15+ лучших функций Google Docs, которые должен знать каждый пользователь

Google Docs — популярный текстовый процессор среди писателей. Он является частью набора инструментов Google Docs Editor, который включает такие сервисы, как Google Sheets, Google Slides и т. д., и полностью бесплатен в использовании.

Если вы писатель или ваша работа требует создания или редактирования множества документов, то Google Docs, вероятно, лучший сервис для вас. Что отличает Docs от других текстовых процессоров, так это его обширный набор функций, который включает такие возможности, как совместная работа, проверка орфографии и грамматики, встроенный словарь и интегрированный инструмент для исследований, чтобы назвать лишь некоторые.

Советы и хитрости Google Docs

Если вы уже некоторое время являетесь пользователем Google Docs или только начинаете с ним работать, вот список лучших функций Google Docs, о которых вы должны знать и которые стоит начать использовать, чтобы получить максимальную отдачу от сервиса.

1. Шаблоны для более быстрого создания документов

Google предлагает приличный выбор шаблонов для различных типов документов в Docs. Так что во все те моменты, когда вы не можете придумать идеи для форматирования вашего документа, вы можете выбрать один из этих шаблонов, чтобы начать.

Следуйте этим шагам, чтобы найти и использовать шаблон в Docs:

1. На главной странице Google Docs наведите курсор на значок плюса и выберите опцию Выбрать шаблон.
2. В Галерее шаблонов прокрутите страницу, чтобы просмотреть различные категории документов.
   
3. Нажмите на понравившийся шаблон в этом списке, чтобы открыть его.

Как только выбранный шаблон открыт, вы можете редактировать и изменять его в соответствии с вашими требованиями.

2. Содержание для облегчения навигации по документу

Содержание — это список всех разделов/заголовков в документе с соответствующими номерами страниц. Оно размещается прямо в начале документа и облегчает навигацию по его многочисленным разделам.

В Google Docs вы можете добавить содержание в ваш документ двумя способами: с номерами страниц и с синими ссылками. Если вы создаете документ с хорошо обозначенными номерами страниц, вы можете создать содержание с номерами страниц. В противном случае, если это не так — и вы хотите облегчить навигацию для читателя, предложив ему возможность кликнуть по ссылкам разделов, чтобы перейти к ним в документе — вы можете использовать синие ссылки.

Чтобы настроить один из этих вариантов в документе, вот что вам нужно сделать:

1. Заполните ваш документ содержимым и всеми разделами и их заголовками.
2. Нажмите на Вставка, наведите на Содержание и выберите тип списка.
   

В зависимости от того, какой вариант вы выберете, вы увидите содержание соответственно. В любой момент, если вы внесете изменения в ваш документ, наведите курсор на раздел содержания и нажмите на значок перезагрузки слева от него, чтобы обновить его.

3. Закладки для быстрого доступа / облегченной навигации

Похожим образом, как добавление содержания в ваши документы, закладки — это еще одна полезная функция в Google Docs, которая может помочь вам эффективно навигировать по документу.

Но это еще не все. Закладка элемента в документе также имеет еще одно преимущество: она может помочь вам установить ссылки внутри того же или других документов, чтобы было легче находить эти элементы в документе.

Вот как закладка элемента в Google Docs:

1. Выделите текст в документе, который вы хотите закладить.
2. Нажмите на Вставка и выберите Закладка. (Рядом с выделенным текстом появится синяя лента, указывающая на то, что он был закладирован.)
3. Выберите текст, который вы хотите связать с закладкой, так чтобы нажатие на него перенаправляло к закладированному элементу.
4. Нажмите на Вставка снова и выберите Ссылка.
5. Нажмите на закладированный элемент в списке. Он появится с иконкой закладки слева от него.
6. Нажмите Применить, чтобы сохранить закладку.
   

Теперь этот текст будет гиперссылкой на ваш закладированный элемент. Так что каждый раз, когда вы нажимаете на него, он перенаправит вас к позиции закладированного элемента в документе.

4. Офлайн-режим для написания без интернета

Хотя вы, вероятно, чаще работаете в Docs, когда вы онлайн, могут быть моменты, когда не будет интернет-соединения, или вы будете находиться в месте без интернета. В такие моменты вам нужен офлайн-режим в Docs, который позволяет создавать, просматривать или редактировать документы даже без интернета.

Офлайн-режим работает со всеми браузерами на основе Chromium. Вот как сделать документ доступным в офлайн-режиме:

1. Откройте документ, который вы хотите получить в офлайн-доступе.
2. Нажмите на Файл и выберите Сделать доступным офлайн.
   
3. Если вы еще не сделали этого, Docs попросит вас установить расширение Docs Offline в вашем браузере. Нажмите Установить.
4. После установки расширения вам будет предложено включить офлайн-доступ для всех файлов. Нажмите Включить, чтобы сделать это.

Теперь вы можете получить доступ и работать с этим документом, даже когда нет активного соединения. Когда вы захотите выйти из офлайн-режима, перейдите в Файл > Удалить офлайн-доступ.

5. Исследование для поиска информации во время написания

Часто, когда вы работаете над историей или проектом, который требует исследования различных тем в интернете, вам нужно будет открыть несколько вкладок браузера и постоянно переключаться между ними и Docs, что может стать неуправляемым.

Чтобы упростить это, Google предлагает встроенную функцию Исследование, которая позволяет вам исследовать темы в интернете, находить изображения и даже получать доступ к другим документам на вашем Google Drive прямо внутри Docs.

Теперь, когда вы хотите исследовать тему или найти изображение, чтобы прикрепить его к вашему документу онлайн, нажмите кнопку Исследовать внизу документа. Затем, когда появится раздел Исследовать (с правой стороны), нажмите на поле поиска, чтобы ввести ваш запрос, и нажмите Enter/возврат, чтобы выполнить поиск.

Как только Исследование найдет и вернет соответствующие результаты, нажмите на вкладку ВЕБ, ИЗОБРАЖЕНИЯ или ДИСК, чтобы отфильтровать результаты соответственно. Если это ссылка на статью, которую вы хотите просмотреть, нажмите на нее, чтобы открыть в новой вкладке. В случае изображения нажмите на значок плюса сверху, чтобы импортировать его в документ. И, наконец, чтобы получить доступ к документу, содержащему ваш поисковый запрос, нажмите на документ из списка.

6. Голосовой ввод для быстрого ввода текста

Голосовой ввод — это функция доступности, которая позволяет вам использовать ваш голос в качестве метода ввода для добавления текста в ваш документ Docs. В дополнение к вводу текста вы также можете использовать голосовой ввод для редактирования и форматирования документа.

Чтобы использовать эту функцию, все, что вам нужно, это браузер на основе Chromium. После этого вы можете следовать этим инструкциям для использования голосового ввода:

1. Откройте документ.
2. Нажмите на Инструменты > Голосовой ввод. В качестве альтернативы, нажмите клавиши Command + Shift + S или Ctrl + Shift + S на Mac и Windows соответственно, чтобы открыть окно голосового ввода.
3. Нажмите на значок микрофона в этом окне. Если вы используете голосовой ввод в первый раз, вам нужно будет предоставить Docs доступ к вашему микрофону. Нажмите Разрешить в появившемся запросе на разрешение, чтобы сделать это.
   
4. Теперь начните диктовать текст вашему компьютеру. Убедитесь, что вы поддерживаете разумный темп и четкое произношение, когда диктуете текст. Проговорите названия знаков препинания, чтобы добавить их в ваш документ.
5. Как только вы закончите ввод текста, снова нажмите на значок микрофона.

Посмотрите документацию Google по голосовому вводу, чтобы узнать больше.

7. Личный словарь для слов, не входящих в словарь

Google Docs имеет встроенный инструмент проверки орфографии, который обеспечивает отсутствие опечаток в ваших документах. Хотя эта функция работает нормально, и словарь за редким исключением не выделяет слова как неправильные, он иногда может отметить определенные сленговые или названия компаний как ошибочные.

К счастью, Google Docs предлагает режим личного словаря, который позволяет вам добавлять такие слова в ваш собственный словарь, чтобы они больше не выделялись как ошибочные.

Следуйте этим шагам, чтобы добавить слово в ваш личный словарь:

1. Выделите слово, выделенное как ошибочное в вашем документе.
2. Нажмите на три точки в всплывающем окне и выберите Добавить X в словарь, где X — это слово, которое вы хотите добавить в словарь.

8. Замены для экономии нажатий клавиш

Замены, эквивалентные замене текста, — это функция Docs, которая позволяет вам вводить сложные символы и устанавливать триггеры для длинных слов/строк, чтобы эффективно вводить их в документ. Это по сути пара триггерного ключа и их заменяющего текста, при этом ввод функции автоматически определяет триггер, когда вы его вводите, и заменяет его на заменяющий текст.

Вот как использовать замены в Docs:

1. Нажмите на Инструменты > Настройки.
2. Нажмите на вкладку Замены.
3. Здесь установите флажок для Автоматической замены.
4. Нажмите ОК.

По умолчанию в Docs уже есть множество пар триггеров и замен. Вы можете использовать их, а также создать свои собственные, как это:

1. На вкладке Замены нажмите на верхнее поле под Заменить и добавьте ваше триггерное слово.
2. Аналогично, нажмите на поле под На и добавьте заменяющий текст там.

Например, настройка замены для ‘ttyl’, которая заменяет его на его более длинную форму, ‘Talk to you later.’

9. Словарь для быстрого поиска определения

Иногда, работая над документом, вы можете почувствовать неуверенность в том, подойдет ли слово, которое вы собираетесь использовать в вашем тексте, к контексту. Хотя вы можете найти определение этого слова, открыв новую вкладку, это не самый эффективный подход.

В качестве альтернативы Google предлагает встроенный словарь в Docs, который делает поиск слова действительно простым. Следуйте этим шагам, чтобы использовать его:

1. Выделите и выделите слово, которое вы хотите определить в документе.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на слове и выберите Определить. Или выделите слово и нажмите сочетание клавиш Control + Shift + Y или Command + Shift + Y.

Окно Словарь появится справа от документа. Здесь вы можете найти значение слова вместе с несколькими другими деталями, такими как синонимы.

Также на TechPP

15+ лучших функций Google Docs, которые должен знать каждый пользовательЧитать далее

10. Режим предложений для предложения ценных правок

Совместная работа — это удобная функция Google Docs, которая позволяет вам работать над документом с другими, так что обе стороны могут вносить изменения и видеть изменения в документе в реальном времени. Хотя это работает хорошо, иногда вы можете просто захотеть предложить правку, не внося фактические изменения в документ.

Режим предложений здесь очень полезен. Он позволяет вам предлагать свои правки владельцу документа, чтобы он мог просмотреть их и внести изменения в оригинальный документ соответственно.

Чтобы использовать режим предложений, с открытым документом нажмите на значок ручки на панели инструментов и выберите Предложение из меню. Если у вас нет доступа для редактирования, нажмите на Запросить доступ для редактирования.

Как только вам будет предоставлен доступ, начните редактировать документ, чтобы предложить свои правки/изменения. Все ваши правки будут отображаться в новом цвете в документе. Если вы хотите добавить детали к вашим предложениям, щелкните по ним и введите комментарий. Нажмите Ответить, чтобы сохранить его.

Как только вы это сделаете, владелец файла получит электронное письмо о ваших предложениях, которое он затем сможет открыть, чтобы просмотреть ваши предложенные правки.

11. Электронная подпись для виртуальной подписи документа

Docs не ограничивается только повседневным написанием, и его выбор шаблонов является тому подтверждением. Например, вы можете использовать Docs для написания делового письма, проектного предложения и коммерческого предложения, среди прочего.

Таким образом, некоторые из этих случаев использования могут потребовать от вас электронной подписи документа. Google Docs имеет встроенный режим рисования, который делает это возможным.

Чтобы электронно подписать документ, откройте его и перейдите в Вставка > Рисование > Добавить новое. Нажмите на выпадающее меню рядом с Линия и выберите Каляка-маляка. Начните рисовать свою подпись с помощью трекпада и нажмите Сохранить и закрыть.

Наконец, измените размер подписи и переместите ее в область подписи.

12. История версий для отслеживания изменений

История версий — это очень полезная функция Docs, которая позволяет вам узнать дату создания документа, а также просмотреть все правки и изменения, которые он претерпел со временем. Таким образом, если вам не нравятся какие-либо изменения, вы можете просто отменить их и вернуться к любой предыдущей версии.

Следуйте этим шагам, чтобы просмотреть историю версий:

1. Нажмите на Файл и выберите История версий > Просмотреть историю версий.
   
2. Окно История версий появится справа от документа.
3. Нажмите на версию, чтобы просмотреть все ее детали.
   
4. Чтобы восстановить версию, нажмите на три точки и выберите Восстановить эту версию.

13. Перевод для быстрого перевода

Неважно, над каким документом вы работаете в Docs, необходимость перевести текст с одного языка на другой может возникнуть в любое время. К счастью, Google предлагает встроенный переводчик внутри Google Docs, который делает перевод текста/документов чрезвычайно простым.

Вот как использовать перевод в Docs:

1. Откройте документ, который вы хотите перевести.
2. Нажмите на Инструменты и выберите Перевести документ.
3. Добавьте имя для этого переведенного документа и выберите язык, на который вы хотите его перевести.
4. Нажмите Перевести, чтобы начать перевод.

14. Найти и заменить для более быстрого редактирования

Во все те моменты, когда вы хотите заменить несколько вхождений слова в вашем документе, функция найти и заменить может оказаться очень полезной. Как следует из названия, она позволяет вам заменить все вхождения слова в документе на его замену.

Чтобы использовать функцию найти и заменить, выберите Правка > Найти и заменить. В качестве альтернативы, нажмите Control + Shift + H или Command + Shift + H. В окне Найти и заменить введите слово, которое вы хотите заменить, рядом с полем Найти, и его замену рядом с Заменить на.

Наконец, нажмите Заменить все, чтобы выполнить ваше действие.

15. Дополнения для расширения функциональности Docs

Хотя Docs имеет довольно впечатляющий набор встроенных функций, он также предлагает дополнения, которые еще больше расширяют его функциональность. Интеграция хранения Box и проверки грамматики Grammarly — это пара из множества ценных дополнений, которые вы можете добавить в Docs.

Вот как добавить дополнение в Docs:

1. Нажмите на Расширения > Дополнения.
2. Выберите Получить дополнения из меню.
3. В Google Workspace Marketplace найдите дополнение, которое вы хотите добавить.
   
4. Нажмите на кнопку Установить на следующем экране, чтобы добавить его в Docs.

16. Настройки страницы для пользовательских документов

По умолчанию любой документ, который вы создаете в Docs, использует размер бумаги letter в портретной ориентации с установленным значением для всех его полей. Однако могут быть моменты, когда эта настройка не подойдет для требований вашего документа.

В такие моменты Google позволяет вам изменять настройки страницы. Вот как это сделать:

1. С открытым документом, к которому вы хотите применить настройки страницы, нажмите на Файл > Настройки страницы.
2. Нажмите на вкладку Страницы в окне Настройки страницы.
3. Нажмите на настройку, которую вы хотите изменить, и выберите соответствующий вариант для нее в соответствии с вашими требованиями.
   
4. Нажмите ОК, чтобы применить изменения.
5. Чтобы установить значения по умолчанию, нажмите Установить как значение по умолчанию.

17. Безстраничный формат для документов с непрерывной прокруткой

Изменение настроек страницы полезно, когда вы хотите изменить такие элементы, как ориентация, заголовки, нижние колонтитулы, номера страниц и многое другое. Тем не менее, это включает разрывы страниц, которые могут быть нежелательны для вас, если вы планируете использовать широкие изображения и таблицы в ваших документах.

Вот где безстраничный формат оказывается полезным. Он превращает документ в альбомную ориентацию и устраняет разрывы страниц, в результате чего получается непрерывный документ без разрывов, который легко читать и печатать.

Следуйте этим шагам, чтобы сделать документ безстраничным:

1. Откройте документ, который вы хотите сделать безстраничным.
2. Нажмите на Файл > Настройки страницы.
3. Нажмите на вкладку Безстраничный в окне Настройки страницы.
   
4. Если вы хотите изменить цвет фона для документа, нажмите на кнопку под Цвет фона и выберите цвет.
5. Нажмите ОК, чтобы сделать ваш документ безстраничным.

18. Сравнение документов для просмотра изменений и выявления дубликатов

Если вы работаете в Docs, могут быть моменты, когда у вас может оказаться более одной копии документа в вашей учетной записи. Поскольку это может привести к путанице, лучше всего сравнить эти документы, чтобы выявить дубликат.

Docs позволяет вам сделать это очень легко, как показано ниже:

1. Откройте один документ и нажмите на Инструменты > Сравнить документы.
2. В диалоговом окне Сравнить документы нажмите на кнопку под Выбрать документ для сравнения и выберите документ, который вы хотите сравнить.
3. В поле Приписать различия к укажите пользователя, чье имя появится в выходном файле как автор предложенных правок.
   
4. Нажмите Сравнить.

Docs теперь создаст новый документ, показывающий все изменения между двумя документами.

19. Умные чипы для быстрого добавления элементов на страницу

Умные чипы — это функция Docs, которая позволяет вам использовать символ @, чтобы быстро вставлять элементы в ваш документ. Эти элементы могут быть чем угодно, от изображения или таблицы до людей, заголовков и строительных блоков (дорожная карта продукта, трекер отзывов).

Следуйте этим шагам, чтобы добавить любой из этих элементов в ваш документ:

1. Откройте документ, в который вы хотите вставить любой из этих элементов.
2. Наберите @, и когда появится меню Умные чипы, выберите элемент из списка, чтобы вставить его в документ.
   
3. В зависимости от добавленного элемента вы теперь можете заполнить его соответствующей информацией.

20. Выпадающее меню для предоставления нескольких вариантов ввода

Выпадающее меню — это эффективный способ получения ввода от пользователей. Оно гарантирует, что нет неправильных или недопустимых записей из-за человеческой ошибки. Не только это, но поскольку выпадающее меню содержит все свои варианты внутри себя, вы можете добавить несколько из них, не занимая много места.

Google Docs позволяет вам добавлять выпадающие меню в ваш документ как с предустановленными, так и с пользовательскими вариантами. Вот как их добавить:

1. Перейдите к документу, в который вы хотите добавить выпадающее меню.
2. Нажмите на Вставка > Выпадающее меню и выберите вариант либо под ВЫПАДАЮЩИЕ МЕНЮ ДОКУМЕНТА, либо под ПРЕДУСТАНОВЛЕННЫЕ ВЫПАДАЮЩИЕ МЕНЮ, в зависимости от того, хотите ли вы использовать предустановленное или пользовательское выпадающее меню.
   
3. В случае пользовательского выпадающего меню вы получите диалоговое окно на следующей странице, где вы можете назвать это меню и добавить варианты меню, которые вы хотите иметь в вашем выпадающем меню. Нажмите Сохранить, чтобы сохранить это меню и добавить его в документ.

Получите больше от Google Docs

Google Docs — один из самых функциональных, но при этом простых в использовании текстовых процессоров. Он позволяет вам создавать и работать с различными документами, а также дает вам возможность сотрудничать с другими, все это бесплатно.

Мы надеемся, что этот гид познакомит вас со многими ценными функциями Google Docs, чтобы вы могли начать использовать их в своем рабочем процессе и получить от него максимальную отдачу.

Дополнительное чтение:

• 50+ лучших сочетаний клавиш Google Docs для ПК и Mac
• Как создать блок-схему в Google Docs
• Используете Google Docs для написания? Десять советов, чтобы ускорить процесс!
• Как импортировать документ Google Docs в Google Sheets
• Как использовать дополнения в Google Docs

Часто задаваемые вопросы о функциях Google Docs

Каковы 3 преимущества использования Google Docs?

Google Docs предлагает много преимуществ по сравнению с другими текстовыми процессорами. Но если нас попросят выбрать три лучших, мы скажем, что следующие являются наиболее заметными преимуществами Docs:

• Простота использования
• Бесплатно
• Офлайн-доступ

Какой формат использует Google Docs?

С помощью Google Docs вы можете открывать и сохранять документы в множестве различных форматов: OpenDocument, Rich Text Format, Unicode, сжатый HTML и Microsoft Word. Кроме того, у вас также есть несколько вариантов экспорта, таких как PDF и EPUB.

Какой лучший формат для отправки документа?

PDF, сокращенно от Portable Document Format, вероятно, является лучшим форматом для отправки документов. Он универсально совместим, универсален и доступен на широком спектре устройств и сервисов. Еще одной важной причиной, почему PDF предпочитается другим форматам, является надежность: PDF всегда будет отображать свои данные так, как они были написаны, независимо от того, какой сервис вы используете для их просмотра.

Наконец, документ PDF предлагает лучшую безопасность, чем другие форматы документов, поскольку вы можете защитить его с помощью пароля, что ограничивает его доступ и гарантирует, что его данные останутся конфиденциальными.

Каковы преимущества использования Google Docs?

Существует множество преимуществ использования Google Docs:

1. Доступность и сотрудничество
2. Полная совместимость с Microsoft Office
3. Контроль версий
4. Гибкость для импорта и экспорта в желаемых форматах
5. Легкость в изучении и использовании
6. Автоматическое сохранение документов
7. Дополнительная функциональность с помощью расширений Chrome
8. БЕСПЛАТНО для использования!

** Каковы преимущества Google Docs для студентов?

Существует несколько преимуществ Google Docs, если вы студент:

1. Он БЕСПЛАТЕН для использования!
2. Документы доступны из любого места - дома или в школе
3. История версий помогает восстанавливать нежелательные удаления
4. Автоматическое сохранение документов
5. Офлайн-режим работы
6. Совместная работа в реальном времени с друзьями
7. Голосовой ввод вместо написания
8. Большее количество стилей шрифтов, чем в Microsoft Word, что помогает в проектных отчетах