Revisión de ContractZen: Gestión de Contratos y Gobernanza Digital Hecha Fácil

Considerando la competencia en constante crecimiento entre las empresas, es fácil ver la inmensa presión que enfrentan los ejecutivos corporativos, particularmente en lo que respecta a la gestión de contratos y la gobernanza digital.

Muchas veces, esto puede llevar a una pérdida de productividad o al manejo inadecuado de datos importantes. Esto típicamente sucede cuando los documentos importantes de la empresa no se almacenan en ubicaciones centralizadas y los tomadores de decisiones de la empresa (como los ejecutivos de nivel C y la junta) no tienen acceso a la información y documentos que necesitan cuando los necesitan.

Las empresas necesitan una solución de gobernanza digital que esté equipada para igualar la gestión de archivos corporativos y ofrezca herramientas que permitan a los usuarios almacenar y compartir de manera segura documentos comerciales críticos en un lugar centralizado y seguro.

En esta publicación, echaremos un vistazo a cómo ContractZen permite a los ejecutivos de nivel C, así como a los miembros de la junta, mejorar la gestión de contratos y almacenar documentos comerciales importantes de manera segura y eficiente.

Tabla de Contenidos

• ¿Qué es ContractZen?
• Agilizar la Gestión de Contratos Dentro de la Organización
• Aprovechar un Portal de Reuniones Moderno y Totalmente Digital
• Obtener Documentos Firmados Rápidamente con Firmas Electrónicas
• Precios
• Conclusión

¿Qué es ContractZen?

Fundada en 2014, ContractZen es un servicio en la nube B2B que ofrece un centro digital todo en uno para la gobernanza corporativa.

Aquí hay un desglose rápido de las características que ofrece ContractZen:

• Gestión de contratos. Te permite subir, almacenar y gestionar contratos desde una ubicación centralizada.

• Gestión de reuniones. Puedes programar reuniones fácilmente, discutir la agenda de la reunión y gestionar digitalmente todo el proceso de la reunión.

• Salas de datos. Ofrece salas de datos virtuales seguras para situaciones de auditoría donde los usuarios pueden compartir documentos con clientes u otras personas fuera de la organización, por ejemplo, para auditorías financieras y fiscales.

• Firmas electrónicas. Te permite obtener documentos firmados rápida y seguramente a través de soluciones de firma electrónica integradas.

Agilizar la Gestión de Contratos Dentro de la Organización

Cuando se trata de asuntos legales, el dilema de control versus velocidad se agrava enormemente por la falta de visibilidad en los contratos. Piénsalo de esta manera: si no puedes acceder a documentos importantes de la empresa, tendrás menos control sobre situaciones como fusiones y adquisiciones.

Esta es una preocupación seria porque los contratos incluyen los términos del valor intercambiado, así que, si no puedes asegurar el valor correcto para los acuerdos, tu empresa puede estar perdiendo mucho dinero.

Para empezar, una mejor visibilidad en los contratos te permite prevenir contratos que están por expirar y mantenerte al tanto de las renovaciones. Diferentes departamentos de una empresa trabajan juntos para asegurarse de que se sigan todos los pasos necesarios en el proceso de gestión de contratos.

Gestionar contratos se vuelve aún más complejo si consideras otros factores como múltiples ubicaciones de oficinas, idiomas y zonas horarias. Además de esto, gestionar contratos manualmente puede llevar a errores humanos, retrasos en los ciclos de contratos y un control limitado sobre el proceso de contrato.

Por eso es vital que una empresa pueda controlar y rastrear cambios de manera centralizada en tiempo real. Al automatizar las actividades de gestión de contratos, las empresas pueden prevenir la formación de silos de información, mejorar el control y reducir significativamente el tiempo de creación de contratos.

La herramienta de arrastrar y soltar de ContractZen te permite importar rápidamente múltiples archivos (incluidos documentos existentes) en la solución basada en la nube de una sola vez. También te permite enviar documentos por correo electrónico, lo que facilita increíblemente las cosas para las empresas que operan de forma remota, tienen sucursales en múltiples ubicaciones o reciben correos electrónicos con archivos adjuntos que necesitan ser importados directamente a una plataforma de gestión de contratos.

Con ContractZen, puedes establecer recordatorios automáticos por correo electrónico para contratos informando a los miembros del equipo sobre fechas importantes próximas. Viene con un sistema de etiquetado de metadatos incorporado que crea carpetas dinámicas que te permiten buscar y acceder rápidamente a tus contratos.

La implementación de almacenamiento basada en metadatos de ContractZen te permite organizar documentos en función del tipo de información que contienen.

Podrás usar etiquetas visuales de contrato para establecer metadatos y localizar rápidamente el contrato que estás buscando. Por ejemplo, si almacenas diferentes tipos de contratos, como licencias, NDA y alquileres, puedes crear una etiqueta separada para cada uno de ellos.

Una organización de documentos impulsada por metadatos también te ayuda a acceder fácilmente a todos los documentos conectados, no solo a los contratos. Una vez que tus documentos están organizados por etiquetas de metadatos, puedes conectar documentos relacionados de múltiples maneras.

Como resultado, tus miembros del equipo no tendrán que idear una forma de organizar lógicamente los documentos. También vale la pena mencionar que, con ContractZen, los usuarios pueden publicar comentarios en archivos y hablar entre sí sobre diferentes documentos en lugar de revisar docenas de hilos de correo electrónico.

Aprovechar un Portal de Reuniones Moderno y Totalmente Digital

ContractZen te permite gestionar digitalmente llamadas de ventas, reuniones de la junta y reuniones ejecutivas, lo que aumenta la productividad laboral. Esto es útil para todo tipo de escenarios de reuniones corporativas, ya sea una reunión anual de accionistas o una simple demostración de producto.

Su portal de reuniones te da acceso a un proceso de reunión totalmente digital que se encarga de todo, desde programar la reunión hasta firmar contratos y documentos. Podrás crear rápidamente agendas de reuniones y actas de reuniones. ContractZen también viene con una herramienta de revisión que te permite recopilar comentarios de los asistentes.

Además de esto, cuenta con un potente programador de reuniones incorporado que se encarga de encontrar espacios adecuados para programar reuniones. De esta manera, no necesitarás usar una herramienta separada para programar reuniones corporativas. También te permite enviar invitaciones a reuniones con un solo clic y automatizar recordatorios por correo electrónico.

ContractZen te permite crear, priorizar y hacer seguimiento de tareas y obligaciones después de que se hayan acordado durante las reuniones. Puedes compartir fácilmente la agenda de la reunión y otros materiales con tus miembros del equipo de manera segura.

Aquí hay algunos de los principales beneficios de una plataforma de reuniones totalmente digital para ejecutivos de nivel C y miembros de la junta:

2. Encontrar y programar fácilmente un horario de reunión que se ajuste a todos los interesados

3. Permitir que la junta tenga discusiones internas

4. Compartir la agenda de la reunión y materiales de manera segura

5. Ofrecer herramientas que faciliten el trabajo de los miembros de la junta (como MeetingBook con herramientas de comentarios y anotaciones personales)

6. Tomar actas de la reunión directamente dentro del portal

7. Organizar sin esfuerzo la ronda de comentarios para el borrador de las actas de las reuniones

8. Monitorear fácilmente las tareas acordadas durante las reuniones

9. Capacidades de búsqueda eficientes y completas

Usando ContractZen, los ejecutivos de nivel C y los miembros de la junta pueden marcar fácilmente los temas discutidos con palabras clave (etiquetas) ayudando a los usuarios a rastrear el proceso de toma de decisiones en retrospectiva.

Obtener Documentos Firmados Rápidamente con Firmas Electrónicas

Aquí hay algunas de las razones por las que es importante que los ejecutivos de nivel C obtengan documentos firmados electrónicamente:

• Es más fácil, rápido y seguro. Los clientes podrán firmar documentos electrónicamente, mejorando así la experiencia de compra, ayudándote a vender más. Un sistema de firma totalmente digital también ayuda a la dirección o a los miembros de la junta a firmar actas de reuniones de manera rápida y segura.

• Cerrar tratos más rápido. Firmar electrónicamente te permite finalizar acuerdos sin darle una segunda oportunidad a tus competidores. En otras palabras, una vez que un acuerdo está firmado, puedes estar seguro de que has asegurado la venta.

• Se puede hacer en movimiento. Firmar digitalmente significa que puedes usar tu teléfono o tableta en lugar de papel y bolígrafo. Así que, incluso si tu cliente no tiene tiempo para imprimir y firmar, aún podrá firmar en un dispositivo móvil.

ContractZen te permite conectar tu sistema de firma electrónica a tu centro de gestión de contratos. De esta manera, podrás enviar documentos fácilmente para su firma y rastrear su progreso desde el momento en que se envían hasta que se firman y almacenan en tu cuenta.

Se integra con varios servicios de firma electrónica, a saber, Assently, DocuSign, SignHere y Adobe Sign. Además de esto, las salas de datos virtuales de ContractZen, la administración financiera, el portal de la junta y las características de gestión de reuniones también admiten las integraciones de firma electrónica.

ContractZen ofrece una búsqueda de texto completo con capacidades de OCR. Cuando un documento se carga en ContractZen, se transforma en información basada en texto y buscable. Como resultado, podrás buscar simplemente lo que estás buscando en lugar de revisar todo el documento. El sistema de etiquetado de metadatos para firmar y gestionar documentos también funciona de la misma manera.

Precios

Puedes comenzar con ContractZen a un precio asequible de $9.50 por usuario al mes (facturado anualmente) que incluye:

• Gestión de contratos

• Gestión de reuniones

• Documentos financieros y administrativos

• Registro de la empresa

• Sala de datos virtual

• Firma electrónica

• 50 GB de espacio de almacenamiento

• Número ilimitado de contratos

ContractZen también ofrece una prueba gratuita de 30 días a todos los clientes. Y, si tienes más de 50 usuarios en el equipo, puedes solicitar un presupuesto. La empresa también ofrece descuentos para organizaciones sin fines de lucro elegibles.

Conclusión

ContractZen puede ayudar a los ejecutivos de nivel C y a los miembros de la junta a mejorar los flujos de trabajo de gestión de contratos y compartir y almacenar documentos críticos de manera segura. Viene con características útiles como firma electrónica, gestión de reuniones totalmente digital, gestión de contratos y recordatorios automáticos por correo electrónico.

¿Qué características buscas en una herramienta de gestión de contratos? Háznoslo saber comentando a continuación.