Руководство по Notion для начинающих: Как начать

Notion — это популярное имя в области заметок и продуктивности. Не только потому, что его можно использовать бесплатно, но и потому, что он универсален, что делает его подходящим для широкого спектра приложений, помимо ведения заметок.

Хотя использовать Notion достаточно просто, чтобы извлечь из него максимальную пользу, требуется базовое понимание его различных функций и инструментов. В этой связи вот краткое руководство по Notion, в котором рассматриваются все его ключевые функции и инструменты и дается обзор того, как использовать платформу для организации своей жизни.

Что такое Notion?

Notion — это не просто приложение для заметок. Это универсальное рабочее пространство, которое предоставляет вам доступ к различным инструментам и функциональным возможностям под одной крышей. Это не только снижает зависимость от множества приложений и инструментов, но и значительно улучшает рабочий процесс и повышает вашу продуктивность, поскольку вы можете выполнять многие задачи в одной среде.

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, вы можете использовать Notion для различных целей. Например, студенты могут использовать Notion для создания каталога заметок, управления домашними заданиями, отслеживания прогресса проектов и так далее. Создатели контента могут использовать платформу для отслеживания своих идей, прогресса и расписаний. Люди, управляющие небольшими бизнесами, могут использовать Notion для таких задач, как управление задачами, документация, сотрудничество, ввод в должность и многое другое, чтобы оптимизировать свои операции. Более того, вы даже можете создать публичный веб-сайт с помощью Notion.

Помимо этих конкретных случаев использования, вы также можете использовать Notion для организации своей личной жизни. Создание базы знаний, управление расходами, отслеживание целей, формирование и отслеживание привычек, ведение дневника — это некоторые полезные применения Notion в вашей повседневной жизни. Аналогично, вы также можете сохранять веб-страницы, которые вам интересны, в своем рабочем пространстве Notion для последующего использования с помощью Notion Web Clipper.

Notion доступен в Интернете и имеет приложения для всех основных платформ: Android, iOS, macOS и Windows. Он поддерживает синхронизацию между платформами, поэтому вы можете получать доступ и изменять содержимое в своем рабочем пространстве на любом устройстве. Однако у платформы отсутствует полноценный оффлайн-режим. В результате вы можете получить доступ к содержимому в своем рабочем пространстве Notion, когда вы оффлайн, только если оно было предварительно загружено. Аналогично, вы не можете создавать новые страницы, синхронизировать изменения или встраивать внешний контент без подключения к Интернету.

Понимание основ Notion

Чтобы эффективно использовать Notion, вы должны сначала ознакомиться с основами. Это включает в себя понимание интерфейса и знакомство с функциями и инструментами. Давайте начнем.

Рабочее пространство

Все, что вы делаете в своей учетной записи Notion, происходит в рабочем пространстве. Рабочее пространство — это, по сути, дом, где живут все ваши материалы и инструменты. Вы можете работать в своем рабочем пространстве в одиночку или пригласить других для совместной работы над проектом.

Notion позволяет вам создавать несколько рабочих пространств с одной учетной записью. Это может быть полезно, если вы используете Notion для управления как личной, так и рабочей жизнью и хотите держать их отдельно. Все рабочие пространства Notion имеют свои собственные названия, значки и настройки, и вы можете легко переключаться между своими рабочими пространствами одним щелчком или нажатием на экран.

Рабочее пространство Notion разделено на две секции: боковая панель и редактор. Боковая панель служит навигационной панелью, предоставляя вам доступ ко всем вашим страницам и настройкам для конкретного рабочего пространства. Она настраиваемая, поэтому вы можете rearrange ее в соответствии с вашими требованиями. С другой стороны, редактор — это место, где вы создаете весь контент. По умолчанию он пуст, с набором меню управления, доступных вверху, чтобы помочь вам настроить предпочтения страницы.

Страницы и блоки

Рабочее пространство Notion состоит из страниц. Вы можете рассматривать страницу как холст, на котором вы можете писать текст, вставлять изображения, создавать таблицы, настраивать базы данных и многое другое в зависимости от ваших потребностей. Страницы Notion могут быть вложены друг в друга, что означает, что вы можете создавать несколько страниц внутри одной страницы. Это может быть полезно для настройки базы данных или организации контента иерархически.

Что страницы для рабочего пространства Notion, то блоки для страницы. Проще говоря, блок — это самый основной элемент на странице. Он доступен в различных типах, начиная от простых, таких как текст, списки дел и цитаты, до более сложных, таких как таблицы, галереи, календари, медиа, уравнения и многие другие. Вы можете получить доступ и добавить эти блоки на свою страницу, используя команду слэш (/) или кнопку плюс (+).

Базы данных

Базы данных Notion — это расширенные версии страниц, которые вы можете использовать для структурирования своих данных. Любой элемент, который вы создаете в своей базе данных, является своей собственной страницей. Вы можете выбрать различные макеты для своей базы данных, такие как таблица, список, доска, временная шкала, календарь и другие, и без проблем переключаться между ними по мере необходимости.

В зависимости от того, какой макет вы выберете для своей базы данных, вы можете настроить его свойства в соответствии с вашими требованиями. Точно так же вы можете настроить фильтры, чтобы отфильтровать и просмотреть определенные типы информации, или использовать параметры сортировки, чтобы отсортировать данные в предпочтительном порядке.

Notion поддерживает совместное использование и сотрудничество, поэтому вы можете пригласить других пользователей Notion или членов вашей команды в свое рабочее пространство, чтобы сотрудничать с ними над проектами. Точно так же вы можете принимать приглашения от других пользователей Notion для сотрудничества над проектами в их рабочем пространстве.

Как можно сотрудничать в Notion, определяется разрешениями, предоставленными им. Если вы администратор рабочего пространства, вы можете установить разрешения для страницы перед тем, как поделиться приглашением на сотрудничество. В почти всех случаях Notion использует четыре уровня доступа, чтобы определить, что может делать приглашенный в чьем-то рабочем пространстве:

• Можно читать — Позволяет просматривать содержимое страницы.
• Можно комментировать — Предоставляет сотруднику возможность просматривать и оставлять комментарий к содержимому страницы.
• Можно редактировать — Наряду с чтением и комментированием, также позволяет человеку редактировать содержимое страницы.
• Полный доступ — Предоставляет пользователю полный доступ к странице, так что он может просматривать, комментировать, редактировать и даже делиться страницей с кем угодно.

Помимо того, чтобы поделиться страницей Notion с кем-то для просмотра или сотрудничества, вы также можете сделать ее публичной, чтобы любой в Интернете мог ее просмотреть. Это возможно благодаря функции публикации в Интернете. С помощью этого вы можете настроить разрешения доступа для страницы, выбрать, как долго будет работать общая ссылка, и включить индексацию поиска, чтобы страница могла появляться в результатах поисковых систем с правильным поисковым запросом.

Notion AI

Notion AI — это набор функций ИИ, предназначенных для помощи вам в различных задачах в Notion и повышения вашей продуктивности. Некоторые из этих задач включают написание, где ИИ может помочь упростить язык, исправить ошибки и изменить тональность; резюмирование, чтобы помочь понять длинные тексты; перевод для перевода текста прямо внутри Notion; и мозговой штурм, где вы можете попросить ИИ сгенерировать идеи или планы для контента.

Однако, в отличие от других функций, Notion AI не является полностью бесплатным. Независимо от того, на каком плане Notion вы находитесь, он позволяет вам генерировать ограниченное количество ответов. Как только вы исчерпаете их, вам придется заплатить за это как за дополнительную опцию, стоимость которой составляет 10 долларов в месяц за пользователя в рабочем пространстве. На момент написания Notion AI недоступен для сотрудников.

Управление данными и интеграция приложений

Notion не только помогает вам лучше создавать и управлять контентом, но также имеет инструменты для упрощения ваших миграций на платформу и с нее. Поэтому, если вы переходите на Notion с другого приложения, вы можете использовать встроенный инструмент импорта, чтобы быстро и легко перенести весь ваш контент под одну крышу в Notion. Конечно, когда вы мигрируете данные в Notion, могут возникнуть проблемы с их форматированием или структурированием. Но это то, что вы можете исправить позже.

Точно так же, как инструмент импорта, Notion также имеет встроенный инструмент экспорта. Поэтому, если вы решите в будущем перейти с Notion, вы можете использовать его, чтобы так же легко переместить свои данные.

Помимо упрощения импорта и экспорта, Notion также позволяет интеграцию с предложениями третьих сторон. Вы можете использовать это, когда хотите, например, отобразить контент или данные из различных приложений на странице в вашем рабочем пространстве Notion, оптимизировать свой рабочий процесс или улучшить сотрудничество.

Например, если ваша команда использует Asana на работе для отслеживания задач, вы можете интегрировать ее в свое рабочее пространство Notion. Это поможет вам оставаться в курсе всех ваших задач (и их сроков) прямо внутри вашего рабочего пространства Notion, устраняя необходимость постоянно обращаться к Asana.

На момент написания Notion поддерживает интеграцию со многими популярными приложениями для повышения продуктивности. Однако, если приложение, которое вы используете, не является одним из них, вы можете использовать API Notion для создания пользовательской интеграции для доступа и взаимодействия с его данными в вашем рабочем пространстве.

Встраивания

Встраивания в Notion позволяют вам отображать контент с различных веб-сайтов в Интернете. Notion использует сервис Iframely для этого и позволяет вам встраивать изображения, видео, аудио, репозитории кода и многое другое. Некоторые из популярных веб-сайтов, с которых вы можете встраивать контент на свою страницу, включают Google Maps, Spotify, YouTube, LinkedIn, Excalidraw и Reddit.

Как использовать Notion

С основами покончено, начать работу с Notion легко. Скачайте приложение Notion на свое устройство и зарегистрируйтесь для получения учетной записи Notion, если вы еще этого не сделали. Создайте свое рабочее пространство и перейдите на страницу Настройки и участники, чтобы настроить его предпочтения.

С настроенным рабочим пространством вы можете импортировать свой контент из текущего приложения или начать с нуля. Для первого откройте свое рабочее пространство Notion на компьютере, нажмите Настройки и участники в боковой панели и выберите Импорт. Выберите приложение, из которого хотите импортировать данные, свяжите свою учетную запись и следуйте инструкциям на экране. В качестве альтернативы, если приложение недоступно, экспортируйте свои данные в файл, а затем загрузите его в Notion. После этого вы можете просмотреть, отредактировать, удалить или переместить содержимое в своем рабочем пространстве.

В качестве альтернативы, если вы хотите начать с нуля, у вас снова есть два варианта: использовать шаблон или начать с пустого холста и настроить его самостоятельно. Шаблон — это предварительно отформатированная страница, которую вы можете добавить в свое рабочее пространство и начать заполнять контентом или данными. Вы можете найти шаблоны Notion для различных категорий, таких как личные, работа, проекты, школа и многое другое.

Чтобы использовать шаблон в Notion, выберите Шаблоны в боковой панели приложения Notion для рабочего стола, выберите категорию, чтобы найти нужный шаблон, и нажмите кнопку Получить шаблон. Это импортирует шаблон в ваше рабочее пространство, и вы можете начать заполнять его своим контентом или данными. При необходимости вы даже можете настроить шаблон, чтобы он соответствовал вашим требованиям.

Шаблоны — отличное место для начала, когда вы новичок на платформе. Но если вы хотите упростить вещи или предпочитаете пользовательский макет или структуру страницы, вы можете создать страницу с нуля. Нажмите на значок ручки рядом с названием вашего рабочего пространства в боковой панели, чтобы создать пустую страницу в Notion. Дайте этой странице имя. Вы также можете добавить подходящий значок и фоновое изображение для страницы.

После этого щелкните по пустой области и нажмите кнопку плюс ( +) слева. Это покажет вам список всех блоков контента, которые вы можете добавить на страницу. Выберите блок, чтобы добавить его. В качестве альтернативы, вы можете добавлять блоки, используя команду слэш ( /). Для этого введите /, чтобы получить доступ ко всем параметрам блока, и выберите один, чтобы поместить его на страницу. Или следуйте за / с именами блоков, такими как /todo для списка дел, /table для таблицы и так далее. Вы даже можете создать вложенную страницу таким образом, набрав /page. В мобильном приложении Notion вы можете добавлять блоки на страницу, нажав кнопку плюс ( +) и выбрав нужный блок.

В любой момент, если вы хотите изменить структуру страницы, вы можете перемещать блоки контента вверх или вниз. Просто щелкните по ручке слева от блока и перетащите его туда, где вы хотите его разместить на странице. Аналогично, вы также можете переместить страницу на другую страницу в своем рабочем пространстве. Просто щелкните и перетащите страницу из левой боковой панели на страницу, куда вы хотите ее поместить. Вы также можете вынести вложенную страницу из страницы и поместить ее в боковую панель для быстрого доступа.

Наконец, если вы хотите воспользоваться помощью ИИ в определенных задачах, нажмите клавишу Space и выберите подходящий вариант в зависимости от ваших требований. Notion AI теперь сгенерирует ответ на ваш запрос. Вы можете придерживаться ответа или попросить ИИ внести изменения, пока не получите желаемый результат.

Планы и цены Notion

У Notion есть три основных плана:

• Бесплатный — предоставляет вам все функции, но с некоторыми ограничениями.
• Плюс — 8 долларов за пользователя в месяц; включает все в бесплатном плане без ограничений.
• Бизнес — 15 долларов за пользователя в месяц; включает все в плане Плюс, а также дополнительные функции, такие как частные командные пространства, массовый экспорт PDF и расширенная аналитика страниц.

Кроме того, у Notion также есть подписка на Notion AI. Поэтому, если вы хотите получить полный доступ к Notion AI в своем рабочем пространстве, вам нужно будет заплатить 10 долларов в месяц сверх стоимости вашей существующей подписки.

Руководство по Notion: Держите свою жизнь организованной с помощью Notion

Notion не является тем приложением, которое вы хотите использовать только для ведения заметок, так как это было бы недоиспользованием его возможностей. Вместо этого вы хотите максимизировать его универсальность и использовать платформу для более сложных целей, таких как создание вики, отслеживание целей, управление проектами, организация идей и ресурсов, ведение дневника и многое другое, чтобы держать свою рабочую и личную жизнь организованной.

Это руководство должно служить отправной точкой, чтобы помочь вам начать работу с Notion. По мере того как вы продолжаете использовать платформу, вы будете лучше ориентироваться в ее интерфейсе и выполнять различные операции, а также сможете находить способы использовать ее для повышения своей продуктивности со временем.

Так что не стесняйтесь и начинайте уже сегодня!