Лучшие советы и хитрости Microsoft Outlook 2013 для повышения продуктивности

Microsoft Outlook — это программа для управления личной информацией, предлагающаяся в составе пакета Microsoft Office. Приложение имеет версии для Windows, а также для Mac и позволяет управлять входящей и исходящей электронной почтой, организовывать календарь и вашу повседневную работу, используя менеджер задач, менеджер контактов и журнал среди множества доступных функций.

Хотя некоторые из вас могут быть знакомы с Outlook, из-за новых функций, которые включает версия 2013 года, немногие люди смогли полностью понять, как использовать это программное обеспечение. Поэтому мы собрали ниже некоторые из самых важных советов и хитростей Outlook 2013, которые призваны улучшить ваш пользовательский опыт.

13 советов и хитростей для использования Outlook 2013

Первая версия Outlook, с которой мы познакомились, была Microsoft Outlook 1997, но с тех пор прошло 17 лет, и мы сталкиваемся с самой новой версией: Microsoft Outlook 2013. Среди функций, которые были добавлены в новый Outlook, мы должны упомянуть напоминание о вложениях, улучшения кэшированного режима, устойчивость дополнений, ActiveSync, улучшения протокола IMAP, People Hug, сжатие файлов данных, панель погоды и небольшие улучшения производительности при запуске. Теперь вот как полностью воспользоваться каждой из них:

Организуйте способ, которым вы видите свой почтовый ящик

Одной из основных функций, предлагаемых Outlook, является управление электронной почтой, поэтому вы должны убедиться, что видите почтовый ящик именно так, как хотите. Когда вы впервые обновляете до новой версии и открываете Outlook, вы увидите свою электронную почту в стандартном представлении. Чтобы повысить эффективность и упростить поиск всего, вы можете настроить свой вид.

Для этого вы можете перейти на вкладку Вид и нажать Изменить вид. Это откроет список различных предустановленных представлений, из которых вы можете выбрать, но вы также можете настроить его, чтобы создать совершенно новое представление — добавить столбцы, изменить порядок, отсортировать свою электронную почту, выбрать, хотите ли вы видеть только последние электронные письма или больше, решить, сколько строк электронной почты вы хотите видеть под ее заголовком и т. д. После того как вы закончите настройку, вы можете сохранить свой вид, нажав Изменить вид, затем Сохранить текущий вид как новый вид.

Проверьте свой календарь, пока пишете электронное письмо

Написание электронного письма теперь стало намного проще с Outlook 2013 — нет необходимости покидать свое письмо, чтобы проверить календарь на наличие встреч. И чтобы сделать это еще более интересным, вы также можете быстро взглянуть на свои Задачи и Контакты, редактируя письмо.

Чтобы увидеть свой календарь, просто переместите курсор на Календарь внизу, и его меньшая версия появится рядом с вашим письмом. Вы можете щелкнуть по различным датам, чтобы увидеть встречи так же, как вы можете открыть всплывающее окно Задач или Людей, переместив курсор на эти функции.

Выберите, когда вы хотите, чтобы электронное письмо было помечено как прочитанное

Вы уже знаете, что если оставить одно электронное письмо открытым на некоторое время или прокручивать вверх и вниз в своем почтовом ящике, некоторые электронные письма могут появляться как прочитанные, в то время как другие остаются непрочитанными. Это также изменяет цвет, которым они помечены, что может запутать, когда вы случайно пометили электронное письмо как прочитанное, хотя у вас еще не было времени его просмотреть.

Чтобы избежать таких ситуаций, вы можете перейти в Файл, затем выбрать вкладку Параметры и нажать на Почта. Справа вы увидите флажок Панели чтения, на который вам следует нажать, чтобы увидеть различные параметры. Вы можете выбрать, чтобы отметить и снять отметку с любого из них, а также изменить количество секунд перед тем, как пометить электронное письмо как прочитанное. После того как вы закончите настройку, нажмите ОК, чтобы сохранить свои параметры.

Как мне кэшировать свою электронную почту в Outlook?

Мы упомянули несколько изменений, касающихся кэширования электронной почты — вы могли заметить, что Outlook больше не кэширует ваши электронные письма по умолчанию. Это способ повысить эффективность, так как мы наблюдали, что в большинстве случаев вам больше не нужно иметь прямой доступ ко всем элементам.

Период по умолчанию теперь составляет 12 месяцев, если ваш диск имеет емкость 128 ГБ. В случае, если он меньше, он может быть сокращен до 6 месяцев. Чтобы изменить эти настройки, вы можете перейти в Файл, затем выбрать Настройки учетной записи и прокрутить вниз, чтобы снова нажать на Настройки учетной записи. Как только это окно откроется, вам следует дважды щелкнуть на Учетной записи Exchange, что приведет вас к ползунку Почта для хранения в оффлайне.

Как я могу использовать функцию Журнал в Outlook?

Поскольку мы уже говорили о функции Журнал, важно упомянуть, что Outlook 2013 не предлагает немедленного доступа к папке Журнал — она не отображается в Панели навигации, как это было раньше.

Чтобы получить доступ к папке, вы можете нажать на точки рядом с вкладкой Задачи в Панели навигации, а затем нажать на Папки. Это откроет все доступные папки, где вы также должны найти папку Журнал. В качестве альтернативы вы все еще можете использовать клавиши CTRL+8, чтобы получить мгновенный доступ к папке Журнал.

Как я могу настроить предварительный просмотр сообщений?

Стандартный способ отображения сообщения в Outlook 2013 заключается в том, что под заголовком отображается только одна строка. Хотя вы можете включить настройки для этого аспекта в режиме просмотра вашего почтового ящика, есть также один другой способ сделать это гораздо быстрее. Просто перейдите в Вид — прямо под вкладкой вы увидите Предварительный просмотр сообщения, где вы можете прокрутить вниз до 1 строки, 2 строк или 3 строк. Вы также можете отключить этот предварительный просмотр, если вам не нужно видеть содержание электронной почты перед ее открытием.

Куда делись мои Заметки?

Вы могли столкнуться с трудностями в поиске своей папки Заметки — мы изменили структуру панели навигации и решили переместить вкладку Заметки из-за ограниченного использования. Вы все еще можете получить к ней доступ с помощью клавиш CTRL+5 на клавиатуре.

Если вы хотите сделать ее постоянно видимой в Панели навигации, вы можете перейти в параметры навигации и переместить папку Заметки вверх или увеличить количество видимых элементов, чтобы освободить больше места в панели навигации для вкладки Заметки.

Как мне создать подпись?

Создать персонализированную подпись с Outlook 2013 проще простого. Все, что вам нужно сделать, это перейти в Файл и выбрать Параметры, затем Почта и нажать на вкладку Подписи, которую вы видите справа.

Эта функция позволяет вам добавлять столько подписей, сколько вам нужно — просто нажмите на Новая, чтобы добавить имя для вашей новой подписи, а затем напишите все, что вы хотите включить в подпись: ваше имя, вашу должность, вашу компанию, почтовый адрес, номер телефона и т. д.

Как я могу изменить свою тему и фон?

Outlook теперь представлен в новых цветах — вместо черных, синих и серебристых тем, к которым вы могли привыкнуть, вы теперь можете изменить тему на Светло-серую или Темно-серую, а также можете выбрать, чтобы оставить ее Белой.

Для этого вы можете перейти в Файл и выбрать Параметры, затем нажать стрелку вниз рядом с Темой Office, чтобы выбрать один из трех вариантов. В дополнение к этим темам, Outlook 2013 также позволяет вам изменить фон.

Как я могу изменить цвет своего календаря?

Вы можете не только изменить тему своего Outlook, но и персонализировать календарь, чтобы он отображался под определенным цветом.

Чтобы сделать это в Outlook 2013, просто откройте свой Календарь, щелкните правой кнопкой мыши и перейдите к цвету. Вы увидите, что у вас есть несколько вариантов на выбор: синий, розовый, серый, зеленый, а также автоматическая версия, которая оставляет ваш календарь белым.

Как я могу изменить погоду на Цельсий?

Стандартный вид погоды — по Фаренгейту, но его можно легко изменить на Цельсий, чтобы адаптироваться к потребностям и требованиям каждой страны. Это очень легко исправить, перейдя в Файл и нажав кнопку Параметры. Затем вы можете перейти в Календарь и прокрутить вниз до категории Погода. Очень просто отметить или снять отметку с опции погоды и изменить ее с Фаренгейта на Цельсий или наоборот.

Как я могу добавить дополнительный почтовый ящик?

Эта функция не изменилась сильно по сравнению с тем, как вы добавляли почтовый ящик в более старых версиях Outlook. Если у вас возникают с этим проблемы, все, что вам нужно сделать, это перейти в Файл и выбрать Информация. Вы увидите вкладку с названием Настройки учетной записи, где вам снова нужно нажать на Настройки учетной записи.

Как только окно параметров электронной почты откроется, выделите текущую учетную запись электронной почты, затем нажмите Изменить. Теперь вы можете перейти в Дополнительные настройки, затем в Расширенные и нажать Добавить. Это позволит вам ввести любой дополнительный почтовый ящик, который вы хотите использовать.

Подключите Outlook к социальным сетям

Мы живем в мире социальных сетей, поэтому подключение вашего Outlook к различным типам социальных сетей может быть полезным способом оставаться в курсе событий. Таким образом, ваша функция Люди будет заполнена информацией, полученной из Facebook, Twitter, LinkedIn или других.

Чтобы связать одну из этих учетных записей с Outlook, просто перейдите в Файл, затем выберите Информация, прокрутите вниз до Настройки учетной записи и нажмите на Учетные записи социальных сетей. Это даст вам возможность управлять всеми такими подключениями — добавлять новую, а также удалять одну из учетных записей, которые вы ранее подключили к Outlook.

Легко аннотируйте свои фотографии в Outlook с помощью Markup Hero

Outlook — отличная платформа для электронной почты, но бывают моменты, когда вы хотите добавить дополнительный уровень контекста к электронному письму, добавив скриншот, фотографию или отсканированный документ. Например, вы можете захотеть аннотировать электронное письмо, чтобы объяснить деталь в тексте или показать коллеге, где вы хотите, чтобы они выполнили какое-то действие. Хотя есть несколько способов сделать это, нет ничего проще и эффективнее, чем Markup Hero. Он упрощает аннотирование ваших фотографий и отсканированных документов с помощью текста, фигур, линий и многого другого. С помощью Markup Hero вы можете легко добавлять заметки к фотографиям, которые вы прикрепляете к своему электронному письму. Вы даже можете выбрать разные цвета и стили линий, чтобы ваши правки выделялись.