10 Полезных Советов и Хитростей Microsoft Outlook, Которые Вы Должны Знать

Outlook или Microsoft Outlook — это персональный органайзер из пакета приложений Office от Microsoft. Он предлагает универсальное решение для всех ваших офисных нужд, с такими функциями, как управление электронной почтой, ведение заметок, календарь, управление задачами и веб-серфинг. Идея заключается в том, чтобы сделать основные функции доступными в одном месте, чтобы вам не приходилось покидать приложение или полагаться на другие приложения. Таким образом, вы экономите время и становитесь более продуктивными и эффективными в своей работе.

Если вы сами используете это приложение или недавно сделали переход, вот несколько полезных советов и хитростей Microsoft Outlook, которые помогут вам максимально эффективно использовать приложение.

1. Установите автоматическое сообщение об отсутствии в Outlook

Для тех, чья работа связана с взаимодействием с клиентами или коллегами из разных часовых поясов, не всегда возможно быть доступным для ответов на сообщения в течение всего дня. Не говоря уже о том, что бывают моменты, когда вы уезжаете в поездку на выходные и хотите сообщить тем, кто обращается к вам, что вы в данный момент недоступны. К счастью, в Outlook есть удобный способ справиться с такой ситуацией. Для этого откройте Microsoft Outlook в вебе, нажмите на иконку Настройки вверху и выберите Просмотреть все настройки Outlook. Здесь выберите Автоматические ответы и переключите кнопку рядом с Автоматические ответы включены. Теперь, в зависимости от вашего рабочего графика, установите время начала и окончания и нажмите Сохранить.

2. Создайте/измените свою подпись в электронной почте в Microsoft Outlook

Подпись в электронной почте считается одной из лучших практик для завершения вашего письма. Она включает ваше имя, адрес электронной почты и другую контактную информацию, которая может быть полезна получателю, если он попытается связаться с вами. Чтобы создать подпись в электронной почте, откройте Microsoft Outlook и перейдите в Настройки > Просмотреть все настройки Outlook. Отсюда выберите Почта и нажмите на Создать и ответить. Теперь вы увидите окно с различными параметрами форматирования текста. Более того, у вас также есть возможность загрузить изображение или шаблон, чтобы отредактировать его как свою подпись. После завершения вы можете включить или отключить определенные настройки и параметры ниже. И нажмите Сохранить. Чтобы использовать эту подпись, в окне создания сообщения нажмите на три горизонтальные точки и выберите Вставить подпись.

3. Вставьте изображение в текст письма

Хотя вы можете добавить вложение обычным способом, Microsoft Outlook предлагает удобный способ вставить ваше вложение в текст вашего письма. Это может быть полезно, если вы хотите, чтобы получатель не пропустил проверку вложения. Для этого перейдите в Outlook и нажмите Новое сообщение. В окне создания сообщения нажмите на маленькую иконку изображения справа от вложения рядом с кнопкой Отправить и Отменить. Теперь выберите изображение, которое вы хотите добавить, и нажмите Выбрать.

4. Отмените отправку письма

Когда вы обмениваетесь письмами с разными получателями, иногда вы отвечаете не тому человеку. Однако с помощью Outlook вы можете предотвратить такие ситуации, используя функцию отмены отправки. Чтобы использовать это, первое, что вам нужно сделать, это включить ее. Для этого откройте Outlook и перейдите в Настройки > Просмотреть все настройки Outlook. Здесь нажмите на Почта и выберите Создать и ответить. Теперь прокрутите вниз, чтобы найти Отмена отправки, и перетащите ползунок, чтобы установить минимальное время (в секундах) между отправкой сообщения и возможностью отменить его отправку. Наконец, нажмите Сохранить. После того как это будет настроено, и вы отправите электронное письмо кому-то, вы увидите опцию Отменить отправку в течение следующих 10 секунд. Чтобы отменить отправку, нажмите на кнопку.

5. Обрабатывайте входящие письма, устанавливая правила

Если ваш почтовый ящик забит множеством писем, вы можете установить правила для фильтрации входящих сообщений и поддержания порядка в вашем почтовом ящике. Для этого перейдите в Outlook > Настройки > Просмотреть все настройки Outlook. Отсюда нажмите на Почта и выберите Правила. Далее нажмите кнопку Добавить новое правило и дайте ему имя. Теперь выберите условие и действие для выбранного условия. Нажмите Сохранить.

Также на TechPP

8 лучших советов и хитростей Google Meet, чтобы использовать его как профессионалЧитать далее

6. Управляйте нежелательной почтой

Кроме установки правил, еще один способ избежать ненужных писем в вашем почтовом ящике — это заблокировать пользователя или домен, из которого они приходят. Для этого перейдите в Outlook и нажмите Настройки вверху. Далее нажмите на Просмотреть все настройки Outlook, выберите Почта и нажмите на Нежелательная почта. В правой панели нажмите кнопку Добавить под Заблокированные отправители и домены, чтобы добавить адрес электронной почты или домен, от которого вы хотите прекратить получать письма. Наконец, нажмите Сохранить. Аналогично, чтобы убедиться, что вы не пропустите письмо от человека или домена, нажмите кнопку Добавить под Безопасные отправители и домены и добавьте адрес электронной почты или имя домена.

7. Установите адрес по умолчанию

Когда вы подключаете более одного аккаунта к Outlook, у вас есть возможность выбрать основной адрес электронной почты, с которого вы хотите отправлять письма по умолчанию. Чтобы установить адрес электронной почты по умолчанию, откройте Outlook и нажмите на иконку Настройки в правом верхнем углу. Отсюда выберите Просмотреть все настройки Outlook и нажмите на Почта. Далее выберите Синхронизировать почту, и в окне справа прокрутите вниз, чтобы найти Установить адрес отправителя по умолчанию. Теперь нажмите на кнопку выпадающего списка и выберите адрес электронной почты, который вы хотите установить в качестве адреса отправителя по умолчанию, и нажмите Сохранить.

8. Отправьте письмо нескольким людям

Если вам нужно отправить сообщения нескольким людям одновременно, Outlook позволяет вам сделать это с помощью Групп. Для этого перейдите в Microsoft Outlook и нажмите кнопку Новая группа в левой панели. В всплывающем окне дайте вашей группе имя и описание, и нажмите Создать. Теперь на следующем экране введите имя или адрес электронной почты участников, которых вы хотите добавить в группу, и нажмите Добавить. После этого вы сможете легко отправлять сообщения всем участникам группы одновременно.

Также на TechPP

Топ 15 советов и хитростей Microsoft Teams, которые вы должны знатьЧитать далее

9. Поделитесь календарем

Outlook поставляется с встроенным календарем, который помогает вам следить за вашим расписанием и предстоящими событиями. Когда вы добавляете событие, оно отмечается в календаре, и вы получаете уведомление об этом в зависимости от ваших установленных предпочтений. Затем вы можете поделиться календарем с другими людьми, чтобы позволить им просматривать или изменять запись. Для этого перейдите в Outlook и нажмите на иконку Календарь в левой панели. Отсюда нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу (рядом с Печать), и в всплывающем окне введите имя человека или его адрес электронной почты. Далее, когда вас попросят предоставить разрешения — вы можете либо разрешить им просматривать все детали, либо редактировать. После завершения нажмите Поделиться.

10. Настройте действия

Microsoft предоставляет быстрые действия в Outlook, которые появляются рядом с человеком или электронной почтой, чтобы помочь вам выполнять быстрые действия мгновенно. Чтобы добавить к этому, сервис также позволяет вам настраивать эти действия и выбирать те, которые вы используете чаще всего. Чтобы настроить эти действия, откройте Outlook и перейдите в Настройки > Просмотреть все настройки Outlook. Теперь выберите Почта и нажмите на Настроить действия. В правом окне отметьте флажком действия, которые вы хотите видеть для Быстрых действий и Поверхности сообщений. Наконец, нажмите Сохранить.

Это некоторые советы и хитрости, которые вы можете использовать, чтобы максимально эффективно использовать Microsoft Outlook. Обратите внимание, что есть несколько других функций и советов, доступных на платной подписке Outlook. Однако, поскольку многие пользователи используют Microsoft Outlook в качестве своего предпочтительного почтового сервиса, эта статья охватывает функции, доступные в бесплатной версии Outlook. Если вы нашли это полезным, подумайте о том, чтобы поделиться этим с друзьями и семьей.