Обзор Torii: Как узнать, какие инструменты SaaS использует ваша команда больше всего

Поскольку использование приложений SaaS в организациях продолжает расти, командам ИТ приходится сталкиваться с проблемами на каждом этапе, от управления лицензиями и расходами на SaaS до разрешений на доступ к данным и пользователей приложений.

Torii, автономная платформа управления SaaS, позволяет ИТ-командам:

• получить видимость использования SaaS

• улучшить внутренние рабочие процессы

• консолидировать данные о управлении SaaS и бюджете

• автоматизировать различные рутинные задачи

Это позволяет лучше управлять тем, сколько ваша организация тратит на какие инструменты, и упрощает снижение рисков безопасности и соблюдения норм.

В этой статье мы объясним, как ИТ-менеджеры могут использовать Torii, чтобы выяснить, какие приложения SaaS чаще всего использует их организация, какие из них продлеваются без необходимости и многое другое.

Содержание

• Что такое Torii?
• 1. Какие члены команды используют какие приложения (и как часто)
• 2. Какие разрешения на доступ к данным имеют каждое приложение
• 3. Когда необходимо продлить лицензии приложений
• 4. Общие расходы, связанные с каждым приложением
• 5. Определение владельца каждого приложения
• 6. Открытие новых приложений
• 7. Управление пользователями для ИТ-экосистемы вашей компании
• Заключение

Что такое Torii?

Torii — это платформа управления SaaS, которая позволяет ИТ-менеджерам определять, оптимизировать и управлять технологическими стеком своих организаций и сокращать ненужные расходы на SaaS через централизованную панель управления.

Она позволяет компаниям, использующим сотни инструментов SaaS в разных отделах, отслеживать, сколько они тратят на каждое приложение, управлять разрешениями на доступ и развивать лучшее понимание использования приложений по всей организации.

Вот некоторые из основных способов, которыми компании получают выгоду от использования Torii для управления приложениями SaaS:

• Видимость. Torii помогает ИТ-командам следить за SaaS-приложениями, используемыми в программной экосистеме организации, и легко управлять ими с одной панели управления. Это позволяет быстро просматривать информацию о использовании приложений, количестве пользователей и общих затратах на эти инструменты.

• Рабочий процесс. Быстро определяйте, какие приложения были приняты сотрудниками, чтобы лучше управлять продлением лицензий и разрешениями на доступ к данным. Это также упрощает идентификацию (и прекращение использования) приложений, которые представляют собой риски безопасности или соблюдения норм, которые предлагают дублирующую функциональность или используются недостаточно.

• Автоматизация. Torii позволяет создавать пользовательские рабочие процессы для автоматизации различных связанных с управлением SaaS действий — таких как обновления, продления и аннулирования — комбинируя триггеры и действия.

Теперь, когда у нас есть базовое понимание возможностей Torii, давайте углубимся, чтобы выяснить, как он позволяет организациям оставаться на вершине управления SaaS.

Вот некоторые из различных способов, которыми Torii позволяет ИТ-командам легко управлять их постоянно развивающимся технологическим стеком.

1. Какие члены команды используют какие приложения (и как часто)

Torii автоматически обнаруживает различные SaaS-приложения, используемые вашей организацией, и предоставляет ИТ-менеджерам быстрый обзор того, какие члены команды используют какие приложения.

Это достигается за счет:

• Автоматического извлечения данных из бизнес-счетов с помощью API-интеграций с ERP-программным обеспечением вашей компании.

• Отслеживания использования приложений через безопасные и анонимные расширения браузера и интеграцию с решением SSO вашей компании, таким как G-Suite или OneLogin.

• Использования данных транзакций по кредитным картам, которые можно загрузить в Torii.

Вы сможете быстро выяснить, какие приложения регулярно используются вашими членами команды, какому инструменту выдана лицензия и точную сумму, которую вы тратите на каждое SaaS-приложение в любой данный месяц.

Это также дает вам полезные сведения о пользователях, расходах на приложения, рабочих процессах и лицензиях. Эти данные представлены в виде графиков и диаграмм, позволяя ИТ-менеджерам быстро принимать обоснованные решения о использовании и расходах на SaaS в организации. Вы также можете скачать любой отчет Torii в формате CSV, чтобы использовать его по своему усмотрению.

2. Какие разрешения на доступ к данным имеют каждое приложение

Torii позволяет вам контролировать, какие данные компании делятся с различными SaaS-приложениями. Когда ваши сотрудники подписываются на SaaS-подписку, их могут попросить предоставить доступ к различным конфиденциальным ресурсам. Это особенно актуально для некоторых широко используемых программ, таких как Slack и G-Suite.

Данные и действия, запрашиваемые некоторыми SaaS-приложениями, могут включать разрешение на:

• Просмотр адресов электронной почты людей в вашем рабочем пространстве.

• Изменение вашего профиля, доступ к календарям или контактной информации.

• Отправку электронных сообщений от вашего имени.

Разрешение неограниченного доступа к учетным записям компании и выполнение действий от имени сотрудников может сделать вашу компанию уязвимой для возможных угроз конфиденциальности.

С помощью Torii вы получаете видимость того, какие данные делятся с каждым инструментом SaaS, используя актуальный список всех предоставленных авторизаций. В дополнение к этому, отчет Анализ рисков Torii позволяет вам отслеживать уровень риска каждого поставщика SaaS на основе предоставленных ему разрешений.

3. Когда необходимо продлить лицензии приложений

Управление SaaS-приложениями в программной экосистеме с десятками или даже сотнями инструментов требует от ИТ-менеджеров эффективного отслеживания соответствующей информации, включая лицензии приложений, контракты и даты продления.

Независимо от того, нужно ли вам просмотреть контракты поставщиков или найти дату продления лицензии конкретного приложения, Torii может помочь вам сделать именно это. Он консолидирует всю информацию о лицензиях приложений, контрактах и датах продления.

Вы сможете легко организовать всю соответствующую информацию о ваших инструментах SaaS и получить к ней доступ, когда вам это нужно. В дополнение к этому, Torii уведомит вас о предстоящих датах продления лицензий, чтобы вам не пришлось выделять даты в своем календаре для каждого приложения, которое использует ваша организация.

4. Общие расходы, связанные с каждым приложением

Невозможность отслеживать дублирующее или неиспользуемое программное обеспечение может привести к перерасходу с вашей стороны. Каждая новая лицензия SaaS-приложения, приобретенная для сотрудников, означает больше денег из кармана вашей компании. Это делает крайне важным для ИТ-менеджеров отслеживать, какие инструменты действительно используются, чтобы обеспечить лучшее управление затратами ресурсов организации.

С помощью Torii вы можете получить представление о том, сколько вы тратите на каждый инструмент SaaS. В результате вы сможете оптимизировать затраты и избежать расходов на ненужные (или дублирующие) приложения.

Вы можете перечислить все программные средства, используемые в вашей организации, перейдя на страницу Insights. Она также предоставит вам информацию о том, сколько сотрудников используют каждый инструмент, количество приложений, используемых каждым человеком, и сумму, которую вы потратили на лицензии приложений.

5. Определение владельца каждого приложения

В крупных организациях сотрудники, как правило, подписываются на инструменты SaaS независимо с их бизнес-учетными записями. Проблема в этом заключается в том, что это делает практически невозможным для ИТ-команд следить за всем программным обеспечением, используемым в организации.

Определение владельца каждого SaaS-приложения, используемого в организации, может помочь вам понять, как оно вписывается в программную экосистему вашей компании.

С помощью Torii ваши ИТ-менеджеры смогут легко определить или назначить внутреннего владельца каждого SaaS-приложения — человека, ответственного за все решения и действия, связанные с использованием приложения.

6. Открытие новых приложений

Torii позволяет ИТ-менеджерам быстро идентифицировать каждый новый инструмент, добавленный в программный стек вашей организации. Как только приложение будет идентифицировано, вы можете назначить ему соответствующий статус жизненного цикла, такой как Обнаружено, На оценке, На рассмотрении или Утверждено.

Конструктор рабочих процессов позволяет вам настраивать уведомления по электронной почте на основе правил, информируя ключевых заинтересованных лиц о недавно обнаруженных продуктах SaaS. Вы также можете отправить уведомление внутреннему владельцу приложения от ИТ-менеджера, прося его заполнить форму, в которой изложено все, что ИТ нужно знать о случае использования приложения и условиях лицензии.

В результате сотрудники должны убедиться, что каждое новое приложение соответствует рекомендациям ИТ-команды, прежде чем оно может быть официально утверждено и интегрировано в технологический стек организации.

Отслеживать использование приложений гораздо проще, когда они впервые добавляются в технологический стек организации, так как это позволяет ИТ-отделу обнаруживать любые проблемы с несоответствием данных, несовместимости или киберугрозы.

7. Управление пользователями для ИТ-экосистемы вашей компании

С помощью Torii вы можете ассоциировать любого пользователя с неограниченным количеством инструментов SaaS, в зависимости от продуктов, к которым им нужен доступ. Вы также сможете легко управлять и просматривать, кто владеет какими приложениями всего за несколько кликов.

Кроме того, вы можете попросить владельцев приложений добровольно отказаться от своего владения или автоматически отозвать их доступ с помощью рабочего процесса Torii с одним кликом. Это позволяет вам отменить доступ пользователя к приложению, используя инструменты выхода. Вы также можете избежать перерасхода на инструменты, которые не использовались более 30 дней.

Заключение

Платформы управления SaaS могут помочь вашей ИТ-команде лучше управлять ресурсами SaaS вашей организации, но немногие делают это так мощно и легко, как Torii.

Эта платформа позволяет вам быстро получить полезную информацию о программном стекe вашей организации и помогает оптимизировать расходы на SaaS. С Torii вы сможете легко контролировать доступ к приложениям, обеспечивать соблюдение данных и конфиденциальности, а также минимизировать риски киберугроз по всей организации.