10 Малоизвестных функций Microsoft Excel

Непревзойденный инструмент для манипуляции данными и организации статистики Microsoft Excel, безусловно, является приложением, экономящим время, но, как и его сестринские инструменты Word и PowerPoint, у него тоже есть некоторые скрытые функции. Зная, какие они, вы можете извлечь больше из этого приложения.

Импорт статистики с веб-сайтов

При вставке графиков с веб-сайта в Excel вам не обязательно беспокоиться о ручном копировании и вставке. Вместо этого вы можете просто импортировать статистику с сайтов. Для этого, если вы используете Excel 2010, перейдите в Файл, нажмите Открыть и введите адрес в строке запроса.

Интересно, что в Excel 2013 есть много таких функций. Прежде всего, вы определенно можете извлечь данные из вашего SkyDrive аккаунта или SharePoint, если это необходимо. Для этого перейдите в Файл| Открыть| и нажмите на знак плюса, который говорит “Добавить место”. Если вы хотите получить табуляцию с определенной веб-страницы, нажмите на меню “Данные” на панели ленты и, слева, нажмите на С веба. Затем он попросит вас ввести URL этой страницы; имейте в виду, что это может занять минуту или две, чтобы получить данные с сайта. Кроме того, вы также можете импортировать статистику из таблиц SQL, XML-файлов и нескольких других источников, как показано на изображении ниже.

Специальная вставка для выполнения пакетных расчетов

Манипулировать данными в нескольких строках и столбцах не так уж сложно, но когда вам нужно выполнить некоторые математические операции на большом количестве ячеек и строк, это определенно не просто. Вот здесь и появляется Специальная вставка.

Вы можете найти ее в меню вставки или получить к ней доступ напрямую с клавиатуры, нажав Alt + Ctrl + V. Она помогает вам вставить только значения, которые вы скопировали, а не все бесполезные коды, которые идут вместе с ними.

Преобразование строк в столбцы и столбцов в строки

Предположим, вы перепутали строки со столбцами и поняли это только после того, как нанесли достаточно ущерба. Есть ли способ исправить это? Ну, очевидно, есть способ транспонировать положение ячеек и исправить их расположение. Для этого снова выделите ячейки, нажмите на маленький треугольник на значке вставки, перейдите в Специальная вставка и отметьте кнопку Транспонировать.

Настройка области печати

В отличие от печати документа, получение бумажной копии файлов таблиц немного затруднительно. Используя настройки по умолчанию, вы почти всегда получите свои таблицы за пределами листа. Умным решением будет использовать Предварительный просмотр разбиения страниц, чтобы проверить, как ваши таблицы будут напечатаны. Если вы хотите решить, какие именно ячейки должны быть напечатаны, вы можете перетаскивать, чтобы включить или исключить ячейки; таким образом, вы можете включить только те ячейки, которые хотите напечатать.

Получить Спарклайны

Обычная табуляция и форматирование в таблицах замечательны, но они немного загромождены, если у вас мало времени. Попробуйте добавить Спарклайны в вашу рабочую таблицу, чтобы ваша статистика имела смысл даже с первого взгляда. Чтобы получить Спарклайны, выделите ячейки, перейдите в Меню вставки на панели ленты и выберите Спарклайны.

Удалить дубликаты

Избыточность — еще одна распространенная проблема, с которой вы можете столкнуться при импорте статистики из источников. К счастью, Excel может помочь вам это исправить; просто выберите таблицу, перейдите на вкладку Данные и нажмите Удалить дубликаты. Появится окно, в котором вас попросят указать столбцы и строки, в которых вы хотите проверить дубликаты.

Связанная статья: Как восстановить несохраненные файлы Excel

Суммировать, считать и находить среднее без использования математической формулы

Если вы хотите узнать некоторые основные вещи, такие как сумма элементов некоторых ячеек, их среднее и количество, вам не обязательно использовать для этого математическую формулу. Excel имеет эту функцию, где, если вы просто выделите ячейки, он отобразит результаты внизу окна Excel. Щелкнув правой кнопкой мыши на строке состояния, вы также можете включить некоторые другие математические параметры, такие как минимум, максимум и числовое количество.

Следите за ячейками

Одной из действительно раздражающих вещей при работе с документами таблиц является то, что по мере увеличения размера листа становится трудно удерживать весь лист на одном экране. Конечно, вы можете увеличивать и уменьшать масштаб, но это тоже повышает уровень раздражения. Вот здесь и появляется Окно наблюдения. Эта функция Excel позволяет вам разделить ваш лист на несколько частей. Затем вы можете разобрать его и продолжить работу с ним.

Чтобы получить Окно наблюдения, перейдите на вкладку Формулы на панели ленты и нажмите кнопку Окно наблюдения. После появления изменяемого окна определите диапазон ячеек, с которыми вы хотите работать.

Показать все формулы

Ячейки по умолчанию показывают вам только результат формул, а не сами используемые формулы. Однако часто вам нужно проверить формулу, которую вы использовали, при просмотре документа. Чтобы увидеть формулы, работающие за кулисами, выделите ячейки и нажмите Ctrl и минус (-). Хорошо то, что когда вы нажимаете эту комбинацию, выбранные вами ячейки автоматически увеличиваются, что помогает вам лучше рассмотреть такие маленькие ячейки, содержащие так много выражений.

Делать снимки

Одна из самых удобных функций Excel — это его камера. Хотя она скрыта от глаз, эта небольшая утилита может помочь вам делать снимки ячеек. Чтобы использовать эту функцию, вам нужно добавить ее в Панель быстрого доступа (см. изображение ниже). Нажмите на эту маленькую стрелку и выберите “Другие команды”, прокрутите вниз по опциям из “Выбрать команды из” и установите его на все команды. После этого найдите опцию Камера и дважды щелкните по ней, затем выберите Применить к этому окну. Вы увидите значок камеры в верхней части экрана, выберите его, а затем выберите ячейки, для которых вы хотите сделать снимки. Эти скриншоты будут сохранены в вашем буфере обмена, и вы можете либо вставить их в любую ячейку, либо создать изображение из них с помощью любого инструмента редактирования изображений.