Топ-15 советов и хитростей Microsoft Teams, которые вы должны знать

В эти трудные времена, когда страны сталкиваются с локдауном, а организации просят своих сотрудников оставаться дома и работать удаленно, может быть немного сложно сосредоточиться на развитии своей работы. Однако благодаря множеству приложений и сервисов, таких как приложения для видеоконференций и инструменты для удаленного сотрудничества, этот опыт можно упростить до определенной степени. Одним из таких приложений является Microsoft Teams, который является единой платформой для сотрудничества и коммуникации, позволяющей вам соединяться с членами вашей команды и работать вместе над проектом. Итак, если вы новичок в приложении или даже если вы использовали его все это время, вот несколько советов и хитростей Microsoft Teams, которые вы должны знать, чтобы максимально использовать этот сервис.

1. Измените свой фон

Если вы работаете из дома, возможно, не каждый уголок вашего дома подходит для видеозвонков. Но с Teams это не должно быть проблемой. Как оказывается, вы можете изменить свой фон во время встречи, чтобы скрыть свои беспорядочные окружения на заднем плане. Однако на данный момент Microsoft Teams поддерживает только стандартные фоны. Чтобы добавить фон, во время видеозвонка нажмите кнопку с тремя точками и выберите Показать эффекты фона. Вы увидите меню настроек фона справа с списком стандартных фонов. Отсюда выберите фон и нажмите кнопку Предварительный просмотр, чтобы просмотреть его с вашими настройками. Чтобы установить его в качестве фона, выберите его и нажмите кнопку Применить.

Кроме того, помимо изменения фона, вы также можете активировать функцию размытия фона во время видеоконференций, чтобы скрыть свой фон. Для этого, находясь на встрече, нажмите кнопку с тремя точками, чтобы открыть дополнительные действия, и выберите Размыть мой фон.

2. Используйте погружающий читатель

Когда вам нужно просмотреть много текста между различными разговорами, это может быть довольно утомительной задачей. К счастью, погружающий читатель Microsoft может сэкономить вам время, читая текст с разной скоростью, которую вы можете изменить по своему усмотрению. Кроме того, он также предоставляет вам возможности доступности, которые показывают текст в разных размерах шрифта, цветах и интервалах. Кроме офисных настроек, эта утилита также может быть полезна для обучения студентов с дислексией и дисграфией, так как она облегчает понимание текста, разбивая его на разные части речи для более легкого понимания. Для этого нажмите кнопку с тремя точками рядом с вашим сообщением и выберите Погружающий читатель из вариантов.

3. Переводите разговоры

Для тех, кто не говорит на английском как на родном языке, но чья работа в основном связана с ним, Microsoft Teams предлагает функцию перевода. Чтобы перевести сообщение на ваш предпочтительный язык, нажмите кнопку с тремя точками рядом с текстом в разговоре и выберите Перевести. Теперь вы должны увидеть текст, переведенный на ваш предпочтительный язык. После завершения вы можете вернуться к оригинальному тексту, следуя тому же процессу.

4. Добавьте команду или канал в избранное

Если вы работаете над несколькими проектами одновременно, иногда может быть сложно следить за событиями в конкретной команде, которая требует вашего максимального внимания. В таких случаях вы можете просто отметить команду или канал как избранное, который затем можно найти в разделе Избранное в верхней части левого окна. Чтобы отметить команду или канал как избранное, откройте его, нажмите кнопку с тремя точками и выберите Избранное.

5. Подписывайтесь на канал для обновлений

Аналогично тому, как вы можете добавить канал в избранное для упорядоченного доступа, вы также можете подписаться на него, чтобы получать быстрые обновления. Это может быть полезно, если вы не хотите пропустить важные обновления или события в ваших командах. Чтобы подписаться на канал, откройте его и нажмите кнопку с тремя точками. Теперь из списка опций выберите Подписаться на этот канал. Как только канал будет отмечен как избранное, вы будете получать уведомления обо всех его обновлениях через push-уведомления.

6. Отмечайте сообщения как непрочитанные

Хотя каналы позволяют вам обсуждать различные события с вашими коллегами, иногда ситуация может выйти из-под контроля, если в канале много участников. И это может быстро превратиться из полезного в поток сообщений. Чтобы избежать таких ситуаций, вы можете отметить важные сообщения приоритетными как непрочитанные, чтобы вернуться к ним позже. Чтобы отметить сообщение как непрочитанное, перейдите к разговору с сообщением, которое вы хотите отметить как непрочитанное, и нажмите кнопку с тремя точками рядом с ним. Теперь из всплывающего окна выберите Отметить как непрочитанное. Вы можете найти эти сообщения, введя “ /unread “ в строке поиска.

7. Закладка сообщений

Таким же образом, как вы отмечаете сообщения в разговоре как непрочитанные, чтобы вернуться к ним позже, вы также можете закладывать тексты, изображения или другой контент в разговоре, чтобы проверить их позже. В то время как непрочитанные сообщения могут помочь вам помнить о задачах, которые вам нужно выполнить, закладка сообщений может помочь вам сохранить важные сообщения или контент, к которому вам нужно часто обращаться. Чтобы закладить сообщение, перейдите к разговору и нажмите значок закладки рядом с ним. Вы можете просмотреть свои закладенные сообщения, введя “ /saved “ в строке поиска.

8. Создавайте сообщения в формате Rich Text

Иногда вам нужно больше контроля над вашим текстом, чтобы более эффективно донести свои сообщения. Здесь на помощь приходит редактирование Rich Text, которое поддерживает такие вещи, как шрифты, аннотации, изображения и другие параметры пользовательского форматирования. Чтобы составить сообщение в формате Rich Text, откройте канал, в который вы хотите отправить сообщение, и нажмите кнопку “ A “ в левом нижнем углу. Теперь у вас появится всплывающее окно текста, создайте и отформатируйте свое сообщение здесь, а затем нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить ваше сообщение.

9. Интегрируйте приложения в Teams

Одним из уникальных предложений Teams является возможность интегрировать весь пакет приложений Office 365 на платформе. Поэтому, если ваша команда в основном полагается на эти приложения, вы можете интегрировать их всего за несколько простых кликов. Однако это не означает, что платформа не поддерживает другие инструменты для повышения производительности. Есть целая коллекция приложений, организованных по различным категориям, чтобы удовлетворить потребности каждого. Чтобы добавить приложение в вашу команду, перейдите в вашу команду, нажмите на меню с тремя точками и выберите Управление командой. Отсюда перейдите в раздел Приложения (под названием вашей команды) и нажмите кнопку Больше приложений. Теперь у вас есть целая коллекция приложений, которые вы можете выбрать, либо перейдя в разные категории, либо введя ваш запрос в поле Поиск по всем приложениям (под Приложениями). И как только вы найдете приложение, выберите его и нажмите Добавить, чтобы добавить его в вашу команду или канал.

10. Делитесь чатом с командой через Outlook

Как упоминалось выше, Teams поставляется с прединтегрированным пакетом приложений Microsoft. И Outlook является одним из них. Outlook в Teams может помочь вам делиться разговорами в виде электронной почты, не покидая Teams. Для этого перейдите к разговору и нажмите кнопку с тремя точками. Из всплывающего окна выберите Поделиться в Outlook и добавьте вашего получателя и другую соответствующую информацию. Наконец, нажмите Отправить. Аналогично, вы также можете отправить электронное письмо с целым разговором для канала тем же способом.

11. Фильтруйте активность по упоминаниям

Если в вашем канале команды много пользователей, вы могли заметить поток сообщений во время обсуждений — до такой степени, что иногда становится трудно отслеживать сообщения с вашими упоминаниями. Чтобы не пропустить такие важные сообщения, вы можете отфильтровать разговор, используя упоминания, чтобы отделить те, которые вам нужны, от остального потока. Для этого перейдите в Активность и нажмите на значок воронки справа. Теперь нажмите кнопку с тремя точками рядом с полем Введите для фильтрации и выберите Упоминания. Теперь вы должны увидеть наиболее актуальный контент (в котором есть ваши упоминания) в разделе Активность. Кроме того, вы также можете перейти в Активность и нажать на выпадающую кнопку рядом с Лента и выбрать Моя активность, чтобы просмотреть подробный список всех ваших действий в одном месте.

12. Записывайте встречи в Teams

Часто, когда вы находитесь на встрече с вашими коллегами, есть определенные вещи, которые вы хотели бы (или хотите) пересмотреть позже для справки. В таких случаях Teams предлагает вам возможность записывать встречи, чтобы иметь доступ к аудио, видео и активности совместного использования экрана позже. Сервис сохраняет записанные встречи в Microsoft Stream для безопасного обмена между вашей командой. Чтобы записать текущую встречу, нажмите кнопку с тремя точками и выберите Начать запись. После завершения выполните те же шаги, чтобы остановить запись.

13. Используйте команды со слэшем

Хотя вы можете настроить платформу по своему усмотрению, включая определенные функции или настраивая различные параметры, когда дело доходит до операционной эффективности, вы не можете сделать много, кроме как освоить, как быстро выполнять основные операции. Здесь на помощь приходят команды со слэшем (/). Как вы можете догадаться по его названию, команда включает использование символа слэша (/), за которым следует команда.

Некоторые команды со слэшем включают –

i. /goto – помогает вам перейти к команде или каналу
ii. /call – позвонить кому-то напрямую
iii. /chat – отправить быстрое сообщение кому-то
iv. /activity – просмотреть активность кого-то
v./whatsnew – увидеть, что нового в команде
vi. /mentions – просмотреть все ваши упоминания
vii. /saved – увидеть ваш сохраненный список
viii. /unread – просмотреть вашу непрочитанную активность
ix. /keys – просмотреть список всех сочетаний клавиш
x. /available (или away, brb, dnd и busy) – установить статус

Кроме того, чтобы просмотреть больше команд, введите символ слэша (/) в поле Поиск или введите команду, чтобы увидеть список всех поддерживаемых команд со слэшем. В качестве альтернативы вы можете перейти в поддержку Microsoft, здесь, чтобы узнать больше об этих командах.

14. Освойте сочетания клавиш

Аналогично тому, как вы можете использовать команды со слэшем для быстрого доступа к различным опциям и выполнения основных задач, вы также можете использовать силу сочетаний клавиш для легкого выполнения различных операций, одновременно экономя время.

Вот некоторые сочетания клавиш –

i. Перейти к поиску – command + . или Ctrl + E
ii. Перейти – command + G или Ctrl + G
iii. Начать новый чат – command + N или Ctrl + N
iv. Открыть настройки – command + , или Ctrl + ,
v. Прикрепить файл – command + O или Ctrl + O
vi. Ответить на тему – R
vii. Отметить как важное – command + shift + I или Ctrl + Shift + I
viii. Переключить без звука – command + shift + M Ctrl + Shift + M

Очевидно, это некоторые из сочетаний клавиш, которые вы можете использовать в Teams. Чтобы просмотреть полный список поддерживаемых сочетаний клавиш, перейдите в поддержку Office, здесь. Также обратите внимание, что некоторые комбинации сочетаний клавиш могут отличаться для веб-версии и приложения. Поэтому вам может понадобиться обратиться к ссылке сочетаний клавиш для помощи.

15. Используйте ботов

Microsoft Teams поддерживает ботов, которые по сути являются инструментом, помогающим вам автоматизировать определенные операции или получить помощь в некоторых рутинных задачах. Например, бот может помочь вам выполнять такие простые задачи, как узнать, что в повестке дня на встрече, установить напоминания, просмотреть отчеты, или что-то более сложное, например, извлечение ожидающих запросов из вашего репозитория Github. Все это, не покидая Teams. Вы можете найти некоторых популярных ботов, здесь, или найти одного в интернете в соответствии с вашими требованиями. Более того, если вы хотите больше контроля над вашим ботом или хотите выполнить более глубокие задачи автоматизации, вы можете создать своего собственного бота, используя руководство Microsoft, здесь.

Бонусный совет: Если вы также используете Zoom для видеоконференций и удаленного сотрудничества наряду с Teams, две компании недавно объявили о совместной интеграции между обоими сервисами. Теперь вам не нужно переключаться между приложениями, чтобы участвовать или управлять вашими встречами. Чтобы включить интеграцию Zoom в Teams, нажмите кнопку с тремя точками в верхней левой панели и перейдите в Больше приложений. Теперь вы увидите коллекцию различных приложений. Отсюда нажмите на поле поиска под Приложениями и введите Zoom. Теперь выберите приложение и нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить его в вашу команду или канал. После этого вы можете начать или присоединиться к встрече Zoom всего одним щелчком.

Это некоторые советы и хитрости для Microsoft Teams, которые вы можете использовать, чтобы получить больше от вашего опыта и выполнять операции более эффективно. Таким образом, вы сэкономите время и сможете инвестировать его в операции, которые требуют большего внимания.