12 consejos y trucos de videoconferencia de Zoom que deberías conocer

Dado los recientes eventos causados por el brote de coronavirus (COVID-19), hemos visto un aumento drástico en el número de personas trabajando desde casa. Aunque esto no es algo que preocupe a algunas personas, hay quienes, debido al tipo de trabajo con el que están asociados, deben asistir a reuniones/conferencias o mantenerse conectados con sus compañeros de equipo para ponerse al día sobre los desarrollos. Para ayudar a estas personas a aprovechar al máximo su esfuerzo mientras trabajan de forma remota, algunas de las empresas anunciaron un nivel gratuito o con descuento para sus servicios durante este período. Entre estas, Zoom — un servicio de conferencias remotas — vio un aumento tremendo en sus usuarios y se convirtió en la opción preferida para llamadas de video o reuniones de conferencias.

Si bien hay varias alternativas a Zoom, la gran cantidad de funciones que ofrece lo coloca en la parte superior de la lista de algunas de las mejores herramientas de conferencias remotas. Así que, si eres un usuario de Zoom, o si recientemente comenzaste a usarlo, aquí tienes algunos de los mejores consejos y trucos de Zoom para ayudarte a aprovechar al máximo el servicio.

1. Usa un fondo virtual

Mientras trabajas desde casa y haces llamadas de video, una de las preocupaciones que debes haber tenido en algún momento es evitar que las personas en la llamada vean tu habitación desorganizada de fondo. Bueno, no te preocupes, ya que Zoom te tiene cubierto, gracias a una función llamada Fondo Virtual. Como su nombre indica, puedes usar la función para agregar una imagen o video como tu fondo virtual. Así que ahora, antes de entrar en una llamada de video, selecciona una imagen o video como tu fondo.

Para hacer esto, abre la aplicación Zoom, toca en tu ícono de perfil y ve a Configuración. En la página de Configuración, selecciona Fondo Virtual de las opciones en el panel izquierdo. Ahora, elige un fondo de las opciones disponibles, y deberías ver los cambios tomar efecto. Alternativamente, puedes presionar el ícono + junto a Elegir Fondo Virtual y agregar una imagen o video como tu fondo. Además, si tienes una pantalla verde, puedes marcar la casilla correspondiente para obtener un efecto de fondo aún mejor y también reflejar tu video.

2. Mejora tu apariencia

Aunque trabajas desde casa, es posible que aún quieras lucir lo mejor posible. Afortunadamente, hay una opción para hacer precisamente eso, llamada Retocar mi apariencia. Básicamente, iguala el tono de piel en tu rostro para ofrecer una mejor impresión en video. Para habilitarlo, ve a Configuración y elige Video en el panel izquierdo. En la configuración de Video, marca la casilla junto a Retocar mi apariencia además de la configuración de Mi Video.

3. Cambia a la vista de galería

Cuando comienzas con Zoom por primera vez, la aplicación tiene su diseño de video predeterminado configurado en ‘Orador Activo’, que, como su nombre indica, muestra a la persona que está hablando actualmente en la ventana principal. Sin embargo, si lo deseas, puedes cambiar a la Vista de Galería para ver a todos los participantes en la llamada de conferencia al mismo tiempo. Para esto, mientras estás en una llamada en curso, haz clic en Vista de Galería en la parte superior derecha de la pantalla.

4. Oculta a los participantes sin video en una llamada

Si bien puedes cambiar a la Vista de Galería para ver a todos los participantes en una llamada de conferencia, a veces puedes encontrarte con situaciones en las que algunos de los participantes tienen sus cámaras web apagadas. Así que, en tales situaciones, si tienes un gran número de personas en la llamada, definitivamente deberías eliminar a los participantes sin video de la Vista de Galería para concentrarte en los demás y tener una Vista de Galería más despejada. Para hacer esto, ve a Configuración y selecciona Video en el panel izquierdo. En la página de configuración de Video, marca la casilla junto a la opción que dice Ocultar participantes sin video.

5. Silencia el audio y apaga el video antes de unirte a una reunión

Zoom, por defecto, tiene tu audio y video activados. Aunque esto puede ser útil si tomas llamadas de vez en cuando, tiene una desventaja, que es que el/los participante(s) al otro lado de la llamada pueden verte o escucharte antes de que te unas a una reunión. Por lo tanto, recomendamos silenciar el audio y apagar el video hasta que te unas a una reunión. Para esto, ve a Configuración y selecciona Audio. Desde aquí, marca la casilla junto a Silenciar mi micrófono al unirme a una reunión.

De manera similar, en la página de Configuración, selecciona Video y marca la casilla para Apagar mi video al unirme a una reunión en la opción de Reuniones.

6. Usa la barra espaciadora para silenciar/activar el sonido mientras hablas

Cuando estás en una llamada de conferencia con muchos participantes, a veces puede ser difícil escuchar lo que alguien está tratando de decir. Aunque para evitar esto, puedes silenciar el audio, como se mencionó en el consejo anterior, hay otra función útil para lo mismo que te permite silenciar/activar el sonido usando la barra espaciadora. Para esto, cuando quieras hablar, presiona y mantén presionada la barra espaciadora para activar el micrófono y suéltala cuando hayas terminado.

7. Usa Snap Camera para video

Para los no iniciados, Snap Camera es el equivalente de Snapchat para escritorio, y te permite aplicar Lentes a tu rostro mientras haces llamadas de video o transmisiones en vivo [guía de uso de Snap Camera]. Aprovechando la integración de Snap Camera de Zoom, puedes capturar feeds de Snap con filtros aplicados en tu rostro. Para usar esta función, primero, descarga Snap Camera en tu computadora y configúralo. Ahora, abre Zoom, ve a Configuración y selecciona Video. En la configuración de Video, toca el menú desplegable junto a Cámara y selecciona Snap Camera de la lista.

8. Copia automáticamente el enlace de invitación

A veces, cuando estás organizando una reunión de conferencia, se requiere que generes un enlace y lo compartas con los posibles participantes. La forma habitual es iniciar una reunión, presionar invitar para copiar el enlace de invitación y luego compartirlo con aquellos que deseas que se unan a la reunión. Sin embargo, Zoom tiene una forma rápida de hacerlo, que copia automáticamente el enlace de invitación. Así, ahorrándote un paso extra. Para habilitar esto, ve a Configuración y toca en General. Aquí, marca la casilla que dice Copiar automáticamente la URL de invitación una vez que la reunión comience.

9. Comparte una parte de la pantalla

Compartir pantalla es una de las funciones más útiles en Zoom, que te permite compartir tu pantalla con otros participantes en la llamada. Y puede tener diferentes casos de uso como presentaciones, reuniones en pizarra, enseñanza, etc. Sin embargo, a veces, es posible que no desees que la persona al otro lado vea las aplicaciones que tienes en tu computadora o vea otra información confidencial. En tal caso, puedes compartir solo una parte de tu pantalla, lo que limita su uso a esa ventana en particular. Para habilitar esto, ve a Configuración y selecciona Compartir Pantalla. Aquí, toca el botón Avanzado en la parte inferior y marca la casilla junto a Compartir solo la ventana de aplicación seleccionada. Ahora, cuando compartas tu pantalla con alguien en la llamada, puedes seleccionar la parte de la pantalla que deseas compartir.

10. Graba reuniones

Si asistes a muchas reuniones de conferencia que presentan algunos detalles cruciales, que podrías necesitar revisar más tarde, o tal vez solo quieras mantener un registro de, puedes grabar estas reuniones. Sin embargo, con el plan gratuito, obtienes la opción de guardar grabaciones localmente en tu computadora, mientras que el premium te da la opción de guardarlas en la nube, haciéndolas fácilmente accesibles desde cualquier lugar. Además, también puedes transcribir audio mientras grabas reuniones en la nube. Para grabar una reunión, simplemente toca el botón Grabar en la parte inferior, y comenzará a grabar tu reunión. Luego puedes ir a Documentos para ver tus reuniones grabadas.

11. Sala de espera

Mientras que las reuniones requieren un enlace de invitación para que cualquiera pueda unirse, eventos recientes causaron algo de caos cuando los hackers lograron entrar en reuniones aleatorias. Afortunadamente, hay una opción en Zoom que te permite proteger tus reuniones de ser tomadas por usuarios no autorizados (o hackers, en la mayoría de los casos). Para esto, todo lo que necesitas hacer es habilitar la opción de Sala de Espera, que se puede hacer ingresando a la Configuración de Perfil de Zoom (en la web, aquí), y alternando el botón junto a Sala de Espera.

12. Usa atajos de teclado útiles

Por último, pero no menos importante, Zoom viene con un montón de atajos para permitirte realizar acciones rápidas como unirte a una reunión, iniciar/detener un video, presionar para hablar, y más. Así que aquí tienes algunos de los atajos de teclado para las funciones y operaciones más utilizadas.

• Captura de pantalla: Comando + T o Alt + Shift + T
• Unirse a la reunión: Comando + J
• Iniciar reunión: Comando + Control + V
• Programar reunión: Comando + J
• Salir de la reunión: Comando + W
• Silenciar/activar audio: Comando + Shift + A o Alt + A
• Presionar para hablar: Espacio
• Iniciar/detener video: Comando + Shift + V o Alt + V
• Iniciar/detener compartir pantalla: Comando + Shift + S o Alt + Shift + S
• Pausar/reanudar compartir pantalla: Comando + Shift + T o Alt + T
• Iniciar/detener grabación local: Comando + Shift + R o Alt + R
• Iniciar/detener grabación en la nube: Comando + Shift + C o Alt + C
• Entrar/salir de pantalla completa: Comando + Shift + F o Alt + F

Puedes aprender más atajos de teclado aquí.

¡Eso es todo!
Usando los consejos y trucos anteriores, deberías poder usar Zoom de manera más eficiente con acceso a funcionalidades más avanzadas y otras opciones de personalización.