão complexo quanto puxar solicitações pendentes do seu repositório do Github. Tudo isso, sem precisar sair do Teams. Você pode encontrar alguns dos bots populares, aqui, ou pode encontrar um na internet conforme suas necessidades. Além disso, se você quiser mais controle sobre seu bot ou quiser realizar tarefas de automação mais profundas, pode criar seu próprio bot usando o guia de como fazer da Microsoft, aqui.

Dica Bônus: Se você também usa o Zoom para videoconferência e colaboração remota junto com o Teams, os dois anunciaram recentemente uma integração colaborativa entre os dois serviços. Agora, você não precisa alternar entre aplicativos para participar ou gerenciar suas reuniões. Para habilitar a integração do Zoom no Teams, toque no botão de reticências (três pontos) no painel superior esquerdo e vá para Mais aplicativos. Agora você verá uma coleção de vários aplicativos. A partir daqui, toque na caixa de pesquisa abaixo de Aplicativos e digite Zoom. Agora, selecione o aplicativo e clique no botão Adicionar para adicioná-lo à sua equipe ou canal. Uma vez feito, você pode iniciar ou participar de uma reunião do Zoom com apenas um clique.

Essas são algumas das dicas e truques para o Microsoft Teams que você pode seguir para obter mais de sua experiência e realizar operações de forma mais eficiente. Assim, economizando tempo e investindo o mesmo em operações que requerem mais atenção.