Los mejores consejos y trucos de Evernote para usarlo como un profesional

Evernote es una popular aplicación de toma de notas y gestión de tareas utilizada por millones en todo el mundo. Puede ayudarte a recordar cosas, crear listas de tareas para tareas importantes, guardar páginas web para más tarde, escanear documentos importantes para tenerlos a mano cuando los necesites, y más.

Además, Evernote también admite la integración con aplicaciones y servicios de terceros y ofrece varias otras funciones que amplían aún más su funcionalidad. Por lo tanto, conocer estas características y cómo usarlas puede resultar bastante útil y conveniente si usas Evernote regularmente.

Aquí tienes una mirada a todos esos consejos y trucos de Evernote que debes conocer para dominar Evernote y usarlo de manera efectiva y eficiente. Algunas de estas funciones y consejos funcionan tanto en las versiones de escritorio como en las móviles de Evernote, mientras que otros están limitados solo a la versión web.

1. Usa Evernote Web Clipper para guardar cosas en tu cuenta de Evernote

Una de las mejores características de Evernote es la capacidad de guardar cosas de internet directamente en tu cuenta de Evernote. Esto te permite usar Evernote como una especie de aplicación de leer después, donde puedes guardar todo, desde páginas web hasta artículos y PDFs con un simple clic.

Todo lo que necesitas para usar esta función es el Evernote Web Clipper. Descarga e instala la extensión del navegador Web Clipper en tu navegador. Luego, cada vez que necesites guardar algo interesante en internet, simplemente haz clic en el ícono de la extensión y presiona Guardar.

Web Clipper incluso te permite tomar capturas de pantalla, para que nunca te pierdas nada importante. Una vez capturada, también puedes anotar las capturas de pantalla y guardarlas.

2. Busca de manera efectiva usando la búsqueda avanzada

En la sección superior de la aplicación Evernote, tienes la barra de búsqueda donde puedes definir y agregar filtros a tu búsqueda. Si escribes delante de tu búsqueda la palabra “tag :”, solo mostrará las notas con esa etiqueta específica, y si la precedes con el signo menos (“-tag:”), excluirá todos los hallazgos compatibles.

Además, el carácter asterisco (“”) se utiliza como un comodín. Por ejemplo, si buscas “tag:”, encontrará todas tus notas etiquetadas. ¿Quieres revisar las notas de los últimos 30 días? Simplemente escribe “created: day-30” en la barra de búsqueda, y ahí lo tienes.

Algunos otros operadores que puedes usar incluyen:

• intitle: Buscar dentro del título de la nota
• updated: Buscar notas actualizadas en o después de la fecha especificada
• todo: Buscar notas que contengan una o más casillas de verificación
• contains: Buscar notas por tipo de contenido que contienen

Aprende más sobre la búsqueda avanzada de Evernote aquí.

3. Combina múltiples notas en una sola nota

Si tienes un montón de notas similares en tu cuaderno de Evernote, puedes combinarlas en una sola nota. Hacerlo no solo reúne notas similares, sino que también desordena tu cuaderno, lo que facilita su gestión.

Evernote admite la función de combinación en la versión de escritorio. Y es bastante fácil combinar tus notas. Selecciona dos o más notas que deseas combinar y toca el botón de combinar (ícono de flechas combinadas) en el cuadro azul en la parte inferior de la página.

Ahora, en el menú emergente, haz clic en el mango de arrastre (a la izquierda de una nota) y arrastra y suelta la nota en el orden en que deseas que aparezcan las notas. Marca la opción Mantener una copia de las notas originales y selecciona Combinar notas.

4. Crea tareas

Además de usar Evernote para anotar cosas, también puedes usarlo para hacer un seguimiento de tus tareas. Si estás buscando una solución integral para todas tus necesidades de toma de notas y gestión de tareas, esta es la manera perfecta de hacerlo.

Evernote te permite crear tareas en todas sus aplicaciones, así como en la web. Para agregar una nueva tarea, abre una nueva nota o una existente y haz clic en el botón Insertar. Elige Tarea y completa las entradas adecuadamente.

Alternativamente, también puedes presionar el botón Nuevo, seleccionar Tarea de las opciones e ingresar detalles para crear una tarea.

5. Usa plantillas para trabajar de manera más eficiente

Las plantillas son notas preformateadas que te permiten crear notas al instante para que puedas comenzar a agregar contenido a ellas de inmediato. Evernote ofrece una colección de plantillas de notas para diferentes casos de uso, que puedes elegir según tu preferencia.

Por ejemplo, si deseas planificar un itinerario de viaje, hay plantillas para calendarios de viaje que pueden ser útiles. De manera similar, Evernote también tiene plantillas para resúmenes de proyectos, agendas de reuniones y para hacer las cosas, entre otras categorías, que puedes consultar.

6. Guarda correos electrónicos en Evernote

Similar a guardar elementos de la web, también puedes usar Evernote para guardar correos electrónicos importantes, como aquellos para reservas de viaje, anuncios u otros que recibas en tu correo electrónico, para acceder a ellos convenientemente desde cualquier lugar. Sin embargo, ten en cuenta que necesitas una suscripción paga a Evernote para usar esta función.

Guardar correos electrónicos en Evernote implica tu dirección de correo electrónico de Evernote, que puedes encontrar en la configuración de tu cuenta. El límite actual de guardado de correos electrónicos de Evernote es de 200 (diarios).

Una vez que hayas encontrado tu dirección de correo electrónico de Evernote, abre el correo electrónico que deseas guardar y reenvíalo a tu dirección de Evernote. Después de guardarlo, podrás encontrarlo como una nueva nota con el asunto del correo electrónico como título. También puedes usar ciertas extensiones al final de la línea de asunto para especificar el cuaderno al que te gustaría guardar un correo electrónico.

• !Recordatorio: Para establecer un recordatorio para el correo electrónico
• @Nombre del cuaderno: Para guardar el correo electrónico en un cuaderno específico

7. Crea un conjunto de cuadernos

Un conjunto en Evernote es esencialmente una colección de cuadernos que puedes usar para mantener tus cuadernos organizados. Una de las mejores maneras de crear conjuntos por categoría, es decir, por propósito. Por ejemplo, puedes crear conjuntos para notas personales, notas de trabajo, diarios o incluso blogs.

Para crear un conjunto de cuadernos, abre Cuadernos, haz clic en el botón Más acciones junto al cuaderno que deseas agregar a un conjunto, y selecciona Agregar a conjunto en el menú. Selecciona Nuevo conjunto para crear un nuevo conjunto y dale un nombre apropiado. Posteriormente, puedes agregar nuevos cuadernos al conjunto eligiendo Más acciones y seleccionando Agregar a conjunto de las opciones.

8. Exporta notas como PDF

Ocasionalmente, habrá momentos en los que desees guardar una nota en tu computadora, quizás para compartirla con otros o para facilitar su acceso incluso cuando estés sin conexión. Con Evernote, puedes hacer esto exportando tus notas como un PDF.

Dependiendo de si deseas exportar una sola nota o múltiples notas, abre la nota o selecciónalas, respectivamente, haz clic en el botón Más acciones junto a la nota y selecciona Exportar como PDF. Elige las opciones de página según tu preferencia y haz clic en Exportar.

9. Ver el historial de notas

El historial de notas es una función disponible solo para usuarios premium de Evernote. Toma instantáneas de las notas y copia todo su contenido a un servidor seguro. Es muy útil porque normalmente, si subes una versión más nueva de tu nota, solo podrás acceder a la última. Mientras tanto, con esta función, puedes obtener acceso ilimitado a todas las versiones anteriores.

La función de historial de notas verifica la cuenta de Evernote varias veces al día. Si hay algún cambio, lo subirá al servidor. Ten en cuenta que esto no capturará automáticamente documentos en cada cambio.

Si tienes un cuaderno compartido, esta es la mejor manera de hacer un seguimiento de los cambios realizados por otros. Podrás acceder a tus versiones anteriores para ver cómo ha progresado la nota y si decides eliminarla permanentemente, recuerda que las versiones también serán eliminadas.

10. Combina los contenidos de dos cuentas de Evernote

No es realmente posible combinar diferentes cuentas, pero es posible exportar cuadernos de una a otra. Selecciona el cuaderno deseado y haz clic derecho sobre él. Selecciona Exportar notas de cuando aparezca un menú.

Ahora, elige la ubicación donde deseas guardarlas y el tipo de exportación. Además, es muy importante elegir el tipo de archivo ENEX para los cuadernos exportados para asegurarte de que no tendrás más problemas.

Todo lo que necesitas hacer ahora es importar estos archivos a otra cuenta. Nuevamente, es un proceso muy simple. Solo inicia sesión y haz clic en Archivo y selecciona Importar notas. Navega hasta la ubicación donde has guardado los archivos ENEX y selecciona los deseados. Evernote creará automáticamente un nuevo cuaderno llamado Notas importadas con estos archivos, que puedes organizar y mover a la ubicación preferida.

11. Graba tus notas

Para momentos en los que no te apetece escribir, Evernote ofrece la capacidad de grabar y almacenar una grabación de audio en tu cuenta de Evernote. Si estás en una cuenta gratuita, puedes grabar hasta 25 MB por nota, mientras que una cuenta de Evernote paga te permite grabar notas de hasta 500 MB.

Para agregar una nota de voz, abre una nueva nota, haz clic en el botón Insertar y selecciona Grabación de audio. Graba tu nota y presiona el botón Detener una vez que hayas terminado. Evernote guardará la nota y la almacenará en tu cuaderno.

12. Comparte una nota con alguien

Evernote te permite compartir rápidamente y fácilmente una nota con alguien para obtener sus pensamientos sobre la misma o hacer que colaboren en ella. Esto incluso funciona cuando deseas compartir la nota con alguien que no está en Evernote, ya que cada nota en Evernote tiene su propio enlace.

Para compartir una nota con alguien, abre la nota que deseas compartir y presiona el botón Compartir. Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona con la que deseas compartir la nota/invitar a colaborar, y presiona Enviar invitación.

Alternativamente, si deseas compartir la nota con un usuario que no tiene Evernote, haz clic en el botón de alternancia junto al Enlace compartible para habilitar el enlace. Luego, haz clic en Copiar enlace para copiar el enlace y enviarlo a través de cualquier aplicación de mensajería o correo electrónico.

13. Simplifica las interacciones con atajos de teclado

Si siempre estás apurado o deseas ejecutar Evernote de manera más eficiente, puedes aprovechar algunos atajos de teclado. Estos atajos te ayudarán a trabajar más rápido y ahorrar tiempo al hacer uso del teclado. Los atajos de teclado más comunes para computadoras Windows y Mac son:

• Crear una nueva nota: Ctrl + N / Command + N
• Nuevo cuaderno: Ctrl + Shift + N / CMD + Shift + N
• Nueva etiqueta: Ctrl + Shift + T / Control + Command + N
• Enviar notas por correo electrónico: Ctrl + Shift + E
• Insertar la fecha y hora: Alt + Shift + D / Control + Command + D
• Sincronizar: F9 / Control + Command + S
• Saltar a la barra de búsqueda: Ctrl + Alt + F / Command + Option + F

Si no puedes conformarte con los atajos predeterminados, Evernote te permite configurar tus propios atajos. Todo lo que tienes que hacer es ir a la aplicación de escritorio y seleccionar Ayuda > Atajos de teclado. Haz doble clic en un atajo que deseas personalizar y escribe una nueva combinación.

Consejos y trucos de Evernote hacen que Evernote sea más efectivo y poderoso

Como has visto arriba, conocer los consejos y trucos de Evernote y familiarizarte con algunas funciones útiles de Evernote puede ayudarte a usar Evernote de manera más efectiva y a obtener más de él. Así que, no importa si lo usas para tomar notas, gestionar tareas, como una aplicación de leer después, o para cualquier otra cosa, podrás hacerlo de manera eficiente.

Nota: El artículo fue publicado originalmente en abril de 2013 por Alex Serban y republicado por Yash Wate en noviembre de 2022.