10 características poco conocidas de Microsoft Excel

La inigualable herramienta de manipulación de datos y organización de estadísticas Microsoft Excel es sin duda una aplicación que ahorra tiempo, pero al igual que sus herramientas hermanas Word y PowerPoint, también tiene algunas características ocultas. Al conocer cuáles son, puedes aprovechar más esta aplicación.

Importar estadísticas desde sitios web

Al insertar cifras graficadas desde un sitio web, en Excel, no necesariamente tienes que molestarte en copiarlas y pegarlas manualmente. En su lugar, podrías simplemente importar las estadísticas de los sitios. Para hacerlo, si estás usando Excel 2010, ve a Archivo, haz clic en Abrir y escribe la dirección en la barra de preguntas.

Curiosamente, hay muchas características de este tipo presentes en Excel 2013. Primero que nada, definitivamente puedes extraer datos de tu cuenta de SkyDrive o SharePoint, si es necesario. Para hacerlo, ve a Archivo| Abrir| y haz clic en el signo más que dice “Agregar un lugar”. Si deseas obtener la tabulación de una página web en particular, haz clic en el menú “Datos” en la barra de cinta y, desde la izquierda, haz clic en Desde Web. Luego te pedirá la URL de esa página; ten en cuenta que puede tardar un minuto o dos en obtener datos del sitio. Además de eso, también puedes importar estadísticas de tablas SQL, archivos XML y varios otros lugares como se muestra en la imagen publicada a continuación.

Pegar especial para realizar cálculos por lotes

Manipular datos hasta un par de filas y columnas no es una tarea tediosa, pero cuando necesitas realizar algunas operaciones matemáticas en un gran número de celdas y filas, ciertamente no es fácil. Aquí es donde Pegar especial entra en juego.

Puedes encontrarlo en la barra de menú Pegar, o puedes acceder directamente desde tu teclado presionando Alt + Ctrl + V. Te ayuda a insertar solo los valores que has copiado y no todos los códigos inútiles que vienen con ellos.

Transformar filas en columnas y columnas en filas

Supongamos que confundiste filas con columnas, y te diste cuenta solo después de hacer suficiente daño. ¿Hay una forma de recuperarse de esto? Bueno, aparentemente, hay una manera de transponer la posición de las celdas y corregir su posición. Para hacerlo, selecciona las celdas nuevamente, haz clic en el pequeño signo de triángulo en el ícono de pegar, ve a Pegar especial y marca el botón Transponer.

Personalizar el área de impresión

A diferencia de imprimir un documento, obtener una copia impresa de archivos de hoja de cálculo es un poco espinoso. Usando la configuración predeterminada, casi siempre obtendrás tus tablas fuera de la hoja. Una cosa inteligente que puedes hacer es usar la Vista previa de salto de página para verificar cómo se imprimirán tus tablas. Si deseas tener voz sobre qué celdas deben ser impresas, puedes arrastrar para incluir o excluir celdas; de esta manera, puedes incluir solo las celdas que deseas imprimir.

Obtener los Sparklines

La tabulación y el formato habituales en la hoja de cálculo son notables, pero es un poco desordenado de entender si tienes poco tiempo. Intenta agregar Sparklines a tu hoja de trabajo para que tus estadísticas tengan sentido incluso a simple vista. Para obtener los Sparklines, selecciona las celdas, ve al menú Insertar en la barra de cinta y selecciona Sparklines.

Eliminar duplicados

La redundancia es otro problema común que podrías encontrar al importar estadísticas de fuentes. Afortunadamente, Excel puede ayudarte a solucionarlo; solo selecciona la tabla y ve a la pestaña Datos, y haz clic en Eliminar duplicados. Aparecerá una ventana pidiéndote las columnas y filas en las que deseas verificar las entradas duplicadas.

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Sumar, contar y promediar sin usar ninguna fórmula matemática

Si deseas conocer algunas cosas básicas como la suma de los elementos de algunas celdas, su promedio y conteo, no necesariamente tienes que usar ninguna fórmula matemática para eso. Excel tiene esta característica donde si solo seleccionas las celdas, mostrará los resultados en la parte inferior de la ventana de Excel. Al hacer clic derecho en la barra de estado, también puedes habilitar algunos otros tipos matemáticos como mínimo, máximo y conteo numérico.

Vigilar las celdas

Una cosa realmente molesta al trabajar con documentos de hoja de cálculo es que a medida que el tamaño de la hoja crece, es difícil mantener toda la hoja en una pantalla. Claro, puedes acercar y alejar, pero eso también tiende a elevar el nivel de molestia. Aquí es donde Ventanas de vigilancia entra en juego. Esta característica de Excel te permite dividir tu hoja en varias partes. Luego puedes separarlas y continuar trabajando en ellas.

Para obtener la Ventana de vigilancia, ve a la pestaña Fórmulas en el menú de cinta y haz clic en el botón Ventana de vigilancia. Después de que aparezca una ventana redimensionable, define el rango de celdas con las que deseas trabajar.

Mostrar todas las fórmulas

Las celdas, por defecto, solo te muestran el resultado de las fórmulas en lugar de mostrar las fórmulas utilizadas. Sin embargo, muchas veces necesitarás verificar la fórmula que usaste al revisar el documento. Para ver las fórmulas que funcionan detrás de escena, selecciona las celdas y presiona Ctrl y la tecla menos (-). Una buena cosa sobre todo esto es que, cuando presionas esa combinación, las celdas que elegiste se agrandan automáticamente, lo que te ayuda a tener una mejor vista de esas pequeñas celdas que contienen tantas expresiones.

Tomar instantáneas

Una de las características más útiles de Excel es su utilidad de cámara. Aunque está oculta de la vista, esta pequeña utilidad puede ayudarte a tomar instantáneas de celdas. Para usar esta función, necesitarás agregarla a la Barra de herramientas de acceso rápido (ver la imagen a continuación). Haz clic en esa pequeña flecha y selecciona “ Más comandos “, desplázate hacia abajo en las opciones de “ Elegir comandos de “ y configúralo en todos los comandos. Después de hacer eso, localiza la opción Cámara, haz doble clic en ella y selecciona Aplicar a esa ventana. Verás un ícono de cámara en la parte superior de tu pantalla, selecciónalo y ahora selecciona las celdas de las que deseas tomar las instantáneas. Esas capturas de pantalla se almacenarán en tu portapapeles y puedes pegar eso en cualquier celda o crear una imagen de ello desde cualquier herramienta de edición de imágenes.