Как защитить ссылки OneDrive

Обмен файлами и папками через облако стал обычным делом в нашей личной и профессиональной жизни. OneDrive от Microsoft является одним из популярных вариантов облачных дисков. Вы можете загружать и делиться файлами в OneDrive, как и в Google Drive.

Когда мы делимся несколькими файлами через OneDrive с различными людьми, отслеживать, как файлы используются и к ним получают доступ, становится сложно. Это ставит под угрозу конфиденциальность файлов, и мы не можем предотвратить их неправильное использование.

Этот гид предоставляет способы, которые вы можете реализовать, чтобы защитить файлы в OneDrive, которыми вы делитесь с другими людьми.

Как защитить ссылки OneDrive

Вам нужна подписка на Microsoft 365, чтобы защитить файлы, которыми вы делитесь в OneDrive с другими людьми. Без Microsoft 365 вы можете только выбрать, кто может получить доступ к файлам. Другие функции, такие как дата истечения и пароль, доступны только для пользователей премиум-класса. Если у вас нет подписки на Microsoft 365, но есть Google Workspace, узнайте, как защитить файлы, которыми делятся в Google Drive, что является аналогичной функцией.

Чтобы защитить файлы, которыми делитесь в OneDrive, выберите файл или папку, которыми хотите поделиться, и нажмите на значок Поделиться. Появится всплывающее окно Отправить ссылку. Нажмите на выпадающее меню рядом с иконкой карандаша и выберите Настройки совместного доступа. В качестве альтернативы вы можете нажать Каждый, у кого есть ссылка, может редактировать под Скопировать ссылку. Оба варианта приведут вас к одним и тем же настройкам.

Теперь выберите, с кем вы хотите поделиться файлами. Если вы хотите, чтобы файл был доступен каждому, у кого есть ссылка, отметьте кнопку рядом с Каждый. Чтобы предоставить доступ конкретным людям, отметьте кнопку рядом с Конкретные люди и введите их адреса электронной почты.

Затем, в разделе Дополнительные настройки выберите Можно редактировать или Можно просматривать, чтобы дать людям возможность редактировать или просматривать файл. Если вы предоставите возможность редактирования, вы предоставите им контроль над вашим файлом. После этого установите дату истечения в вкладке Установить дату истечения (ДД/ММ/ГГГГ) и пароль во вкладке Пароль. Нажмите Применить, чтобы поделиться файлом с установленными вами настройками безопасности.

Подписки на Microsoft 365 позволяют вам получить доступ к этим функциям и защитить то, что вы делитесь в OneDrive с другими людьми. Если вы не часто делитесь файлами с людьми и можете отслеживать совместное использование файлов, вы можете защищать файлы вручную.

Как защитить файлы, которыми делятся в OneDrive без подписки на Microsoft 365

Это ручной метод. Вам нужно отслеживать каждый файл, которым вы делитесь с другими, вручную устанавливать и изменять пароли для файлов, удалять доступ к людям, которые больше не имеют отношения к файлу и т.д.

Единственный способ защитить файлы, которыми делятся в OneDrive без подписки на Microsoft 365, - это индивидуально защищать файлы паролем. Если вы делитесь папкой, сожмите ее и установите пароль во время сжатия.

Установите пароли для PDF и других документов в приложениях, которые вы используете для их создания, прежде чем делиться ими с другими. Чтобы делиться изображениями, сожмите их в zip-файл с защитой паролем. Никогда не используйте опцию Каждый, у кого есть ссылка, может получить доступ к файлу. Делитесь только с теми людьми, которых вы знаете лично, вводя их адреса электронной почты в разделе Конкретные люди.

Это дает вам полный контроль над файлами. Вы можете легко отслеживать неправильное использование и в любой момент прекратить доступ, удалив ссылку. Для повышения безопасности регулярно меняйте пароли файлов и сохраняйте их в менеджере паролей, чтобы запомнить новые пароли.

Как сделать ссылку OneDrive приватной?

Когда вы выбираете файл для совместного использования в OneDrive, вы увидите список людей, с которыми файл был поделён. Нажмите на общих людей, чтобы управлять доступом.

Теперь нажмите на вкладку Ссылки в окне Управление доступом. Нажмите на значок Корзина, чтобы удалить ссылку.

Это навсегда удалит общую ссылку. Вам нужно будет создать другую ссылку, чтобы поделиться, используя кнопку Поделиться.

Защита файлов и ссылок OneDrive

Каждый раз, когда мы загружаем файл в OneDrive и делимся им с другими, нам нужно обратить внимание на опции, которые появляются во время совместного использования. Эти опции дают нам больше контроля над файлом после его совместного использования. Если мы упустим из виду эти опции и продолжим делиться, это ставит под угрозу конфиденциальность и безопасность файла. Учитывая современный цифровой мир, защита данных должна быть нашим высшим приоритетом. Будь то OneDrive или Google Drive, мы не должны предоставлять доступ никому, у кого есть ссылка.

Часто задаваемые вопросы о защите ссылок OneDrive

Можно ли защитить ссылки OneDrive паролем?

Подписка на Microsoft 365 дает вам доступ к функциям защиты паролем для ссылок OneDrive, которыми мы делимся. Если у вас нет Microsoft 365, вы не можете защитить паролем. Вместо этого вы можете индивидуально установить пароли для файлов, которыми делитесь в OneDrive, и делиться ими с конкретными людьми.

Безопасно ли делиться ссылкой OneDrive?

Если ссылка OneDrive, которой вы делитесь, содержит важные файлы, делиться ею небезопасно. Если вам нужно поделиться важными файлами через OneDrive, делитесь ими с паролями с конкретными людьми и удаляйте ссылку после завершения задачи. Таким образом, вы можете предотвратить неправильное использование файла. Если другой человек уже скачал файл, вы ничего не сможете сделать с его конфиденциальностью и безопасностью.