Как я сделал свой еженедельный список дел в Notion более увлекательным и менее стрессовым

Я не назвал бы себя гуру продуктивности, но я протестировал сотни приложений для продуктивности, включая приложения для списков дел. Тем не менее, я обнаружил, что стандартные приложения для списков дел просты в использовании, но часто не имеют гибкости и следуют фиксированному шаблону для управления задачами, который может не подходить для всех ваших нужд. Кроме того, самые популярные приложения для списков дел, которые я использовал, имеют ограниченные функции в бесплатной версии, и такие важные функции, как повторяющиеся задачи и напоминания, часто находятся за платным доступом.

Из-за этих ограничений несколько месяцев назад я отказался от всех своих приложений для списков дел и перешел на Notion для отслеживания своих задач. И угадайте что? Это лучшее решение, которое я когда-либо принимал в своей жизни. Есть много причин для этого, но прежде всего гибкость Notion позволила мне разработать более эффективную и персонализированную систему списков дел, которая упрощает управление задачами, приоритизирует самые важные задачи и отслеживает все задачи в одном месте.

В этом руководстве вы узнаете, как я использовал Notion для настройки самого эффективного трекера списков дел и помогу вам разработать настройку вашего списка дел, которая соответствует вашим нуждам, или объединить все ваши задачи в одном месте и сделать ваши задачи ежедневными и безстрессовыми.

Как работает Notion?

Если вы никогда не слышали о Notion, это универсальный инструмент рабочего пространства, который позволяет вам делать заметки, организовывать данные и визуализировать их, сотрудничать с вашей командой, создавать задачи и управлять ими в одном месте.

Более чем просто список дел, вы можете использовать Notion как инструмент управления проектами для вашей профессиональной работы, записывать заметки, хранить статьи, отслеживать свои финансы, планировать мероприятия и многое другое. Что самое важное, личная учетная запись Notion позволяет вам создавать и хранить неограниченное количество страниц бесплатно.

В основном, в Notion все работает на страницах. Вы можете создавать страницы и добавлять несколько элементов на страницу, таких как заголовки, изображения и таблицы, а также создавать базы данных или импортировать их с других страниц. Вы можете связывать базы данных с других страниц и фильтровать их, соединять между страницами и многое другое. Для частных лиц Notion бесплатен в использовании без каких-либо ограничений по страницам и также позволяет вам сотрудничать и работать в реальном времени с вашей командой.

Тем не менее, у Notion есть ограничения в бесплатном тарифном плане для команд. Вы можете просмотреть все преимущества и ограничения команды на этой странице с ценами Notion. В этом случае, если вы хотите создать список дел вместе с командой или родителем, вы можете добавить их в ваше рабочее пространство в качестве гостя или пригласить их в вашу команду.

В бесплатном плане вы можете пригласить до 10 гостей и контролировать доступ к ним индивидуально. Если вам нужно больше, вы можете выбрать либо план Plus, который позволяет до 100 гостей, либо бизнес-план, который может позволить до 250 гостей.

Поскольку в этом посте мы в основном сосредоточены на списке дел, бесплатного тарифа с поддержкой десяти гостей более чем достаточно, если вы хотите создать список дел для себя или с вашим партнером или командой из менее чем десяти человек.

Также на TechPP

Руководство по Notion для начинающих: Как начатьЧитать далее

Принципы, которые я следовал для создания лучшего списка дел

Создание списка дел в Notion само по себе не делает вас свободным от стресса. Для этого я следовал множеству других принципов, чтобы создать лучшую версию списков дел с помощью Notion.

Я прочитал множество книг о том, как эффективно управлять задачами и делать их безстрессовыми и увлекательными. Эксперты делятся множеством принципов и стратегий. Я применил эти принципы, чтобы создать лучшую версию списков дел.

Одним из таких принципов является “Сделай это” Дэвида Аллена. Автор говорит, что наш мозг не предназначен для хранения задач, а скорее для их обработки. Используя этот принцип, я сбрасываю в Notion любую идею или незавершенную задачу, которая приходит мне в голову. Для лучшей организации я помечаю их и делаю их организованными.

Далее, уточните задачи. Вместо того чтобы писать задачи расплывчато, например, вместо задач, которые говорят “Читать 20 минут”, я пишу конкретные задачи с детальной, выполнимой информацией, например, “Прочитать 20 страниц из книги ‘Сделай это’”.

Аналогично, я разбиваю большие задачи на выполнимые подзадачи. Например, если я планирую отпуск и хочу сделать вещи заранее, такие как планирование рейсов, подача заявки на отпуск, бронирование отелей, создание списка мест для посещения и многое другое. В этом случае я перечисляю все выполнимые элементы под основной задачей и затем выполняю каждую задачу каждый день.

Таким образом, я могу жить без стресса, точно зная, что я делаю, без прокрастинации или беспокойства о том, что задачи забивают мой почтовый ящик без идеи, что делать дальше. Я могу просмотреть все ваши задачи и создать и добавить их в задачи.

Далее, я использую матрицу Эйзенхауэра для приоритизации задач на основе их срочности и важности. Если вы никогда не слышали об этой матрице раньше, в основном, используя этот принцип, я приоритизирую задачи на основе важности и срочности, что может помочь мне сосредоточиться на задачах, которые имеют высокий эффект, и сократить время, затрачиваемое на задачи низкого приоритета.

Матрица делится на четыре категории, которые включают:

• Срочные и важные задачи: Эти задачи требуют моего немедленного внимания и должны быть выполнены сразу.
• Не срочные, но важные задачи: Эти задачи важны, но не требуют моего немедленного внимания.
• Срочные, но не важные задачи: Эти задачи требуют немедленных действий, но не важны для моих долгосрочных целей. Если возможно, я делегирую эти задачи, чтобы сэкономить время и ресурсы.
• Не срочные и не важные задачи: Эти задачи отнимают время, и мне нужно исключить их из моего списка дел.

Как я использую Notion как эффективный инструмент для списка дел

Гибкость Notion позволяет мне создать эффективный список дел, который соответствует всем этим принципам. Существует несколько способов создать список дел в Notion.

Вы можете использовать одну страницу для управления всеми вашими задачами, например, сбрасывать свои идеи в Notion, чтобы освободить свой ум, находить важные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра и, наконец, разбивать большие подзадачи на действия и создавать свой окончательный список дел.

Вы также можете разделить эти процессы на разные страницы и использовать импорт данных для импорта задач. Это делает одну страницу менее загроможденной, но требует больше усилий для управления и балансировки между несколькими страницами.

Для моего списка дел я создал все эти задачи на одной странице. Это дает мне полный контроль над задачей и упрощает поиск ожидающих, предстоящих и текущих задач в одном месте. Однако, как я уже сказал, вы можете создать список дел в Notion в зависимости от ваших предпочтений.

Как создать трекер списка дел в Notion

Вы можете создать трекер списка дел, используя веб-версию Notion или мобильное приложение. У Notion также есть специальные приложения для Mac и Windows. Поскольку мы сосредоточены на нескольких задачах, я рекомендую использовать настольную версию для лучшей видимости и многозадачности. После настройки трекера списка дел вы можете использовать мобильное приложение Notion для управления всеми вашими задачами.

Вы можете дублировать мой шаблон списка дел, чтобы эффективно управлять всеми вашими задачами. Откройте страницу, нажмите на иконку копирования в правом верхнем углу экрана и выберите дублировать. Если вы не вошли в свою учетную запись Notion, вы хотите дублировать его, и тогда мой шаблон списка дел будет дублирован.

1. Сбросьте все ваши задачи в одном месте

В первой таблице задач очистите свой разум, сбросив все ваши задачи и дела в одном месте. В основном, идея заключается в том, чтобы освободить свой разум, сохранив все ваши мысли в Notion. Это может помочь вам избавиться от психического стресса.

Как только у вас есть все задачи на месте, оцените их на основе того, что имеет наибольшее значение. Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы оценить их на основе ваших предпочтений. Вы можете оценить их как важные или не важные и срочные или не срочные.

2. Оцените задачи на основе ваших нужд

На основе вышеуказанного принципа ваши задачи автоматически делятся на категории “Сделать первым”, “Запланировать”, “Делегировать” и “Исключить”. На основе этого вы можете планировать свой день. Таким образом, вы можете сосредоточиться на самых важных и ценных задачах, которые действительно добавляют ценность, вместо того чтобы тратить время на задачи, которые не добавляют ценности.

3. Финальные задачи списка дел готовы

Наконец, в финальной таблице ваши важные задачи. Здесь вы можете использовать принцип “Съешьте эту лягушку”, чтобы завершить самые важные задачи, а также принцип Парето, чтобы найти самые ценные задачи.

Задачи, перечисленные в финальной таблице списка дел, относятся только к категории важные и срочные, чтобы принести больше и создать большинство влияния. Вы также можете настроить таблицу, чтобы включить запланированные задачи и список рекомендуемых задач для исключения в таблице на основе ваших предпочтений. Чтобы помочь вам сосредоточиться на самых важных задачах, я включил только самые важные и срочные задачи.

В списке дел вы можете отслеживать задачи на день или неделю. Вы можете перетаскивать и перемещать задачи в раздел прогресса, и когда вы наконец закончите, вы можете переместить их в Готово, когда ваша задача завершена. Здесь вы увидите все задачи, которые вы завершили. Если хотите, вы можете полностью удалить их из списка.

Используя этот подход, вы можете использовать Notion для безстрессового управления задачами и также сосредоточиться на самых важных задачах, которые добавляют реальную ценность. Если вы находите этот подход неудобным, я также поделился простым стандартным шаблоном, который вы можете использовать для создания простого трекера списка дел, как стандартные приложения для списков дел.

Я поделился подробными шагами ниже. Тем не менее, я настоятельно прошу вас использовать шаблон “Мой список дел”, чтобы создать более значимые задачи. На самом деле, вы также можете добавить автоматизацию, чтобы сделать задачи более увлекательными, добавив награды в ваш список дел, добавив время и зарабатывая награды. Это будет более сложный список дел; однако у вас все еще есть гибкость Notion. Более того, вам не нужно следовать стандартному шаблону, который я поделился. Вы можете настроить его в зависимости от ваших предпочтений.

Как создать простой список дел в Notion

Чтобы еще больше упростить, вы можете создать три типа списков дел в Notion. Во-первых, вы можете создать простой список дел, используя таблицы или маркеры в Notion, который в основном подходит для базовых пользователей, которые просто хотят приложение для списка дел, которое имеет список задач и затем отмечает их как завершенные, когда они выполнены.

Затем вы можете создать продвинутые приложения для списков дел, используя продвинутые функции в Notion. Вы также можете сотрудничать с вашим партнером или командой, подключаться к внешним инструментам, таким как Slack и Google Drive (бесплатная версия поддерживает только ограниченные инструменты), интегрировать последний календарь Notion с вашими списками дел, создавать несколько представлений, таких как списки, доски, временные линии на основе вашей предпочтительной визуализации задач, использовать продвинутый поиск, добавлять фильтры к конкретным задачам, добавлять ресурсы и создавать заметки для отдельных задач для большего контекста, устанавливать сроки и настраиваемые напоминания и многое другое.

Наконец, вы можете создать списки дел, используя готовые шаблоны списков дел Notion, которые лучше всего подходят как для простых, так и для продвинутых пользователей, которые не хотят создавать их вручную. Лучшая часть заключается в том, что вы можете начать с шаблона и настроить его в зависимости от ваших нужд.

Более того, вы можете преобразовать и изменить списки дел из одного формата в другой. Например, вы можете преобразовать простой список дел в продвинутый список дел, добавив больше функций, напоминаний и всех продвинутых функций.

Создание простого списка дел в Notion:

1. Чтобы создать простое приложение для списка дел, откройте Notion и нажмите на Создать страницу в верхнем левом боковом меню.
   
2. Теперь введите заголовок; вы можете назвать его списком дел или предпочитаемым именем.
3. Чтобы сделать его привлекательным, наведите курсор на заголовок, и вверху вы увидите следующие опции: добавить иконку, добавить обложку и добавить комментарий. Вы можете добавить дополнительные элементы, чтобы сделать его лучшим. Вы можете нажать на добавление иконки, чтобы добавить иконку на страницу, и добавить обложку, чтобы добавить обложку. У Notion есть несколько действительно уникально выглядящих обложек, которые вы можете использовать, или вы можете добавить свои.
   
4. Теперь, чтобы создать основной список дел, здесь вы можете использовать либо базу данных, либо таблицу. Чтобы упростить, вы можете использовать элемент предустановленного простого списка дел из Notion, чтобы добавлять и отмечать задачи. Если вам нужны дополнительные функции для списка дел, вам нужно создать базу данных.
5. Чтобы создать простой список дел, нажмите пробел и затем введите /список дел и выберите список дел из списка опций.
   
6. Если вы хотите создать что-то более продвинутое, введите / и затем напишите база данных и добавьте базу данных.
7. Как только вы создали базу данных, переименуйте ее в первом столбце в ‘Название задачи‘ и затем создайте задачу.
8. Нажмите на плюс, чтобы добавить столбец, и здесь вы можете добавить теги, чтобы установить приоритеты для задачи. Вы можете добавить приоритетные номера в зависимости от ваших предпочтений.
   
9. Далее, вы можете добавить столбец статуса, чтобы отслеживать статус задач, были ли они завершены или ожидают выполнения.
10. Далее, снова нажмите на плюс, выберите ‘Срок выполнения‘ из списка и добавьте срок выполнения. Вы также можете установить напоминания. Включите переключатель рядом с напоминанием, чтобы установить время, когда вы хотите, чтобы вас напомнили.

Если все работает хорошо для вас, список дел, созданный с помощью Notion, станет для вас настоящим прорывом. Он будет более эффективным, чем любой список дел; вы точно знаете, куда направляетесь, отслеживаете свои предстоящие и текущие задачи в одном месте и организуете все свои задачи в одном месте.

Это помогло мне более эффективно планировать свой день и также сосредоточиться на самой важной задаче, которая приносит ценность.

Тем не менее, Notion не идеален; у него есть ограничения, такие как сложность для новичков, отсутствие поддержки повторяющихся задач и то, что он не предназначен как приложение для списка дел. Тем не менее, используя Notion, я могу настроить самый эффективный трекер списка дел, который помог мне повысить свою продуктивность. Я надеюсь, что это поможет и вам. Если у вас возникнут проблемы при настройке, оставьте комментарий ниже.

Часто задаваемые вопросы о использовании Notion как трекера списка дел

1. Могу ли я получить доступ к своему списку дел Notion на нескольких устройствах?

Да, Notion доступен на всех основных платформах, включая Mac OS и Windows. Он также доступен в вебе и синхронизируется с различными устройствами в реальном времени.

2. Есть ли кривая обучения для использования Notion, особенно для новичков?

Если вы новичок, это может показаться подавляющим в начале, но со временем это становится легко, если вы привыкнете к инструменту. Команда Notion имеет подробное руководство для новичков о том, как использовать Notion. Вы можете посмотреть их.

3. Насколько безопасны мои данные в Notion?

Notion шифрует данные, хранящиеся на платформе. Тем не менее, из-за своей открытости я настоятельно рекомендую избегать хранения какой-либо конфиденциальной информации на страницах Notion, так как любой, имеющий доступ к вашей учетной записи Notion, может просмотреть все ваши данные без необходимости какой-либо аутентификации.

4. Могу ли я сотрудничать с другими над своим списком дел Notion бесплатно?

В бесплатной версии вы можете пригласить до 10 гостей в ваше рабочее пространство и делиться и сотрудничать с ними над задачами в реальном времени.

5. Могу ли я использовать Notion в оффлайн-режиме для управления своими задачами?

Notion работает в оффлайн-режиме без каких-либо проблем; вы можете отслеживать и добавлять списки дел в оффлайн-режиме. Тем не менее, вам нужно подключение к интернету, чтобы синхронизировать данные с другими устройствами и сотрудничать.