Zoho WorkDrive: Uma Solução Colaborativa de Gerenciamento de Arquivos para Agilizar Seus Dados

Todas as empresas—não importa quão pequenas ou grandes sejam—precisam de plataformas de armazenamento e colaboração confiáveis para operar de forma eficaz. Embora você tenha muitas boas opções para ambas, é difícil encontrar uma plataforma que forneça ambas as funcionalidades sob um mesmo teto.

Apresentamos o Zoho WorkDrive, uma plataforma de armazenamento em nuvem e colaboração que agiliza seus dados, oferecendo armazenamento em nuvem seguro e ferramentas de colaboração em um só lugar.

Vamos explorar o Zoho WorkDrive em detalhes e descobrir o que o torna uma ótima plataforma de armazenamento e colaboração de arquivos.

O Que É o Zoho WorkDrive?

O Zoho WorkDrive é uma plataforma de armazenamento de arquivos e colaboração baseada em nuvem que permite que as equipes armazenem, compartilhem e trabalhem juntas em arquivos em tempo real.

Foi lançado como um substituto para o Zoho Docs há alguns anos, para servir como a plataforma de armazenamento subjacente para seu conjunto de aplicativos de escritório e produtividade. E durante esse tempo, várias mudanças foram feitas na plataforma.

A última versão vem na forma do WorkDrive 4.0. O WorkDrive 4.0 traz uma série de novos recursos em diferentes aspectos, incluindo interface do usuário, administração de dados, integração de terceiros e muito mais, para acompanhar as crescentes necessidades de um ambiente de trabalho híbrido.

O Zoho WorkDrive está disponível tanto para dispositivos móveis quanto para desktop.

Com O Que o Zoho WorkDrive Pode Ajudá-lo?

Sendo uma plataforma de gerenciamento de arquivos e colaboração, o Zoho WorkDrive permite que você faça muito mais do que apenas armazenar arquivos. Isso é possível graças ao seu conjunto diversificado de recursos, que inclui o seguinte:

Colaboração em Equipe

Uma das melhores coisas sobre o WorkDrive é a colaboração em equipe. O WorkDrive faz isso usando Pastas de Equipe, que permitem que os membros de uma equipe façam upload de documentos para uma única pasta, tornando-os disponíveis para todos na equipe ao mesmo tempo. Dessa forma, os usuários não precisam enviar arquivos por e-mail individualmente e acompanhar as pessoas depois.

Da mesma forma, se alguém da equipe fizer alterações em qualquer arquivo em uma Pasta de Equipe, o WorkDrive alerta a todos sobre isso por meio de notificações, para que estejam sempre atualizados com as mudanças e não precisem verificar o espaço ativamente de tempos em tempos.

Como uma forma de manter todos os arquivos e documentos do projeto organizados, o WorkDrive permite que os administradores do espaço de trabalho criem subpastas dentro de uma Pasta de Equipe. É algo que grandes organizações podem aproveitar ao máximo para categorizar arquivos por departamento. Os administradores também podem definir permissões de acesso para cada membro da equipe para limitar seu acesso ao conteúdo da pasta.

Por fim, cada espaço de trabalho do WorkDrive tem uma Lixeira sob a Pasta de Equipe para manter todos os arquivos e documentos seguros. Assim, sempre que alguém da equipe excluir um arquivo ou uma pasta, ele vai para a Lixeira. Dessa forma, há uma opção de recuperá-lo se necessário mais tarde ou quando alguém da equipe o excluir acidentalmente em primeiro lugar.

Acesso ao Poderoso Conjunto de Ferramentas de Escritório da Zoho

Quando as equipes se inscrevem no WorkDrive, elas também têm acesso ao Conjunto de Ferramentas de Escritório da Zoho. O Conjunto de Ferramentas de Escritório da Zoho é um conjunto de ferramentas para ajudar as equipes com o trabalho de escritório. Inclui três ferramentas: Writer, Sheet e Show. Todas as três oferecem uma interface limpa e fácil de usar e fornecem uma variedade de modelos para acelerar o trabalho e trabalhar mesmo quando você está offline.

Além disso, cada ferramenta oferece várias outras funções úteis, como o modo de escrita focada no Zoho Writer, funções pré-definidas e personalizadas no Zoho Sheet, e várias opções de design e animação no Zoho Show.

Combinado com o WorkDrive, isso não apenas auxilia as equipes com tarefas de escritório, mas também as ajuda a manter seus arquivos em cada uma delas em um só local. Como resultado, torna-se mais fácil para os membros da equipe colaborarem em tempo real, coletarem feedback e publicarem seu trabalho para que todos na equipe possam ver.

Espaço de Trabalho Colaborativo

O WorkDrive leva a experiência de colaboração para o próximo nível. Ele lhe dá a capacidade de construir um espaço de trabalho colaborativo onde você pode trabalhar com colegas sem convidá-los para uma Pasta de Equipe. Da mesma forma, também simplifica o compartilhamento de arquivos com indivíduos ou outras equipes na plataforma, o que, por sua vez, torna a colaboração mais eficiente.

Como várias pessoas podem trabalhar em um arquivo ao mesmo tempo, isso pode resultar em várias cópias do mesmo arquivo. Isso pode tornar a identificação do arquivo original um processo desafiador e tedioso. Mas, felizmente, o WorkDrive suporta o histórico de versões, para que os membros da equipe possam acessar todas as diferentes versões de um arquivo, compará-las e reverter para uma versão anterior quando necessário, sem complicações.

Em linha com isso, outro recurso útil que torna a experiência de colaboração na plataforma melhor é o monitoramento de atividades. Usando isso, os líderes de equipe podem facilmente auditar tudo o que está acontecendo em seu espaço de trabalho para acompanhar o progresso. Além disso, as atividades podem ser verificadas em detalhes por meio de filtros para ver insights mais valiosos.

Para momentos em que os membros da equipe precisam discutir algo ou compartilhar feedback sobre um arquivo ou documento, o recurso de feedback do WorkDrive (chamado Anotações de Arquivo) pode ser útil. Com isso, os usuários podem facilmente compartilhar seus pensamentos sobre uma ideia ou deixar feedback sob arquivos ou documentos por meio de comentários contextuais.

Ferramentas de Gerenciamento de Dados

O Zoho WorkDrive suporta mais de 220 formatos de arquivo. Como isso cobre um espectro bastante amplo de formatos de arquivo, garante que não haja problemas de compatibilidade na plataforma, para que as equipes possam visualizar arquivos diretamente no espaço de trabalho ou fazer upload dos que desejam sem precisar convertê-los primeiro.

Para facilitar a descoberta e a pesquisa de arquivos na plataforma, o WorkDrive oferece a opção de pesquisar arquivos por nome, criador ou palavra-chave no documento. Da mesma forma, também suporta OCR e detecção de objetos, o que permite localizar imagens e documentos digitalizados no espaço de trabalho simplesmente inserindo uma palavra-chave neles.

Além disso, há uma opção de categorizar arquivos na Pasta de Equipe. Isso permite que você mantenha seus arquivos e documentos organizados para facilitar a localização por qualquer pessoa da equipe.

Trabalhe Com Pessoas Fora de Sua Equipe

Se sua equipe trabalha com outras empresas, você pode querer mostrar aos clientes seu progresso para mantê-los atualizados ou obter a opinião deles sobre algo.

O WorkDrive torna isso super fácil. A plataforma permite que você crie rapidamente um link externo para um arquivo que deseja compartilhar. Para tornar esse esforço de colaboração seguro e manter seus dados seguros, a ferramenta permite que você proteja cada link que enviar com permissões de acesso independentes, datas de expiração e senhas. Basicamente, ela lhe dá controle total sobre seus links e permite que você decida o que os usuários que ingressam em seu espaço de trabalho podem ou não acessar ou fazer.

Da mesma forma, os “Usuários Clientes” do WorkDrive podem permitir que você convide seu cliente externo ou um parceiro para sua equipe. Isso pode ser útil quando você deseja que seus stakeholders vejam ou colaborem em um projeto por um breve período de tempo.

Análise Avançada

Quando você trabalha com grandes equipes, gostaria de saber certas estatísticas sobre seu espaço de trabalho. No WorkDrive, você tem acesso a todas essas estatísticas, juntamente com relatórios sobre tudo o que está acontecendo em seu espaço de trabalho em um só lugar.

Então, por exemplo, se você é um administrador de espaço de trabalho, pode facilmente verificar quando um arquivo foi atualizado, quanto espaço de armazenamento um projeto está ocupando e a quantidade de espaço livre disponível.

Acesso Ininterrupto a Arquivos

O Zoho WorkDrive está disponível tanto para dispositivos móveis quanto para desktop, e mantém todos os seus arquivos e pastas sincronizados em seus dispositivos. Isso permite que você trabalhe em um dispositivo e continue de onde parou em outro.

Além disso, a plataforma também sincroniza seus arquivos e pastas para o seu desktop, para que você possa trabalhar mesmo quando estiver offline e depois sincronizar as alterações quando estiver online.

Planos e Preços do Zoho WorkDrive

O Zoho WorkDrive oferece três planos: Starter, Team e Business.

• Starter: $2,5 (Rs 140) por usuário por mês; armazenamento começa em 1TB por equipe com limite de upload de arquivo de 1GB
• Team: $4,5 (Rs 275) por usuário por mês; 3TB por equipe de espaço de armazenamento e limite de upload de arquivo de 5GB
• Business: $9 (Rs 550) por usuário por mês; espaço de armazenamento de 5TB por equipe com limite de upload de arquivo de 50GB

Cada plano oferece todos os recursos básicos de armazenamento e gerenciamento de arquivos. Mas à medida que você avança para o nível mais alto, ele desbloqueia o acesso a alguns recursos adicionais. Confira os planos do WorkDrive para uma visão abrangente da diferença entre todos os três planos e escolha o certo para sua organização.

Além disso, quando o espaço de armazenamento oferecido não é suficiente, a Zoho tem opções de armazenamento adicionais, que podem ser adquiridas separadamente.

A Zoho oferece aos novos usuários um período de teste gratuito de 15 dias com acesso total a todos os recursos do WorkDrive. Com esse teste, indivíduos e equipes podem testar e explorar o serviço para determinar se atende às suas necessidades e, em seguida, assinar um plano de acordo.

Confira o Zoho WorkDrive