Архив Gmail против Удаления: В чем разница и когда их использовать

Освоение Gmail — это одно из основных навыков, которые вы должны приобрести, так как это значительно упрощает управление вашим рабочим процессом. С множеством советов и хитростей, вам следует сначала разобраться с простыми вещами. Один из таких аспектов — архивирование или удаление электронной почты, что большинство людей склонны путать.

Если вы не знаете, куда ушло письмо после его архивирования, или не уверены, когда следует удалить письмо вместо его архивирования, оставайтесь с нами, пока мы подробно исследуем архив Gmail против удаления. Давайте начнем!

Что делает архивирование электронной почты?

Для начала, что делает архивирование электронной почты? Если вы когда-либо случайно архивировали письмо на своем телефоне благодаря предустановленным жестам, вы знаете, что оно исчезает из входящих. Архивирование делает именно это, но письмо помещается в Все письма вместо того, чтобы исчезнуть. То же самое происходит, когда вы архивируете письмо на компьютере.

Основная цель архивирования чего-либо — убрать это из основной секции, но все же сохранить его где-то для будущего обращения. В этом случае архивирование электронной почты удалит ее из вашего основного почтового ящика и поместит туда, где находятся все ваши письма. Основное преимущество этого действия — это упрощение вашего почтового ящика и сосредоточение на более приоритетных письмах.

Более того, если вы задаетесь вопросом, что происходит с архивированными письмами, когда приходит последующее письмо или ответ, оно возвращается в ваш основной почтовый ящик, чтобы вы могли быть в курсе. Итак, вот как вы можете архивировать письмо на своем смартфоне или ПК —

Для смартфонов

1. Откройте приложение Gmail на своем смартфоне.
2. Долгое нажатие на письмо, которое вы хотите архивировать. Вы можете выбрать несколько писем, если хотите.
3. Нажмите на кнопку архивирования в верхнем меню, как показано на картинке ниже.
4. Кроме того, если вы не изменяли функции жестов, вы можете провести влево или вправо по любому письму и отпустить палец, чтобы автоматически архивировать письмо.
   

Следуйте приведенным ниже шагам, чтобы получить доступ к вашим архивированным письмам или разархивировать их.

1. Откройте приложение Gmail на своем смартфоне.
2. Нажмите на иконку гамбургера (☰) в верхнем левом углу.
3. Прокрутите вниз и выберите Все письма. Вы найдете свои архивированные письма вместе со всеми другими письмами, присутствующими в вашем почтовом ящике.
4. Если вы хотите разархивировать письмо, долгое нажатие на него и нажмите на иконку меню (⁝) в верхнем правом углу.
5. Нажмите на Переместить в папку «Входящие», чтобы разархивировать выбранное письмо.
   

Для настольных ПК

1. Получите доступ к вашему входящему ящику Gmail, посетив здесь.
2. Выберите флажок рядом с письмами, которые вы хотите архивировать.
3. Нажмите на опцию архивирования на панели инструментов, как показано ниже.
   

Чтобы получить доступ к вашим архивированным письмам —

1. Получите доступ к вашему входящему ящику Gmail, посетив здесь.
2. Выберите выпадающее меню на левой стороне вашего почтового ящика.
3. Введите Все письма, где вы можете найти все ваши архивированные письма.
   
4. Выберите флажок рядом с письмами, которые вы хотите разархивировать, и нажмите на Переместить в папку «Входящие», как показано ниже.
   

Кроме того, вы также можете создать фильтры для автоматического архивирования письма. Для этого,

1. Получите доступ к вашему входящему ящику Gmail, посетив здесь.
2. Выберите иконку настроек на верхней панели инструментов и нажмите на Посмотреть все настройки.
   
3. Переключитесь на Фильтры и заблокированные адреса в верхней панели и выберите Создать новый фильтр.
   
4. Заполните параметры по вашему усмотрению. Вы можете добавить адрес электронной почты отправителя, размер вложения или конкретные слова, которые активируют фильтр. Нажмите на Создать фильтр после заполнения необходимых параметров.
   
5. Выберите Пропустить папку «Входящие» (архивировать) в следующем диалоговом окне.
   

Что делает удаление электронной почты?

Нет никаких бонусов за угадывание — удаление электронной почты делает именно то, что подразумевает, но немного иначе. Хотя вы, возможно, уже это знаете, удаление электронной почты не избавляет от нее мгновенно. Вместо этого оно помещает письмо в корзину и удаляется через 30 дней. Так что не паникуйте в следующий раз, когда случайно нажмете кнопку удаления.

Пока письмо находится в корзине, вы можете восстановить его одним нажатием кнопки. К сожалению, обратное невозможно, если у вас нет резервной копии всех ваших писем, что не так уж и много людей делают. Тем не менее, вот как вы можете удалить письмо на своем смартфоне или настольном ПК —

Для смартфонов

1. Откройте приложение Gmail на своем смартфоне.
2. Долгое нажатие на письмо, которое вы хотите удалить. Вы можете выбрать несколько писем, если хотите.
3. Нажмите на иконку корзины на верхней панели инструментов.
   

Вы также можете настроить функции жестов для удаления письма одним движением пальца. Вот как вы можете настроить действия жестов в мобильном приложении Gmail —

1. Откройте приложение Gmail на своем смартфоне.
2. Нажмите на иконку гамбургера (☰) в верхнем левом углу.
3. Прокрутите вниз и перейдите в Настройки.
4. Выберите Общие настройки на следующей странице.
5. Прокрутите вниз и нажмите на Действия при проведении по электронной почте.
6. Вы можете настроить жесты влево и вправо, нажав на Изменить рядом с ними.
   

Чтобы получить доступ к корзине для восстановления или удаления письма навсегда, вот что вам нужно сделать —

1. Откройте приложение Gmail на своем смартфоне.
2. Нажмите на иконку гамбургера (☰) в верхнем левом углу.
3. Прокрутите вниз и выберите Корзина.
4. Долгое нажатие на письмо, которое вы хотите восстановить, и нажмите на иконку меню (⁝) в верхнем правом углу.
5. Нажмите на Переместить в в выпадающем меню.
6. Переместите письмо в любое место по вашему выбору, чтобы восстановить его.
7. Чтобы навсегда удалить все письма, находящиеся в корзине, нажмите на Очистить корзину сейчас.
   

Для настольных ПК

1. Получите доступ к вашему входящему ящику Gmail, посетив здесь.
2. Выберите флажок рядом с письмами, которые вы хотите удалить.
3. Нажмите на иконку корзины на панели инструментов, как показано ниже. В качестве альтернативы, вы также можете выбрать иконку корзины рядом с соответствующим письмом, чтобы быстро удалить его.
   

Чтобы получить доступ к вашим удаленным письмам для восстановления или их окончательного удаления,

1. Получите доступ к вашему входящему ящику Gmail, посетив здесь.
2. Выберите выпадающее меню на левой стороне вашего почтового ящика.
3. Введите Корзина из меню, где вы можете найти все ваши удаленные письма.
   
4. Выберите флажок рядом с письмами, которые вы хотите удалить или восстановить.
5. Чтобы восстановить выбранное письмо, выберите иконку Переместить в, как показано ниже, и нажмите на любое место по вашему выбору.
   
6. Чтобы удалить выбранное письмо, выберите Удалить навсегда на панели инструментов вверху. В качестве альтернативы, вы можете нажать на Очистить корзину сейчас, чтобы немедленно очистить корзину.
   

Кроме того, вы также можете создать фильтр для удаления письма до того, как вы его увидите. Процесс создания фильтров для удаления входящего письма такой же, как и упомянутый выше для архивирования письма. Единственное изменение — выбрать Удалить на последнем шаге вместо Пропустить папку «Входящие» (архивировать).

Архивировать против Удалить: Что вам делать?

Чтобы ответить на вопрос, архивирование и удаление имеют разные случаи использования, так что вы не можете полагаться на одно действие целиком. По нашим рекомендациям, лучше архивировать письмо, если вы чувствуете, что оно может понадобиться в будущем. Это может быть письмо, от которого вы ожидаете получить ответ в будущем, официальные письма, которые вы считаете необходимыми для будущего обращения, письма с важными вложениями или для систематизации вашего основного почтового ящика. Во всех этих случаях архивирование имеет гораздо больше смысла, чем удаление.

Удаление тоже имеет свои шансы, и вот его случаи использования. Поскольку нет возврата, если вы удалите письмо, вы должны сделать этот шаг только в том случае, если письмо совершенно избыточно. Например, спам-сообщения, рекламные письма и другие подобные письма следует удалять сразу. Удаление писем также является лучшим способом очистить беспорядок и освободить место для новых писем. Удаление — один из самых эффективных способов освободить место для хранения в вашей учетной записи Google и должно применяться время от времени для старых писем.

Лучше управляйте своим почтовым ящиком

Теперь, когда вы знаете все о архивировании и удалении электронной почты, вы, надеемся, сможете лучше организовать свой почтовый ящик. В качестве правила, если письмо важно, архивирование имеет больше смысла, чем его удаление. Но если письмо настолько неважно, что вы даже не откроете его, удаление — это гораздо лучший выбор, чтобы держать ваш почтовый ящик чистым, а ваше хранилище учетной записи Google свободным от ненужного мусора. Кроме того, если вы не хотите брать дело в свои руки, вы всегда можете создать фильтры. Удачной переписки!