Revisão do Torii: Como Descobrir Quais Ferramentas SaaS Sua Equipe Usa Mais

À medida que a adoção de aplicativos SaaS nas organizações continua a crescer, as equipes de TI enfrentam desafios a cada passo do caminho, desde a gestão de licenças e gastos com SaaS até permissões de acesso a dados e usuários de aplicativos.

Torii, uma plataforma autônoma de gerenciamento de SaaS, permite que as equipes de TI:

• ganhem visibilidade sobre o uso de SaaS

• melhorem fluxos de trabalho internos

• consolidem dados de governança e orçamento de SaaS

• automatizem várias tarefas rotineiras

Isso permite que você gerencie melhor quanto sua organização gasta em quais ferramentas e facilita a redução de riscos de segurança e conformidade.

Neste artigo, explicaremos como os gerentes de TI podem usar o Torii para descobrir quais aplicativos SaaS sua organização usa mais, quais estão sendo renovados desnecessariamente e muito mais.

Tabela de Conteúdos

• O que é Torii?
• 1. Quais Membros da Equipe Usam Quais Aplicativos (E Com Que Frequência)
• 2. Quais Permissões de Acesso a Dados Cada Aplicativo Tem
• 3. Quando as Licenças de Aplicativos Precisam Ser Renovadas
• 4. Gastos Totais Associados a Cada Aplicativo
• 5. Identificando o Proprietário de Cada Aplicativo
• 6. Descobrindo Novos Aplicativos
• 7. Gestão de Usuários para o Ecossistema de TI da Sua Empresa
• Conclusão

O que é Torii?

Torii é uma plataforma de gerenciamento de SaaS que permite que gerentes de TI identifiquem, otimizem e gerenciem as pilhas tecnológicas de suas organizações e reduzam gastos desnecessários com SaaS, tudo através de um painel centralizado.

Ela permite que empresas que usam centenas de ferramentas SaaS em diferentes departamentos acompanhem quanto estão gastando em cada aplicativo, gerenciem permissões de acesso e desenvolvam uma melhor compreensão do uso de aplicativos em toda a organização.

Aqui estão algumas das principais maneiras pelas quais as empresas se beneficiam ao usar o Torii para gerenciar aplicativos SaaS:

• Visibilidade. O Torii ajuda as equipes de TI a acompanhar os aplicativos SaaS utilizados dentro do ecossistema de software da organização e a gerenciá-los facilmente a partir de um único painel. Ele facilita a visualização de informações sobre o uso de aplicativos, número de usuários e total gasto com essas ferramentas, de relance.

• Fluxo de Trabalho. Descubra rapidamente quais aplicativos foram adotados pelos funcionários, para que você possa gerenciar melhor as renovações de licenças e permissões de acesso a dados. Isso também facilita a identificação (e descontinuação) de aplicativos que representam riscos de segurança ou regulatórios, que oferecem funcionalidades duplicadas ou estão subutilizados.

• Automação. O Torii permite que você crie fluxos de trabalho personalizados para automatizar diferentes atividades relacionadas ao gerenciamento de SaaS – como atualizações, renovações e revogações – combinando gatilhos e ações.

Agora que temos uma compreensão básica das capacidades do Torii, vamos nos aprofundar para descobrir como ele permite que as organizações se mantenham atualizadas no gerenciamento de SaaS.

Aqui estão algumas das diferentes maneiras que o Torii permite que as equipes de TI gerenciem facilmente suas pilhas tecnológicas em constante evolução.

1. Quais Membros da Equipe Usam Quais Aplicativos (E Com Que Frequência)

O Torii detecta automaticamente os diferentes aplicativos SaaS utilizados pela sua organização e fornece aos gerentes de TI uma visão rápida de quais membros da equipe usam quais aplicativos.

Ele faz isso por meio de:

• Extração automática de dados de faturas comerciais usando integrações de API com o software ERP da sua empresa.

• Acompanhamento do uso de aplicativos através de extensões de navegador seguras e anônimas e pela integração com a solução SSO da sua empresa, como G-Suite ou OneLogin.

• Uso de dados de transações de cartão de crédito que podem ser carregados no Torii.

Você poderá descobrir rapidamente quais aplicativos são usados regularmente pelos membros da sua equipe, qual ferramenta está licenciada para quem e o valor exato que você está gastando em cada aplicativo SaaS em um determinado mês.

Ele também fornece insights úteis sobre usuários, cobranças de aplicativos, fluxos de trabalho e licenças. Esses dados são apresentados como gráficos e tabelas, permitindo que os gerentes de TI tomem decisões informadas sobre o uso e despesas de SaaS da organização, rapidamente. Você também pode baixar qualquer relatório do Torii como um arquivo CSV, para reutilizar como quiser.

2. Quais Permissões de Acesso a Dados Cada Aplicativo Tem

O Torii permite que você controle quais dados da empresa são compartilhados com diferentes aplicativos SaaS. Quando seus funcionários se inscrevem para uma assinatura SaaS, podem ser solicitados a fornecer acesso a vários recursos sensíveis. Isso é particularmente verdadeiro para alguns softwares comumente usados, como Slack e G-Suite.

Os dados e ações solicitados por alguns aplicativos SaaS podem incluir permissão para:

• Visualizar endereços de e-mail de pessoas em seu espaço de trabalho.

• Modificar seu perfil, acessar calendários ou informações de contato.

• Enviar mensagens de e-mail em seu nome.

Permitir acesso irrestrito a contas da empresa e realizar ações em nome dos funcionários pode tornar sua empresa vulnerável a possíveis ameaças à privacidade.

Com o Torii, você ganha visibilidade sobre quais dados são compartilhados com cada ferramenta SaaS usando uma lista atualizada de todas as autorizações concedidas. Além disso, o relatório de Análise de Risco do Torii permite que você acompanhe o nível de risco de cada provedor de SaaS com base nas permissões concedidas a ele.

3. Quando as Licenças de Aplicativos Precisam Ser Renovadas

Gerenciar aplicativos SaaS em um ecossistema de software com dezenas ou até centenas de ferramentas exige que os gerentes de TI consigam acompanhar eficientemente as informações relevantes, incluindo licenças de aplicativos, contratos e datas de renovação.

Se você precisa revisar contratos de fornecedores ou encontrar a data de renovação da licença de um aplicativo específico, o Torii pode ajudá-lo a fazer exatamente isso. Ele consolida todas as informações sobre licenças de aplicativos, contratos e datas de renovação.

Você poderá organizar facilmente todas as informações relevantes sobre suas ferramentas SaaS e acessá-las sempre que precisar. Além disso, o Torii notificará você sobre as datas de renovação de licenças que estão se aproximando, para que você não precise reservar datas em seu calendário para cada aplicativo que sua organização usa.

4. Gastos Totais Associados a Cada Aplicativo

Não acompanhar softwares duplicados ou não utilizados pode levar a gastos excessivos da sua parte. Cada nova licença de aplicativo SaaS adquirida para funcionários significa mais dólares saindo do bolso da sua empresa. Isso torna muito importante para os gerentes de TI acompanhar quais ferramentas estão realmente sendo usadas para garantir uma melhor gestão de custos dos recursos da organização.

Com o Torii, você pode obter insights sobre exatamente quanto está gastando em cada ferramenta SaaS. Como resultado, você poderá otimizar custos e evitar gastos com aplicativos desnecessários (ou duplicados).

Você pode listar todo o software usado dentro da sua organização acessando a página de Insights. Ele também fornecerá informações sobre quantos funcionários estão usando cada ferramenta, o número de aplicativos usados por cada pessoa e a quantia que você gastou em licenças de aplicativos.

5. Identificando o Proprietário de Cada Aplicativo

Em organizações maiores, os funcionários tendem a se inscrever em ferramentas SaaS de forma independente com suas contas comerciais. O problema com isso é que torna quase impossível para as equipes de TI acompanharem todo o software tecnológico utilizado na organização.

Identificar o proprietário de cada aplicativo SaaS usado na organização pode ajudá-lo a entender como ele se encaixa no ecossistema de software da sua empresa.

Com o Torii, seus gerentes de TI poderão facilmente identificar ou atribuir o proprietário interno de cada aplicativo SaaS – a pessoa responsável por todas as decisões e ações relacionadas ao uso do aplicativo.

6. Descobrindo Novos Aplicativos

O Torii permite que os gerentes de TI identifiquem rapidamente cada nova ferramenta que é adicionada à pilha de software da sua organização. Uma vez que um aplicativo é identificado, você pode atribuir um status de ciclo de vida relevante a ele, como Descoberto, Em Avaliação, Em Revisão ou Aprovado.

O construtor de fluxo de trabalho permite que você configure e-mails de notificação baseados em regras, informando as partes interessadas sobre novos produtos SaaS descobertos. Você também pode enviar uma notificação ao proprietário interno do aplicativo a partir do gerente de TI, pedindo que ele preencha um formulário que descreva tudo o que a TI precisa saber sobre o caso de uso e os termos de licença do aplicativo.

Como resultado, os funcionários precisam garantir que cada novo aplicativo atenda às diretrizes da equipe de TI antes que ele possa ser oficialmente aprovado e integrado à pilha tecnológica da organização.

Acompanhar o uso de aplicativos é muito mais fácil quando é adicionado pela primeira vez à pilha tecnológica da organização, pois permite que o departamento de TI detecte quaisquer problemas de não conformidade de dados, incompatibilidades ou ameaças cibernéticas.

7. Gestão de Usuários para o Ecossistema de TI da Sua Empresa

Com o Torii, você pode associar qualquer usuário a um número ilimitado de ferramentas SaaS, dependendo dos produtos aos quais eles precisam de acesso. Você também poderá gerenciar e visualizar facilmente quem possui quais aplicativos em apenas alguns cliques.

Além disso, você pode pedir aos proprietários de aplicativos que retirem voluntariamente sua propriedade ou revoguem seu acesso automaticamente usando o fluxo de trabalho de offboarding de um clique do Torii. Isso permite que você cancele o acesso da conta de um usuário a um aplicativo, usando ferramentas de offboarding. Você também pode evitar gastos excessivos em ferramentas que não foram usadas por mais de 30 dias.

Conclusão

Plataformas de gerenciamento de SaaS podem ajudar sua equipe de TI a gerenciar melhor os recursos de SaaS da sua organização, mas poucas o fazem de forma tão poderosa e fácil quanto o Torii.

Esta plataforma permite que você obtenha rapidamente insights úteis sobre a pilha de software da sua organização e ajuda a otimizar os gastos com SaaS. Com o Torii, você poderá controlar facilmente o acesso a aplicativos, garantir conformidade de dados e privacidade e minimizar riscos de ameaças cibernéticas em toda a organização.