Обзор ContractZen: управление контрактами и цифровое управление стало проще

Учитывая постоянно растущую конкуренцию между компаниями, легко увидеть огромное давление, с которым сталкиваются корпоративные руководители, особенно когда речь идет об управлении контрактами и цифровом управлении.

Во многих случаях это может привести к потере производительности или неправильному обращению с важными данными. Это обычно происходит, когда важные документы компании не хранятся в централизованных местах, и лица, принимающие решения в компании (такие как руководители и совет директоров), не имеют доступа к информации и документам, которые им нужны, когда они им нужны.

Компании нуждаются в решении для цифрового управления, которое способно соответствовать корпоративному управлению файлами и предлагает инструменты, позволяющие пользователям безопасно хранить и делиться критически важными бизнес-документами в безопасном, централизованном месте.

В этом посте мы рассмотрим, как ContractZen позволяет руководителям и членам совета директоров улучшить управление контрактами и хранить важные бизнес-документы безопасным и эффективным способом.

Содержание

• Что такое ContractZen?
• Оптимизация управления контрактами внутри организации
• Используйте полностью цифровой современный портал для встреч
• Быстро подписывайте документы с помощью электронных подписей
• Цены
• Заключение

Что такое ContractZen?

Основанная в 2014 году, ContractZen — это облачный сервис B2B, который предлагает универсальный цифровой центр для корпоративного управления.

Вот краткий обзор функций, предлагаемых ContractZen:

• Управление контрактами. Позволяет загружать, хранить и управлять контрактами из централизованного места.

• Управление встречами. Вы можете легко планировать встречи, обсуждать повестку дня и цифровым образом управлять всем процессом встречи.

• Датараумы. Предлагает безопасные виртуальные датараумы для аудиторских ситуаций, где пользователи могут делиться документами с клиентами или другими людьми вне организации, например, для финансовых и налоговых аудитов.

• Электронные подписи. Позволяет быстро и безопасно подписывать документы с помощью интегрированных решений для электронной подписи.

Оптимизация управления контрактами внутри организации

Когда дело доходит до юридических вопросов, дилемма контроля и скорости значительно усугубляется отсутствием видимости в контрактах. Подумайте об этом так: если вы не можете получить доступ к важным документам компании, у вас будет меньше контроля над такими ситуациями, как слияния и поглощения.

Это серьезная проблема, потому что контракты включают условия обмена ценностями, поэтому, если вы не можете гарантировать правильную стоимость для соглашений, ваша компания может потерять много денег.

Для начала, лучшая видимость в контрактах позволяет вам предотвращать истечение сроков контрактов и следить за продлениями. Разные отделы компании работают вместе, чтобы убедиться, что все необходимые шаги соблюдаются в процессе управления контрактами.

Управление контрактами становится еще более сложным, если учитывать такие факторы, как несколько офисов, языки и часовые пояса. Кроме того, ручное управление контрактами может привести к человеческим ошибкам, задержкам в циклах контрактов и ограниченному контролю над процессом контрактации.

Вот почему для компании жизненно важно иметь возможность централизованно контролировать и отслеживать изменения в реальном времени. Автоматизируя действия по управлению контрактами, компании могут предотвратить образование информационных силосов, улучшить контроль и значительно сократить время создания контрактов.

Инструмент перетаскивания ContractZen позволяет вам быстро импортировать несколько файлов (включая существующие документы) в облачное решение сразу. Он также позволяет вам отправлять документы по электронной почте, что делает процесс невероятно простым для компаний, которые работают удаленно, имеют филиалы в нескольких местах или получают электронные письма с вложениями, которые необходимо импортировать непосредственно в платформу управления контрактами.

С помощью ContractZen вы можете установить автоматические напоминания по электронной почте о контрактах, информируя членов команды о важных предстоящих датах. Он поставляется с встроенной системой тегирования метаданных, которая создает динамические папки, позволяя вам быстро искать и получать доступ к вашим контрактам.

Реализация хранения на основе метаданных ContractZen позволяет вам организовывать документы на основе типа информации, которую они содержат.

Вы сможете использовать визуальное тегирование контрактов для установки метаданных и быстрого поиска контракта, который вы ищете. Например, если вы храните разные типы контрактов — такие как лицензии, NDA и аренда — вы можете создать отдельный тег для каждого из них.

Организация документов на основе метаданных также помогает вам легко получать доступ ко всем связанным документам, а не только к контрактам. Как только ваши документы организованы по тегам метаданных, вы можете связывать связанные документы несколькими способами.

В результате ваши члены команды не будут вынуждены придумывать способ логической организации документов. Также стоит упомянуть, что с помощью ContractZen пользователи могут оставлять комментарии к файлам и общаться друг с другом по поводу различных документов, а не просматривать десятки цепочек электронных писем.

Используйте полностью цифровой современный портал для встреч

ContractZen позволяет вам цифровым образом управлять продажами, заседаниями совета и исполнительными встречами, что увеличивает производительность труда. Это полезно для всех типов корпоративных сценариев встреч, будь то ежегодное собрание акционеров или простая демонстрация продукта.

Его портал для встреч дает вам доступ к полностью цифровому процессу встречи, который заботится обо всем — от планирования встречи до подписания контрактов и документов. Вы сможете быстро создавать повестки дня и протоколы встреч. ContractZen также поставляется с инструментом обзора, который позволяет вам собирать отзывы участников.

Кроме того, он включает в себя мощный встроенный планировщик встреч, который заботится о поиске подходящих слотов для планирования встреч. Таким образом, вам не нужно использовать отдельный инструмент для планирования корпоративных встреч. Он также позволяет вам отправлять приглашения на встречи одним щелчком мыши и автоматизировать напоминания по электронной почте.

ContractZen позволяет вам создавать, приоритизировать и отслеживать задачи и обязательства после их согласования на встречах. Вы можете легко делиться повесткой дня встречи и другими материалами с членами вашей команды безопасным образом.

Вот некоторые из основных преимуществ полностью цифровой платформы для встреч для руководителей и членов совета директоров:

2. Легко находить и планировать время встречи, которое подходит всем заинтересованным сторонам

3. Позволяет совету проводить внутренние обсуждения

4. Безопасно делиться повесткой дня встречи и материалами

5. Предлагает инструменты, которые упрощают работу членов совета (например, MeetingBook с личными инструментами комментариев и аннотаций)

6. Вести протоколы встреч непосредственно в портале

7. Легко организовать круг комментариев для проекта протокола встреч

8. Легко отслеживать задачи, согласованные во время встреч

9. Эффективные и всеобъемлющие возможности поиска

Используя ContractZen, руководители и члены совета директоров могут легко отмечать обсуждаемые вопросы ключевыми словами (тегами), помогая пользователям отслеживать процесс принятия решений задним числом.

Быстро подписывайте документы с помощью электронных подписей

Вот некоторые причины, почему важно, чтобы руководители получали документы, подписанные в электронном виде:

• Это проще, быстрее и безопаснее. Клиенты смогут подписывать документы в электронном виде, тем самым улучшая процесс покупки и помогая вам продавать больше. Полностью цифровая система подписания также помогает руководству или членам совета быстро и безопасно подписывать протоколы встреч.

• Заключайте сделки быстрее. Электронная подпись позволяет вам завершать сделки, не давая конкурентам второго шанса. Другими словами, как только сделка подписана, вы можете быть уверены, что вы обеспечили продажу.

• Это можно сделать на ходу. Цифровая подпись означает, что вы можете использовать свой телефон или планшет вместо ручки и бумаги. Таким образом, даже если у вашего клиента нет времени распечатать и подписать, он все равно сможет подписать на мобильном устройстве.

ContractZen позволяет вам подключить вашу систему электронной подписи к вашему центру управления контрактами. Таким образом, вы сможете легко отправлять документы на подпись и отслеживать их прогресс с момента отправки до момента, когда они будут подписаны и сохранены в вашем аккаунте.

Он интегрируется с несколькими сервисами электронной подписи, а именно Assently, DocuSign, SignHere и Adobe Sign. Кроме того, виртуальные датараумы ContractZen, финансовое администрирование, портал совета и функции управления встречами также поддерживают интеграции с электронной подписью.

ContractZen предлагает полнотекстовый поиск с возможностями OCR. Когда документ загружается в ContractZen, он преобразуется в текстовую, доступную для поиска информацию. В результате вы сможете просто искать то, что вам нужно, вместо того чтобы просматривать весь документ. Система тегирования метаданных для подписания и управления документами также работает аналогичным образом.

Цены

Вы можете начать использовать ContractZen по доступной цене 9,50 долларов США за пользователя в месяц (оплата ежегодно), что включает:

• Управление контрактами

• Управление встречами

• Финансовые и административные документы

• Реестр компаний

• Виртуальный датараум

• Электронная подпись

• 50 ГБ дискового пространства

• Неограниченное количество контрактов

ContractZen также предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию для всех клиентов. И если у вас более 50 пользователей в команде, вы можете запросить предложение. Компания также предлагает скидки для подходящих некоммерческих организаций.

Заключение

ContractZen может помочь руководителям и членам совета директоров улучшить рабочие процессы управления контрактами и безопасно делиться и хранить критически важные документы. Он поставляется с полезными функциями, такими как электронная подпись, полностью цифровое управление встречами, управление контрактами и автоматические напоминания по электронной почте.

Какие функции вы ищете в инструменте управления контрактами? Дайте нам знать, оставив комментарий ниже.