10 Consejos y Trucos Útiles de Microsoft Outlook que Deberías Conocer

Outlook o Microsoft Outlook es un organizador personal de la suite de aplicaciones de Office de Microsoft. Ofrece una solución integral para todas tus necesidades de oficina, con características como gestión de correo electrónico, toma de notas, calendario, gestión de tareas y navegación web. La idea es hacer que las funcionalidades esenciales estén disponibles en un solo lugar, para que no tengas que salir de la aplicación o depender de otras aplicaciones. Así, ahorrándote tiempo y siendo más productivo y eficiente en tu trabajo.

Si usas la aplicación tú mismo o has hecho el cambio recientemente, aquí hay algunos consejos y trucos útiles de Microsoft Outlook para ayudarte a aprovechar al máximo la aplicación.

1. Configura un mensaje de fuera de la oficina en Outlook

Para aquellos cuyo trabajo implica interactuar con clientes o compañeros de equipo de diferentes zonas horarias, no siempre es posible estar disponible para responder mensajes durante todo el día. Sin mencionar que hay momentos en los que te vas de viaje durante el fin de semana y quieres informar a quienes se comunican contigo que actualmente no estás disponible. Afortunadamente, con Outlook, hay un truco ingenioso para manejar tal situación. Para esto, abre Microsoft Outlook en la web, toca el ícono de Configuración en la parte superior y selecciona Ver todas las configuraciones de Outlook. Aquí, selecciona Respuestas automáticas y activa el botón junto a Respuestas automáticas activadas. Ahora, dependiendo de tu horario laboral, establece la hora de inicio y de finalización, y presiona Guardar.

2. Crea/cambia tu firma de correo electrónico en Microsoft Outlook

Una firma de correo electrónico se considera una de las mejores prácticas para finalizar tu correo. Comprende tu nombre, dirección de correo electrónico y otra información de contacto, que puede ser útil para el destinatario si intenta comunicarse contigo. Para crear una firma de correo electrónico, abre Microsoft Outlook y ve a Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook. Desde aquí, selecciona Correo y toca en Redactar y responder. Ahora verás una ventana con varias opciones de formato de texto. Además, también tienes la opción de subir una imagen o una plantilla para editarla como tu firma. Una vez hecho, puedes habilitar o deshabilitar ciertas configuraciones y opciones desde abajo. Y presiona Guardar. Para usar esta firma, en la ventana de redacción, toca los tres puntos horizontales y selecciona Insertar firma.

3. Inserta una imagen en línea en un correo electrónico

Aunque puedes agregar un archivo adjunto de manera convencional, Microsoft Outlook ofrece un truco ingenioso para poner tu archivo adjunto en línea con el cuerpo de tu correo electrónico. Puede ser útil si quieres que el destinatario no se pierda la revisión del archivo adjunto. Para esto, ve a Outlook y haz clic en Nuevo mensaje. En la ventana de redacción, toca el pequeño ícono de imagen a la derecha del archivo adjunto junto al botón Enviar y Descartar. Ahora, selecciona la imagen que deseas agregar y presiona Elegir.

4. Deshacer el envío de un correo electrónico

Cuando intercambias correos electrónicos con diferentes destinatarios, a veces terminas respondiendo a la persona equivocada. Sin embargo, con Outlook, puedes prevenir tales situaciones utilizando la funcionalidad de Deshacer envío. Para usar esto, lo primero que necesitas hacer es habilitarlo. Para esto, abre Outlook y ve a Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook. Aquí, toca en Correo y selecciona Redactar y responder. Ahora, desplázate hacia abajo para encontrar Deshacer envío y arrastra el control deslizante para establecer el tiempo mínimo (en segundos) entre cuando envías un mensaje y puedes deshacer el envío. Finalmente, presiona Guardar. Una vez que eso esté configurado, y envíes un correo electrónico a alguien, verás una opción para Deshacer envío durante los siguientes 10 segundos. Para deshacer el envío, toca el botón.

5. Maneja los correos electrónicos entrantes configurando reglas

Si tu bandeja de entrada se ve bombardeada con toneladas de correos electrónicos, puedes establecer reglas para filtrar los mensajes entrantes y mantener tu bandeja de entrada ordenada. Para hacer esto, ve a Outlook > Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook. Desde aquí, toca en Correo y selecciona Reglas. A continuación, presiona el botón Agregar nueva regla y dale un nombre. Ahora, selecciona una condición y una acción para la condición seleccionada. Presiona Guardar.

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6. Gestiona el correo no deseado

Además de establecer reglas, otra forma de evitar que correos electrónicos innecesarios lleguen a tu bandeja de entrada es bloqueando al usuario o al dominio del que provienen. Para esto, ve a Outlook y presiona Configuración en la parte superior. A continuación, haz clic en Ver todas las configuraciones de Outlook, selecciona Correo, y toca en Correo no deseado. En el panel derecho, presiona el botón Agregar debajo de Remitentes y dominios bloqueados para agregar el correo electrónico o dominio del que deseas dejar de recibir correos. Finalmente, presiona Guardar. De manera similar, para asegurarte de que no te pierdas un correo electrónico de una persona o dominio, presiona el botón Agregar debajo de Remitentes y dominios seguros y agrega la dirección de correo electrónico o el nombre de dominio.

7. Establece la dirección de envío predeterminada

Cuando conectas más de una cuenta a Outlook, tienes la opción de elegir el correo electrónico principal desde el cual deseas enviar correos por defecto. Para establecer un correo electrónico como predeterminado, abre Outlook y toca el ícono de Configuración en la parte superior derecha. Desde aquí, elige Ver todas las configuraciones de Outlook y toca en Correo. A continuación, selecciona Sincronizar correo, y desde la ventana de la derecha, desplázate hacia abajo para encontrar Establecer dirección de envío predeterminada. Ahora, presiona el botón desplegable y selecciona el correo electrónico que deseas establecer como tu dirección de envío predeterminada, y presiona Guardar.

8. Envía correos electrónicos a múltiples personas

Si encuentras la necesidad de enviar mensajes a múltiples personas a la vez, Outlook te permite hacer precisamente eso utilizando Grupos. Para esto, ve a Microsoft Outlook y toca el botón Nuevo grupo en el panel izquierdo. En la ventana emergente, dale un nombre y una descripción a tu grupo, y presiona Crear. Ahora, en la siguiente pantalla, ingresa el nombre o la dirección de correo electrónico de los participantes que deseas agregar al grupo, y presiona Agregar. Una vez hecho, puedes enviar mensajes fácilmente a todos los miembros del grupo a la vez.

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9. Comparte el calendario

Outlook viene con un calendario integrado para ayudarte a mantenerte al día con tu horario y eventos próximos. Cuando agregas un evento, se marca en el calendario, y recibes una notificación al respecto dependiendo de tus preferencias establecidas. Luego puedes compartir el calendario con otras personas para permitirles ver o modificar la entrada. Para esto, ve a Outlook y toca el ícono de Calendario en el panel izquierdo. Desde aquí, presiona el botón Compartir en la parte superior derecha (junto a Imprimir), y en la ventana emergente, ingresa el nombre de la persona o su dirección de correo electrónico. A continuación, cuando se te pida dar permisos, puedes permitirles ver todos los detalles o editar. Una vez hecho, presiona Compartir.

10. Personaliza acciones

Microsoft proporciona acciones rápidas en Outlook que aparecen junto a una persona o un correo electrónico para ayudarte a realizar acciones rápidas de inmediato. Para agregar a eso, el servicio también te permite personalizar estas acciones y seleccionar las que usas con frecuencia. Para personalizar estas acciones, abre Outlook y ve a Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook. Ahora, selecciona Correo y toca en Personalizar acciones. Desde la ventana derecha, marca la casilla junto a las acciones que deseas ver para Acciones rápidas y Superficie de mensajes. Finalmente, presiona Guardar.

Esos son algunos de los consejos y trucos que puedes usar para aprovechar al máximo Microsoft Outlook. Ten en cuenta que hay algunas otras características y consejos que están disponibles en la suscripción Premium de Outlook. Sin embargo, dado que muchos usuarios utilizan Microsoft Outlook como su servicio de correo electrónico preferido, este artículo cubre las características que se encuentran en la versión gratuita de Outlook. Si lo encuentras útil, considera compartirlo con tus amigos y familiares.