15+ Mejores Funciones de Google Docs que Todo Usuario Debe Conocer

Google Docs es un procesador de texto popular entre los escritores. Viene como parte de la suite Google Docs Editor, que incluye servicios como Google Sheets, Google Slides, etc., y es completamente gratuito.

Si eres un escritor o si tu trabajo requiere que crees o edites muchos documentos, entonces Google Docs es probablemente el mejor servicio para ti. Lo que hace que Docs se destaque de otros procesadores de texto es su extensa gama de funciones, que incluye características como colaboración, verificación de ortografía y gramática, un diccionario integrado y una herramienta de investigación integrada, por nombrar algunas.

Consejos y Trucos de Google Docs

Si has sido usuario de Google Docs durante algún tiempo o si recién estás comenzando con él, aquí tienes una lista de las mejores funciones de Google Docs que deberías conocer y comenzar a usar para aprovechar al máximo el servicio.

1. Plantillas para Crear Documentos Más Rápido

Google agrupa una selección decente de plantillas para diferentes tipos de documentos en Docs. Así que para todas esas veces en que no puedes pensar en ideas de formato para tu documento, puedes elegir una de estas plantillas para comenzar.

Sigue estos pasos para encontrar y usar una plantilla en Docs:

1. Mientras estés en la página de inicio de Google Docs, pasa el cursor sobre el icono de más y selecciona la opción Elegir plantilla.
2. En la galería de plantillas, desplázate por la página para ver varias categorías de documentos.
   
3. Haz clic en una plantilla que te guste de esta lista para abrirla.

Tan pronto como la plantilla elegida esté abierta, puedes editarla y modificarla según tus requisitos.

2. Tabla de Contenidos para Facilitar la Navegación del Documento

Una tabla de contenidos es una lista de todas las secciones/títulos en un documento con sus números de página correspondientes. Se coloca justo al principio de un documento y facilita la navegación a través de sus numerosas secciones.

En Google Docs, puedes agregar una tabla de contenido a tu documento de dos maneras: con números de página y con enlaces azules. Si estás creando un documento con números de página bien etiquetados, puedes crear una tabla de contenido con números de página. De lo contrario, si ese no es el caso—y deseas facilitar la navegación para el lector ofreciéndole la posibilidad de hacer clic en enlaces de sección para saltar directamente a ellos en el documento—puedes usar enlaces azules.

Para configurar cualquiera de estas opciones en un documento, aquí tienes lo que necesitas hacer:

1. Llena tu documento con el contenido y todas las secciones y sus títulos.
2. Haz clic en Insertar, pasa el cursor sobre Tabla de contenido, y selecciona un tipo de lista.
   

Dependiendo de qué opción selecciones, verás la tabla de contenido en consecuencia. En cualquier momento, si realizas cambios en tu documento, pasa el cursor sobre la sección de la tabla de contenido y haz clic en el icono de recarga a su izquierda para actualizarla.

3. Marcadores para Referencia Rápida / Navegación Más Fácil

Similar a agregar una tabla de contenido a tus documentos, el uso de marcadores es otra función útil en Google Docs que puede ayudarte a navegar el documento de manera eficiente.

Pero eso no es todo. Marcar un elemento en un documento también tiene otro beneficio: puede ayudarte a establecer referencias dentro del mismo documento o en otros documentos para que sea más fácil encontrar esos elementos en un documento.

Aquí tienes cómo marcar un elemento en Google Docs:

1. Selecciona el texto en el documento que deseas marcar.
2. Haz clic en Insertar y selecciona Marcador. (Aparecerá una cinta azul junto a tu texto seleccionado, indicando que ha sido marcado.)
3. Selecciona el texto que deseas vincular al marcador de manera que al tocarlo redirija al elemento marcado.
4. Haz clic en Insertar nuevamente y selecciona Vínculo.
5. Toca el elemento marcado en la lista. Aparecerá con un icono de marcador a su izquierda.
6. Haz clic en Aplicar para guardar el marcador.
   

Ahora, este texto estará hipervinculado a tu elemento marcado. Así que cada vez que hagas clic en él, te llevará a la posición del elemento marcado en el documento.

4. Modo Offline para Escribir Mientras Estás Sin Conexión

Aunque es más probable que trabajes en Docs cuando estás en línea, puede haber momentos en que no haya conexión a internet, o estés en un lugar sin internet. Para tales momentos, necesitas el modo offline en Docs, que te permite crear, ver o editar documentos incluso sin internet.

El modo offline funciona con todos los navegadores basados en Chromium. Aquí tienes cómo hacer que un documento esté disponible offline:

1. Abre el documento que deseas acceder offline.
2. Haz clic en Archivo y selecciona Hacer disponible sin conexión.
   
3. Si aún no lo has hecho, Docs te pedirá que instales la extensión Docs Offline en tu navegador. Haz clic en Instalar.
4. Con la extensión instalada, se te pedirá un mensaje para activar el acceso offline para todos los archivos. Toca en Activar para hacerlo.

Ahora, puedes acceder y trabajar en este documento incluso cuando no haya conexión activa. Cuando desees salir del modo offline, ve a Archivo > Eliminar acceso offline.

5. Explorar para Investigar Mientras Escribes

A menudo, cuando estás trabajando en una historia o proyecto que requiere investigar varios temas en internet, necesitarás abrir múltiples pestañas del navegador e ir y venir entre ellas y Docs, lo que puede volverse complicado.

Para simplificar esto, Google ofrece una función de Explorar integrada que te permite investigar temas en internet, encontrar imágenes e incluso acceder a otros documentos en tu Google Drive directamente dentro de Docs.

Así que ahora, cada vez que desees investigar un tema o buscar una imagen para adjuntar a tu documento en línea, haz clic en el botón Explorar en la parte inferior del documento. Luego, cuando aparezca la sección Explorar (en el lado derecho), toca el cuadro de búsqueda para ingresar tu consulta y presiona Enter/retorno para buscarlo.

Una vez que Explorar encuentre y devuelva resultados relevantes, toca la pestaña WEB, IMÁGENES o DRIVE para filtrar los resultados en consecuencia. Si es un enlace de artículo que deseas ver, haz clic en él para abrirlo en una nueva pestaña. En caso de una imagen, toca el icono de más en la parte superior para importarla al documento. Y por último, para acceder a un documento que contenga tu consulta de búsqueda, toca un documento de la lista.

6. Escritura por Voz para Ingresar Texto Rápidamente

La escritura por voz es una función de accesibilidad que te permite usar tu voz como método de entrada para agregar texto a tu documento de Docs. Además de ingresar texto, también puedes usar la escritura por voz para editar y dar formato al documento.

Para usar esta función, todo lo que necesitas es un navegador web basado en Chromium. Después de lo cual, puedes seguir estas instrucciones para usar la escritura por voz:

1. Abre un documento.
2. Haz clic en Herramientas > Escritura por voz. Alternativamente, presiona las teclas Command + Shift + S o Ctrl + Shift + S en Mac y Windows, respectivamente, para mostrar el cuadro de escritura por voz.
3. Toca el icono del micrófono en este cuadro. Si estás usando la escritura por voz por primera vez, necesitarás otorgar a Docs acceso a tu micrófono. Haz clic en Permitir en el aviso de permisos que aparece para hacerlo.
   
4. Ahora, comienza a dictar texto a tu computadora. Asegúrate de mantener un ritmo decente y pronunciaciones claras mientras dictas el texto. Nombra los signos de puntuación para agregarlos a tu documento.
5. Una vez que hayas terminado de ingresar el texto, haz clic nuevamente en el icono del micrófono.

Consulta la documentación de Google sobre la escritura por voz para aprender más.

7. Diccionario Personal para Palabras No del Diccionario

Google Docs tiene una herramienta de verificación de ortografía integrada, que asegura que no haya palabras mal escritas en tus documentos. Si bien esta función funciona bien, y el diccionario detrás de esto rara vez resalta las ortografías como incorrectas, a veces puede marcar ciertos modismos o nombres de empresas como mal escritos.

Afortunadamente, Google Docs ofrece el modo de diccionario personal, que te permite agregar tales palabras a tu propio diccionario para que no se resalten como mal escritas nuevamente.

Sigue estos pasos para agregar una palabra a tu diccionario personal:

1. Selecciona la palabra resaltada como mal escrita en tu documento.
2. Haz clic en los tres puntos en el pop-up, y selecciona Agregar X al diccionario, donde X es la palabra que deseas agregar al diccionario.

8. Sustituciones para Ahorrar Pulsaciones

Las sustituciones, equivalentes a la sustitución de texto, son una función de Docs que te permite ingresar caracteres complejos y te permite establecer desencadenantes para palabras/cadenas largas para ingresarlas en un documento de manera eficiente. Es esencialmente un par de tecla de desencadenante y su texto de reemplazo, donde ingresar la función identifica automáticamente el desencadenante a medida que lo escribes y lo reemplaza con su texto de reemplazo.

Aquí tienes cómo usar sustituciones en Docs:

1. Haz clic en Herramientas > Preferencias.
2. Toca la pestaña Sustituciones.
3. Aquí, marca la casilla para Sustitución automática.
4. Haz clic en Aceptar.

Por defecto, Docs ya tiene un montón de pares de desencadenante-sustituto. Puedes usar estos, así como crear los tuyos personalizados, así:

1. En la pestaña Sustituciones, toca el cuadro superior bajo Reemplazar y agrega tu palabra desencadenante.
2. De manera similar, haz clic en el cuadro debajo de Con y agrega el texto de reemplazo allí.

Ej, Configurando una sustitución para ‘ttyl’ que la reemplaza con su forma más larga, ‘Hablamos luego.’

9. Diccionario para Búsqueda Rápida de Definiciones

A veces, mientras trabajas en un documento, puedes sentirte inseguro si una palabra que estás a punto de usar en tu escritura encajará bien en el contexto. Aunque puedes buscar la definición de esta palabra abriendo una nueva pestaña, no es un enfoque muy eficiente.

Como alternativa, Google ofrece un diccionario integrado en Docs que facilita mucho la búsqueda de una palabra. Sigue estos pasos para usarlo:

1. Selecciona y resalta la palabra que deseas definir en el documento.
2. Haz clic derecho en la palabra y selecciona Definir. O selecciona la palabra y presiona el atajo de teclado Control + Shift + Y o Command + Shift + Y.

Una ventana de Diccionario aparecerá a la derecha del documento. Aquí, puedes encontrar el significado de la palabra junto con algunos otros detalles, como sinónimos.

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10. Modo de Sugerencia para Sugerir Ediciones Valiosas

La colaboración es una función ingeniosa de Google Docs que te permite trabajar en un documento con otros de tal manera que ambas partes pueden hacer cambios y ver cambios en el documento en tiempo real. Aunque esto funciona bien, a veces, solo deseas sugerir una edición sin realmente hacer cambios en el documento.

El modo de sugerencia es útil aquí. Te permite sugerir tus ediciones al propietario del documento para que pueda verlas y hacer enmiendas al documento original en consecuencia.

Para usar el modo de sugerencia, con el documento abierto, toca el icono de pluma en la barra de herramientas y selecciona Sugerencia del menú. Si no tienes acceso de edición, toca en Solicitar acceso de edición.

Una vez que se te haya otorgado acceso, comienza a editar el documento para sugerir tus ediciones/cambios. Todas tus ediciones aparecerán en un nuevo color en el documento. Si deseas agregar detalles para tus sugerencias, haz clic en ella y escribe un comentario. Haz clic en Responder para guardarlo.

Tan pronto como hagas esto, el propietario del archivo recibirá un correo electrónico sobre tus sugerencias, que luego podrá abrir para ver tus ediciones sugeridas.

11. Firma Electrónica para Firmar Documentos Virtualmente

Docs no se limita solo a la escritura casual, y su selección de plantillas es un testimonio de ese hecho. Así que, por ejemplo, puedes usar Docs para redactar una carta comercial, propuesta de proyecto y cotización de ventas, entre otras cosas.

Como tal, algunos de estos casos de uso pueden requerir que firmes electrónicamente el documento. Google Docs tiene un modo de dibujo integrado que hace esto posible.

Para firmar electrónicamente un documento, ábrelo y ve a Insertar > Dibujo > Agregar nuevo. Haz clic en el menú desplegable junto a Línea y selecciona Garabato. Comienza a dibujar tu firma usando el panel táctil y haz clic en Guardar y cerrar.

Finalmente, redimensiona la firma y muévela al área de firma.

12. Historial de Versiones para Rastrear Cambios

El historial de versiones es una función muy útil de Docs que te permite averiguar la fecha de creación de un documento, así como ver todas las ediciones y cambios que ha tenido a lo largo del tiempo. De esa manera, si no te gusta algún cambio, puedes simplemente deshacerlo y volver a cualquier versión anterior.

Sigue estos pasos para revisar el historial de versiones:

1. Haz clic en Archivo y selecciona Historial de versiones > Ver historial de versiones.
   
2. Aparecerá una ventana de Historial de versiones a la derecha del documento.
3. Toca una versión para ver todos sus detalles.
   
4. Para restaurar una versión, haz clic en los tres puntos y selecciona Restaurar esta versión.

13. Traducir para Traducciones Rápidas

No importa qué tipo de documento estés trabajando en Docs, la necesidad de traducir texto de un idioma a otro puede surgir en cualquier momento. Afortunadamente, Google ofrece un traductor integrado dentro de Google Docs que facilita extremadamente la traducción de texto/documentos.

Aquí tienes cómo usar la traducción en Docs:

1. Abre el documento que deseas traducir.
2. Haz clic en Herramientas y selecciona Traducir documento.
3. Agrega un nombre para este documento traducido y selecciona el idioma al que deseas traducirlo.
4. Haz clic en Traducir para comenzar la traducción.

14. Buscar y Reemplazar para Editar Más Rápido

Para todas esas veces en que deseas reemplazar múltiples instancias de una palabra en tu documento, la función de buscar y reemplazar puede resultar muy útil. Como su nombre indica, te permite reemplazar todas las ocurrencias de una palabra en un documento con su sustituto.

Para usar buscar y reemplazar, selecciona Editar > Buscar y reemplazar. Alternativamente, presiona Control + Shift + H o Command + Shift + H. En la ventana de Buscar y reemplazar, ingresa la palabra que deseas reemplazar junto al campo Buscar y su sustituto junto a Reemplazar con.

Finalmente, haz clic en Reemplazar todo para realizar tu acción.

15. Complementos para Ampliar la Funcionalidad de Docs

Si bien Docs tiene una gama bastante impresionante de funciones integradas, también ofrece complementos, que amplían aún más su funcionalidad. Integrar almacenamiento de Box y la verificación gramatical de Grammarly son un par de muchos complementos valiosos que puedes agregar a Docs.

Aquí tienes cómo agregar un complemento a Docs:

1. Haz clic en Extensiones > Complementos.
2. Selecciona Obtener complementos del menú.
3. En el Google Workspace Marketplace, encuentra el complemento que deseas agregar.
   
4. Haz clic en el botón Instalar en la pantalla siguiente para agregarlo a Docs.

16. Configuración de Página para Documentos Personalizados

Por defecto, cualquier documento que crees en Docs utiliza el tamaño de papel carta en orientación vertical con un valor establecido para todos sus márgenes. Sin embargo, puede haber momentos en que esta configuración no se ajuste a los requisitos de tu documento.

Para tales momentos, Google te permite cambiar la configuración de página. Aquí tienes cómo hacerlo:

1. Con el documento al que deseas aplicar la configuración de página abierto, haz clic en Archivo > Configuración de página.
2. Toca la pestaña Páginas en la ventana de Configuración de página.
3. Haz clic en la configuración que deseas cambiar y selecciona la opción apropiada para ello según tus requisitos.
   
4. Toca Aceptar para aplicar los cambios.
5. Para establecer valores predeterminados, haz clic en Establecer como predeterminado.

17. Sin Páginas para Documentos de Desplazamiento Continuo

Cambiar la configuración de página es útil cuando deseas modificar elementos como orientación, encabezados, pies de página, números de página y más. Sin embargo, incluye saltos de página, que pueden no ser deseables para ti si planeas usar imágenes y tablas anchas en tus documentos.

Aquí es donde el formato sin páginas resulta útil. Convierte el documento en orientación horizontal y elimina los saltos de página, resultando en un documento continuo sin interrupciones que es fácil de leer e imprimir.

Sigue estos pasos para convertirlo en un documento sin páginas:

1. Abre el documento que deseas convertir en un documento sin páginas.
2. Haz clic en Archivo > Configuración de página.
3. Toca la pestaña Sin páginas en la ventana de Configuración de página.
   
4. Si deseas cambiar el color de fondo del documento, toca el botón debajo de Color de fondo y elige un color.
5. Haz clic en Aceptar para convertir tu documento en un documento sin páginas.

18. Comparar Documentos para Ver Cambios e Identificar Duplicados

Si trabajas en Docs, puede haber momentos en que termines con más de una copia de un documento en tu cuenta. Dado que esto puede llevar a confusiones, es mejor comparar estos documentos para identificar el duplicado.

Docs te permite hacer esto muy fácilmente, como se muestra a continuación:

1. Abre un documento y toca en Herramientas > Comparar documentos.
2. En el cuadro de diálogo Comparar documentos, haz clic en el botón debajo de Seleccionar el documento de comparación y elige el documento que deseas comparar.
3. En el campo Atribuir diferencias a, identifica al usuario cuyo nombre aparecerá en el archivo de salida como el autor de las ediciones sugeridas.
   
4. Haz clic en Comparar.

Docs generará ahora un nuevo documento que muestra todos los cambios entre los dos documentos.

19. Chips Inteligentes para Agregar Elementos Rápidamente a una Página

Los Chips Inteligentes son una función de Docs que te permite usar el carácter @ para insertar elementos en tu documento rápidamente. Estos elementos pueden ser cualquier cosa, desde una imagen o tabla hasta personas, encabezados y bloques de construcción (hoja de ruta del producto, rastreador de revisiones).

Sigue estos pasos para agregar cualquiera de estos elementos a tu documento:

1. Abre el documento donde deseas insertar cualquiera de estos elementos.
2. Escribe @, y cuando aparezca el menú de Chips Inteligentes, selecciona un elemento de la lista para insertarlo en el documento.
   
3. Dependiendo del elemento que agregaste, ahora puedes completarlo con la información apropiada.

20. Menú Desplegable para Proporcionar Múltiples Opciones de Entrada

Un menú desplegable es una forma efectiva de tomar entradas de los usuarios. Asegura que no haya entradas incorrectas o inválidas debido a errores humanos. No solo eso, sino que dado que un menú desplegable contiene todas sus opciones dentro de sí mismo, puedes agregar varios de ellos sin ocupar mucho espacio.

Google Docs te permite agregar menús desplegables a tu documento con opciones tanto preestablecidas como personalizadas. Aquí tienes cómo agregarlos:

1. Ve al documento en el que deseas agregar un menú desplegable.
2. Haz clic en Insertar > Desplegable y selecciona una opción ya sea bajo MENÚS DESPLEGABLES DE DOCUMENTO o MENÚS DESPLEGABLES PREESTABLECIDOS, dependiendo de si deseas usar un menú desplegable preestablecido o personalizado.
   
3. En el caso de un menú desplegable personalizado, recibirás un cuadro de diálogo en la siguiente página donde puedes nombrar este menú y agregar las opciones del menú que deseas tener en tu menú desplegable. Haz clic en Guardar para guardar este menú y agregarlo al documento.

Obtén Más de Google Docs

Google Docs es uno de los procesadores de texto más funcionales y fáciles de usar que existen. Te permite crear y trabajar con una variedad de documentos, así como te da la capacidad de colaborar con otros, todo mientras es gratuito.

Esperamos que esta guía te familiarice con muchas funciones valiosas de Google Docs para que puedas comenzar a usarlas en tu flujo de trabajo y obtener el máximo provecho de él.

Lectura Adicional:

• 50+ Mejores Atajos de Teclado de Google Docs para PC y Mac
• Cómo Hacer un Diagrama de Flujo en Google Docs
• ¿Usando Google Docs para Escribir? ¡Diez Consejos para Acelerar las Cosas!
• Cómo Importar un Documento de Google Docs a Google Sheets
• Cómo Usar Complementos en Google Docs

Preguntas Frecuentes Sobre las Funciones de Google Docs

¿Cuáles son 3 ventajas de usar Google Docs?

Google Docs ofrece muchas ventajas sobre otros procesadores de texto. Pero si se nos pide elegir las tres principales, diríamos que las siguientes son las ventajas más notables de Docs:

• Facilidad de uso
• Gratis
• Acceso Offline

¿Qué formato utiliza Google Docs?

Con Google Docs, puedes abrir y guardar documentos en un montón de formatos diferentes: OpenDocument, Rich Text Format, Unicode, HTML comprimido y Microsoft Word. Además, también tienes múltiples opciones de exportación, como PDF y EPUB.

¿Cuál es el mejor formato para enviar un documento?

PDF, que significa Formato de Documento Portátil, es probablemente el mejor formato para enviar documentos. Es universalmente compatible, versátil y accesible en una amplia gama de dispositivos y servicios. Otra razón importante por la que se prefiere PDF sobre otros formatos es la fiabilidad: un PDF siempre mostrará sus datos tal como fueron escritos sin importar qué servicio uses para verlo.

Por último, un documento PDF ofrece mejor seguridad que otros formatos de documentos, ya que puedes protegerlo con una contraseña, lo que limita su acceso y asegura que sus datos permanezcan privados.

¿Cuáles son los beneficios de usar Google Docs?

Hay muchos beneficios de usar Google Docs:

1. Accesibilidad y colaboración
2. Totalmente compatible con Microsoft Office
3. Control de versiones
4. Flexibilidad para importar y exportar en formatos deseados
5. Fácil de aprender y usar
6. Guardado automático de documentos
7. Funcionalidad adicional usando extensiones de Chrome
8. ¡GRATIS para usar!

** ¿Cuáles son los beneficios de Google Docs para estudiantes?

Hay varios beneficios de Google Docs si eres estudiante:

1. ¡Es GRATIS para usar!
2. Los documentos son accesibles desde cualquier lugar - casa o escuela
3. El historial de versiones ayuda a recuperar eliminaciones no deseadas
4. Guardado automático de documentos
5. Modo de trabajo offline
6. Colaboración en tiempo real con amigos
7. Escritura por voz en lugar de escribir
8. Más estilos de fuente que Microsoft Word, lo que ayuda con los informes de proyectos