Zoho WorkDrive: Совместное решение для управления файлами для оптимизации ваших данных

Все бизнесы — независимо от того, насколько они малы или велики — нуждаются в надежных платформах для хранения и сотрудничества, чтобы эффективно работать. Хотя у вас есть множество хороших вариантов для обоих, трудно найти платформу, которая предоставляет обе функции под одной крышей.

Представляем Zoho WorkDrive, облачную платформу для хранения и совместной работы, которая упрощает ваши данные, предлагая безопасное облачное хранилище и инструменты для сотрудничества в одном месте.

Давайте погрузимся в изучение Zoho WorkDrive более подробно и выясним, что делает его отличной платформой для хранения файлов и совместной работы.

Что такое Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive — это облачная платформа для хранения файлов и совместной работы, которая позволяет командам легко хранить, делиться и работать над файлами в реальном времени.

Она была запущена как замена Zoho Docs несколько лет назад, чтобы служить основной платформой для хранения для своего набора офисных и продуктивных приложений. И за это время на платформе было внесено несколько изменений.

Последний выпуск представлен в виде WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 предлагает множество новых функций в различных аспектах, включая пользовательский интерфейс, администрирование данных, интеграцию с третьими сторонами и многое другое, чтобы соответствовать растущим потребностям гибкой рабочей среды.

Zoho WorkDrive доступен как на мобильных устройствах, так и на настольных ПК.

Чем может помочь Zoho WorkDrive?

Будучи платформой для управления файлами и совместной работы, Zoho WorkDrive позволяет вам делать гораздо больше, чем просто хранить файлы. Это возможно благодаря его разнообразному набору функций, который включает в себя следующее:

Командное сотрудничество

Одним из лучших аспектов WorkDrive является командное сотрудничество. WorkDrive делает это с помощью Командных Папок, которые позволяют членам команды загружать документы в одну папку, чтобы сделать их доступными для всех в команде сразу. Таким образом, пользователям не нужно отправлять файлы по электронной почте индивидуально и следить за людьми позже.

Аналогично, если кто-то в команде вносит изменения в любой файл в Командной Папке, WorkDrive уведомляет всех об этом через уведомления, так что они всегда в курсе изменений и не должны постоянно проверять пространство.

В качестве способа организации всех файлов и документов проекта, WorkDrive позволяет администраторам рабочего пространства создавать подпапки внутри Командной Папки. Это то, что крупные организации могут использовать наилучшим образом для категоризации файлов по отделам. Администраторы также могут устанавливать права доступа для каждого члена команды, чтобы ограничить их доступ к содержимому папки.

Наконец, в каждом рабочем пространстве WorkDrive есть Корзина под Командной Папкой, чтобы сохранить все файлы и документы в безопасности. Таким образом, когда кто-то в команде удаляет файл или папку, он попадает в Корзину. Это дает возможность восстановить его, если он понадобится позже или когда кто-то в команде случайно удалит его в первую очередь.

Доступ к мощному офисному пакету Zoho

Когда команды подписываются на WorkDrive, они также получают доступ к Офисному Пакету Zoho. Офисный Пакет Zoho — это набор инструментов, который помогает командам с офисной работой. Он включает три инструмента: Writer, Sheet и Show. Все три предлагают чистый и удобный интерфейс и предоставляют различные шаблоны для ускорения работы и работы даже в оффлайн-режиме.

Кроме того, каждый инструмент предлагает несколько других полезных функций, таких как режим сосредоточенного письма в Zoho Writer, предопределенные и пользовательские функции в Zoho Sheet и различные варианты дизайна и анимации в Zoho Show.

В сочетании с WorkDrive это не только помогает командам с офисными задачами, но и помогает им хранить свои файлы в одном месте. В результате, членам команды становится легче сотрудничать в реальном времени, собирать отзывы и публиковать свою работу, чтобы все в команде могли ее увидеть.

Совместное рабочее пространство

WorkDrive поднимает опыт сотрудничества на новый уровень. Он дает вам возможность создать совместное рабочее пространство, где вы можете работать с коллегами, не приглашая их в Командную Папку. Аналогично, он также упрощает обмен файлами с отдельными лицами или другими командами на платформе, что, в свою очередь, делает сотрудничество более эффективным.

Поскольку несколько человек могут работать над файлом одновременно, это может привести к созданию нескольких копий одного и того же файла. Это может сделать идентификацию оригинального файла сложным и утомительным процессом. Но, к счастью, WorkDrive поддерживает историю версий, так что члены команды могут получить доступ ко всем различным версиям файла, сравнить их и вернуться к предыдущей версии, когда это необходимо, без каких-либо проблем.

В соответствии с этим, еще одной полезной функцией, которая улучшает опыт сотрудничества на платформе, является мониторинг активности. С помощью этого руководители команд могут легко проверять все, что происходит в их рабочем пространстве, чтобы отслеживать прогресс. Более того, активности можно проверять в деталях с помощью фильтров, чтобы увидеть более ценные инсайты.

В те моменты, когда членам команды нужно обсудить что-то или поделиться отзывом о файле или документе, функция обратной связи WorkDrive (называемая Аннотациями Файлов) может оказаться полезной. С ее помощью пользователи могут легко делиться своими мыслями по идее или оставлять отзывы под файлами или документами через контекстные комментарии.

Инструменты управления данными

Zoho WorkDrive поддерживает более 220 форматов файлов. Поскольку это охватывает довольно широкий спектр форматов файлов, это гарантирует, что на платформе не будет проблем с совместимостью, так что команды могут напрямую просматривать файлы в рабочем пространстве или загружать те, которые они хотят, без необходимости предварительно конвертировать их.

Чтобы упростить поиск и обнаружение файлов на платформе, WorkDrive предоставляет вам возможность искать файлы по имени, создателю или ключевому слову в документе. Аналогично, он также поддерживает OCR и обнаружение объектов, что позволяет вам находить изображения и отсканированные документы в рабочем пространстве, просто введя ключевое слово в них.

Кроме того, есть возможность категоризировать файлы в Командной Папке. Это позволяет вам поддерживать ваши файлы и документы организованными, чтобы любой в команде мог легко их найти.

Работа с людьми вне вашей команды

Если ваша команда работает с другими компаниями, вам может понадобиться показать клиентам ваш прогресс, чтобы держать их в курсе или получить их мнение по какому-то вопросу.

WorkDrive делает это очень простым. Платформа позволяет вам быстро создать внешний ссылку на файл, который вы хотите поделиться. Чтобы сделать это сотрудничество безопасным и защитить ваши данные, инструмент позволяет вам защищать каждую ссылку, которую вы отправляете, независимыми правами доступа, сроками действия и паролями. По сути, он дает вам полный контроль над вашими ссылками и позволяет вам решать, что пользователи, присоединяющиеся к вашему рабочему пространству, могут и не могут делать.

Аналогично, “Клиентские Пользователи” WorkDrive могут позволить вам пригласить вашего внешнего клиента или партнера в вашу команду. Это может быть полезно, когда вы хотите, чтобы ваши заинтересованные стороны посмотрели или сотрудничали над проектом в течение короткого времени.

Расширенная аналитика

Когда вы работаете с большими командами, вы хотите знать определенные статистические данные о вашем рабочем пространстве. В WorkDrive вы получаете доступ ко всем таким статистическим данным вместе с отчетами о всем, что происходит в вашем рабочем пространстве, в одном месте.

Так, например, если вы администратор рабочего пространства, вы можете легко проверить, когда файл был обновлен, сколько места для хранения занимает проект и сколько свободного места доступно.

Непрерывный доступ к файлам

Zoho WorkDrive доступен как на мобильных устройствах, так и на настольных ПК, и он синхронизирует все ваши файлы и папки на ваших устройствах. Это позволяет вам работать на одном устройстве и продолжать с того места, где вы остановились, на другом.

Кроме того, платформа также синхронизирует ваши файлы и папки на вашем настольном ПК, так что вы можете работать даже в оффлайн-режиме, а затем синхронизировать изменения, когда вы выходите в онлайн.

Планы и цены Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive предлагает три плана: Стартовый, Командный и Бизнес.

• Стартовый: $2.5 (Rs 140) за пользователя в месяц; хранилище начинается с 1TB на команду с лимитом загрузки файла 1GB
• Командный: $4.5 (Rs 275) за пользователя в месяц; 3TB на команду пространства для хранения и лимит загрузки файла 5GB
• Бизнес: $9 (Rs 550) за пользователя в месяц; пространство для хранения 5TB на команду с лимитом загрузки файла 50GB

Каждый план предлагает все основные функции хранения и управления файлами. Но по мере перехода на более высокий уровень открываются доступ к нескольким дополнительным функциям. Ознакомьтесь с планами WorkDrive для полного обзора различий между всеми тремя планами и выберите подходящий для вашей организации.

Кроме того, когда предложенное пространство для хранения оказывается недостаточным, у Zoho есть дополнительные варианты хранения, которые можно приобрести отдельно.

Zoho предоставляет новым пользователям 15-дневный бесплатный пробный период с полным доступом ко всем функциям WorkDrive. С этим пробным периодом отдельные лица и команды могут протестировать и исследовать сервис, чтобы определить, соответствует ли он их требованиям, а затем подписаться на план соответственно.

Ознакомьтесь с Zoho WorkDrive