15+ Consejos y Trucos de Slack que Deberías Conocer

Slack es una plataforma de mensajería popular para la comunicación en equipo. Es la aplicación de comunicación preferida para equipos/organizaciones con fuerzas laborales remotas.

Si tu equipo también utiliza Slack para la comunicación, familiarizarte con las mejores características y trucos de Slack puede ayudarte a usarlo de manera más efectiva y ser más productivo.

Aquí están todos los mejores consejos y trucos de Slack que debes conocer para aprovechar al máximo tu uso de Slack.

1. Crear Canales

Slack gira en torno a los espacios de trabajo. Si tienes un lugar de trabajo en Slack, puedes aprovecharlo más creando varios canales.

Un canal en Slack te permite mantener todas tus discusiones organizadas y mejorar tu experiencia de colaboración. Por ejemplo, si tienes un espacio de trabajo para tu proyecto en curso que depende de un gran conjunto de software, puedes crear canales para diferentes módulos para mantener la relevancia localmente y facilitar que los usuarios discutan y encuentren conversaciones relacionadas.

Aquí te mostramos cómo crear un canal en Slack:

1. Dirígete a tu espacio de trabajo en Slack.
2. Toca el icono + junto a Canales y selecciona Crear un Canal.
3. En la siguiente página, dale un nombre a tu canal y añade una descripción que explique su propósito.
4. Finalmente, haz clic en Crear.

Además, Slack también te permite crear canales privados para cuando necesites mantener las conversaciones restringidas a unos pocos miembros del equipo. Tales canales de Slack solo son accesibles para aquellos con un enlace de invitación.

2. Habilitar la Autenticación de Dos Factores

No podemos enfatizar lo crucial que es hoy en día tener un segundo factor de autenticación, además de la contraseña, en todas tus diferentes cuentas en línea. [ Guía para habilitar la autenticación de dos factores ] Sigue estos pasos para añadir 2FA a tu cuenta de Slack: 1. Actualiza a una suscripción de nivel premium.

2. Dirígete a la página de Configuración y Permisos y ve a la pestaña Autenticación.
3. Haz clic en Expandir junto a la opción Autenticación de dos factores a nivel de espacio de trabajo y toca Activar la autenticación de dos factores para mi espacio de trabajo.
4. Finalmente, elige entre mensajes de texto o la aplicación de Autenticación para obtener tus códigos de autenticación.

3. Integrar Aplicaciones de Terceros

Para los equipos que dependen de aplicaciones de terceros para hacer las cosas, Slack ofrece la opción de integrar estas aplicaciones en tu espacio de trabajo. Algunas de las aplicaciones disponibles incluyen Google Drive, Google Sheets, Box, OneDrive, 1Password, Giphy, IFTTT y RSS, entre otras. Aquí te mostramos cómo integrar una aplicación de terceros en tu espacio de trabajo de Slack:

1. Ve a tu espacio de trabajo de Slack en la web e inicia sesión.
2. Toca el menú de hamburguesa en la parte superior izquierda y, de la lista, elige Configurar aplicaciones.
3. Ve al Directorio de Aplicaciones para encontrar todas las aplicaciones de terceros compatibles.
4. Selecciona la aplicación que deseas integrar en tu espacio de trabajo y toca Agregar a Slack.
5. Finalmente, otórgale acceso a los permisos requeridos. Alternativamente, puedes abrir la aplicación de Slack, ir a tu espacio de trabajo y tocar en Aplicaciones para encontrar todas las aplicaciones de terceros compatibles e integrarlas desde allí. También en TechPP Mejores Integraciones y Aplicaciones de Slack para Optimizar tu Flujo de TrabajoLeer Más

4. Permitir Llamadas de Video y Cambiar la Aplicación de Llamadas Predeterminada

Si a menudo necesitas estar en llamadas de videoconferencia con tus compañeros, puedes aprovechar el consejo anterior para integrar tu aplicación de videollamadas de terceros preferida en tu espacio de trabajo. Una vez hecho esto, necesitas cambiar la aplicación de llamadas predeterminada, lo que puedes hacer siguiendo estos pasos:

1. Dirígete a tu espacio de trabajo en la web e inicia sesión.
2. Ve a Configuración y permisos bajo Administración.
3. Desplázate hacia abajo hasta que encuentres Llamadas y marca la casilla que dice Permitir llamadas de video en Slack.
4. Selecciona la casilla junto a la aplicación que deseas establecer como la aplicación de llamadas predeterminada en Slack.

5. Crear Mejores Encuestas

Las empresas con un gran número de empleados que trabajan en diferentes departamentos a menudo encuentran la necesidad de obtener retroalimentación colectiva u otra información valiosa sobre diferentes asuntos. Si tienes una startup o lideras un equipo en una organización, y necesitas realizar encuestas (o votaciones), Slack te cubre, gracias a la integración de terceros. Aquí te mostramos cómo aprovechar esta función para crear una encuesta en Slack:

1. Abre el espacio de trabajo en el que deseas crear una encuesta y ve al directorio de aplicaciones de Slack.
2. Ingresa el término encuesta para ver una lista de todas las aplicaciones para realizar encuestas y toca Agregar para añadir la aplicación a tu espacio de trabajo. Recomendamos Polly y Survey Monkey, que son dos de las aplicaciones de encuestas más populares. Una vez añadidas, puedes realizar encuestas fácilmente en tu espacio de trabajo de Slack.

6. Limitar la Instalación de Aplicaciones de Terceros

Cuando comienzas con Slack, la capacidad de instalar aplicaciones de terceros está habilitada por defecto. Sin embargo, si lo deseas, puedes deshabilitar esto para limitar el número de instalaciones de aplicaciones de terceros en tu espacio de trabajo. Después de hacer esto, si un miembro intenta instalar una aplicación en el espacio de trabajo, requerirá tu aprobación antes de que se añada. Aquí te mostramos cómo deshabilitar la instalación de aplicaciones de terceros en Slack:

1. Dirígete a Configuración de gestión de aplicaciones.
2. Activa el botón junto a Aprobar aplicaciones. Desde aquí, también puedes personalizar la configuración y permitir que las personas instalen aplicaciones sin requerir tu aprobación.

7. Filtrar Mensajes

Dado que siempre estás entrando y saliendo de Slack durante el día, es probable que termines con una bandeja de entrada llena de mensajes relacionados con diferentes temas. Para hacer frente a tales situaciones y evitar perder mensajes importantes, Slack ofrece la función de filtro por palabras clave para ayudarte a llegar a los mensajes más relevantes. Sigue estos pasos para usar esta función:

1. Abre tu espacio de trabajo en la aplicación y dirígete a Preferencias.
2. Aquí, con Notificaciones seleccionadas en el menú de la esquina izquierda, selecciona el botón de opción que dice Mensajes directos, menciones y palabras clave.
3. Finalmente, bajo Mis palabras clave, ingresa las palabras clave relevantes para tu campo relacionado o para el tema que anticipas recibir mensajes entrantes.

8. Ocultar la Dirección de Correo Electrónico de los Perfiles

Si la privacidad es una de tus preocupaciones o la de tus compañeros de equipo, puedes ocultar sus direcciones de correo electrónico de sus perfiles y hacerlas privadas. Sigue estos pasos para hacerlo:

1. Abre tu espacio de trabajo en la web y ve a Configuración y permisos.
2. Desplázate hacia abajo hasta Mostrar dirección de correo electrónico y toca Expandir.
3. Desmarca la casilla junto a Mostrar dirección de correo electrónico de los miembros y haz clic en Guardar.

9. Limitar Invitaciones

Por defecto, Slack otorga a todos los miembros de un espacio de trabajo la capacidad de invitar a nuevos miembros. Aunque esto puede ser útil a veces, en general, deberías deshabilitar esta opción para controlar quién puede añadir personas al espacio de trabajo. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

1. Ve a Permisos y toca Expandir junto a Invitaciones.
2. Marca la casilla junto a Requerir aprobación de administrador, y de las opciones disponibles bajo Enviar solicitudes de invitación a, selecciona Agregar administradores o Este canal. Mientras que la primera requiere la aprobación de los administradores, la segunda envía las solicitudes a un canal, que luego necesita ser aprobado.

10. Establecer un Recordatorio para Ti Mismo

Cuando trabajas con equipos, las tareas a menudo se distribuyen entre los miembros del equipo para mejorar la eficiencia del equipo y maximizar la producción. Para tales ocasiones, establecer un recordatorio para terminar una tarea en el plazo estipulado puede ayudarte a mantenerte al tanto de tu trabajo. Sigue estos pasos para crear un recordatorio:

1. Ve al canal donde deseas crear una tarea.
2. Toca el icono de rayo en el cuadro de mensaje y selecciona Establecerme un recordatorio.
3. En la siguiente pantalla, dale a tu recordatorio un nombre adecuado, tiempo y descripción.
4. Finalmente, haz clic en Crear, y deberías tener tu recordatorio configurado.

11. Tomar una Nota Rápida

La necesidad de anotar algo puede surgir en cualquier momento. Si bien tu aplicación de notas de confianza puede ayudarte con esto, si estás en conversación con alguien en Slack y necesitas anotar cosas a menudo, la forma más fácil de hacerlo es usar la función de mensajería directa. Simplemente abre un mensaje directo contigo mismo y comienza a ingresar texto. Al igual que otros mensajes directos, guardará todo tu historial de mensajes, y puedes encontrarlo en la sección de Mensajes directos en la aplicación. Además de notas, también puedes usar el mensaje directo para listar tus tareas pendientes o mantener archivos o enlaces a mano.

12. Crear Respuestas Personalizadas de Slackbot

Slackbot es un bot en Slack que te ayuda a enviar mensajes, entregar recordatorios o notificar a las personas cuando se les menciona en un canal. Si bien es bastante receptivo en lo que hace, Slack te ofrece la opción de crear respuestas personalizadas de Slackbot para momentos en los que necesitas responder a un conjunto particular de consultas de una manera específica. Por ejemplo, si recibes muchas consultas sobre contraseñas, enlaces, etc., puedes hacer que el Slackbot envíe respuestas automatizadas a tales consultas por ti. Sigue estos pasos para establecer una respuesta personalizada en Slackbot:

1. Ve a Personaliza tu espacio de trabajo.
2. Ingresa las preguntas más frecuentes en el cuadro de entrada Cuando alguien dice y la respuesta en el cuadro Slackbot responde.
3. Finalmente, haz clic en Guardar respuesta. Para agregar más respuestas a consultas comunes que a menudo encuentras, toca el botón Agregar nueva respuesta y repite los mismos pasos.

13. Crear una Lista de Tareas

Trabajar con miembros del equipo requiere que estés al tanto de las tareas asignadas a ti o que verifiques a otros si eres el líder. Aunque puedes aprovechar el potencial de los mensajes destacados, mensajes guardados y mensajes fijados para hacer un seguimiento de las tareas y revisarlas más tarde, una mejor manera de hacerlo es crear una lista de tareas para ti y otros miembros del equipo. Aquí te mostramos cómo crear una lista de tareas en Slack:

1. Abre el canal en el que deseas crear una lista de tareas y toca el icono de rayo en la ventana del mensaje.
2. Elige Crear una publicación de las opciones y comienza a crear tu publicación.
3. Para listar los elementos de la lista de tareas, selecciona el texto y toca el botón de lista de verificación en la ventana emergente.
4. Finalmente, toca el botón Compartir, selecciona dónde deseas compartirlo y haz clic en Compartir.

14. Usar Emojis para Responder Rápidamente

Para momentos en los que necesitas responder a un mensaje de texto con algo tan trivial como, digamos, “completado”, “echando un vistazo”, etc., Slack tiene emojis dedicados para ahorrarte el esfuerzo de tener que escribir tales mensajes. Para responder a un mensaje con un emoji, ve al mensaje al que deseas responder y haz clic en el botón Agregar reacción (con el ícono de emoji). Ahora, busca tu emoji deseado en la barra de búsqueda y selecciónalo para usarlo como tu respuesta.

15. Guardar Mensajes Importantes

Slack te permite guardar mensajes que encuentres útiles para referencia más tarde. Todos tus mensajes guardados se añaden bajo la pestaña Elementos guardados, a la que puedes acceder en cualquier momento desde la barra de menú izquierda. Aquí te mostramos cómo guardar un mensaje en Slack:

1. Abre el canal o la ventana de mensaje directo que contiene el mensaje que deseas guardar.
2. Pasa el cursor sobre el mensaje y toca el botón Agregar a elementos guardados (con el ícono de marcador) en la barra de herramientas.

16. Búsqueda Universal

Si bien puedes moverte entre mensajes, canales o espacios de trabajo en Slack haciendo clic en los accesos directos en el menú de la barra lateral izquierda, hay una manera rápida y eficiente de hacerlo para ahorrarte esos pocos clics adicionales. Para esto, desde cualquier lugar en el espacio de trabajo, presiona el atajo de teclado Command + K o Ctrl + K, ingresa el nombre del espacio de trabajo, canal o hilo al que deseas ir y presiona Enter / Return.

17. Búsqueda Avanzada

La búsqueda en Slack funciona bastante bien. Sin embargo, no ofrece resultados cuando solicitas consultas complejas y profundas. Para tales instancias, hay algunos modificadores clave ocultos que puedes usar para modificar tu búsqueda en función de cosas como tiempo/día/fecha, canales, tipo y más, y obtener una respuesta para tu consulta. Algunos de estos modificadores incluyen:

• from: [nombre del usuario de Slack] o to: [nombre del usuario de Slack] — para encontrar mensajes relevantes de/a un miembro del equipo en particular
• in: [nombre del canal] — para restringir la búsqueda a un canal particular
• type: [texto, imagen, etc.] — para especificar el tipo en tu búsqueda
• before: [fecha] o after: [fecha] — para modificar resultados basados en la fecha
• has: [enlace, imagen, etc.] — para filtrar resultados que contengan el modificador Aprende más sobre los modificadores de búsqueda aquí.

18. Limitar Notificaciones Entrantes

Por defecto, las notificaciones de Slack están configuradas para enviarte alertas por todas las actividades en el espacio de trabajo. Como puedes imaginar, esto puede ser bastante molesto y distractor, especialmente cuando intentas concentrarte en tu trabajo. Afortunadamente, puedes cambiar las preferencias de notificación en Slack para limitar las distracciones. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

1. Ve al espacio de trabajo cuyas preferencias de notificación deseas cambiar.
2. Presiona el atajo de teclado Command + , o Ctrl + , para abrir Preferencias de Slack.
3. Selecciona Notificaciones en la barra lateral.
4. Ahora, si solo deseas recibir notificaciones entrantes para mensajes directos, menciones o palabras clave específicas, selecciona el botón de opción junto a Mensajes directos, menciones y palabras clave bajo Notificarme sobre. Alternativamente, selecciona Nada si deseas desactivar las notificaciones.
   

19. Aprovechar el Menú de Accesos Directos

El menú de accesos directos de Slack te permite realizar ciertas acciones de manera rápida y fácil. Para acceder a estos accesos directos, haz clic en el ícono de rayo a la izquierda del campo de mensaje, comienza a ingresar el nombre de una acción y haz clic en ella para ejecutarla. O alternativamente, también puedes usar comandos de barra para encontrar y realizar acciones específicas en Slack. Hay tres tipos de comandos de barra en Slack: incorporados, específicos de la aplicación y personalizados. Sin embargo, para los propósitos de esta guía, nos ceñiremos a los comandos de barra incorporados. Para usar comandos de barra, escribe una barra inclinada (/) en el campo de mensaje e ingresa la palabra clave específica para el comando de barra. Lista de comandos de barra incorporados:

• /archive: Archivar el canal actual
• /dm: Enviar un mensaje directo a alguien
• /msg [#canal]: Enviar un mensaje a un canal
• /collapse: Colapsar imágenes y videos en línea en el canal
• /expand: Expandir todas las imágenes y videos en línea en el canal
• /status: Establecer o borrar tu estado
• /topic: Establecer el tema del canal
• /search [tu texto]: Buscar mensajes y archivos de Slack Aprende más sobre los comandos de barra incorporados aquí.

20. Usar Atajos de Teclado

Aunque Slack tiene una interfaz bastante ordenada y fácil de usar que te permite navegar y realizar diferentes funciones fácilmente, puedes llevar a cabo las mismas operaciones mucho más rápido y fácil utilizando sus atajos de teclado. Lista de atajos de teclado útiles de Slack:

• Command + K o Ctrl + K: Saltar a una conversación
• Command + shift + K o Ctrl + Shift + K: Abrir el menú de mensajes directos
• Command + shift + L o Ctrl + Shift + L: Navegar por todos los canales
• Option + Shift + ↑ o Alt + Shift + ↑: Ver el canal o DM no leído anterior
• Option + Shift + ↓ o Alt + Shift + ↓: Ver el siguiente canal o DM no leído
• Command + , o Ctrl + ,: Abrir Preferencias
• Command + Shift + S o Ctrl + Shift + S: Ver Elementos guardados
• Command + F o Ctrl + F: Abrir ventana de búsqueda para realizar una búsqueda rápida
• Command + Shift + [ o Ctrl+ Shift + Tab: Cambiar al espacio de trabajo anterior
• Command + Shift + ] o Ctrl + Tab: Cambiar al siguiente espacio de trabajo
• Command + U o Ctrl + U: Subir un archivo
• Command + Shift + J o Ctrl + Shift + J: Ver todos los archivos y documentos descargados
• M: Silenciar audio
• V: Alternar video
• E: Editar mensaje
• R: Agregar una reacción de emoji
• T: Abrir o responder a un hilo
• Command + B o Ctrl + B: Poner en negrita el texto seleccionado:
• Command + Shift + X o Ctrl + Shift + X: Tachar el texto seleccionado (tachar)
• P: Fijar/desfijar un mensaje
• S: Compartir un mensaje
• A: Guardar un mensaje
• D: Eliminar un mensaje Aprende más sobre los atajos de teclado de Slack aquí.

¡Haz Más en Slack! Y Con Mayor Eficiencia

Usando los consejos y trucos de Slack enumerados arriba, ahora deberías poder usar las diferentes características de Slack a tu favor y obtener más de la plataforma. Si bien no podemos garantizar que estos consejos de Slack te convertirán en un experto en Slack, ciertamente puedes incorporarlos en tu flujo de trabajo diario para optimizarlo, y a su vez, mejorar en la gestión de tus proyectos y la organización de equipos y colaboraciones.