Consigue trabajo hecho muy rápido con estas 14 herramientas

A lo largo de mi infancia siempre he escuchado la frase “este es el siglo de la velocidad”. Después de cruzar el límite hacia el nuevo milenio, he comprendido su significado y he comenzado a optimizar mi trabajo, independientemente de su naturaleza. Además de la disciplina, una mente enfocada y la ambición de cumplir con los plazos, una amplia gama de herramientas también me ha ayudado a lo largo de los años. Es hora de revelar y compartir qué aplicaciones pueden instalar los usuarios regulares para hacer el trabajo más rápido, sin tener que cuestionar la línea de trabajo y otros detalles como esos.

Aunque un hábil artesano puede hacer milagros sin las mejores herramientas, siempre he encontrado útil tener mi propia colección de aplicaciones que pueden optimizar mi tiempo de trabajo y aumentar la eficiencia. Así que hoy, vamos a discutir y presentar un puñado de programas útiles que pueden hacer que ahorres tiempo mientras trabajas.

Herramientas y aplicaciones que aumentan la eficiencia laboral

El propósito de esta guía es maximizar la eficiencia dentro del horario laboral y ayudar a las personas a concentrarse en su trabajo, mientras se proporciona un buen conjunto de herramientas que pueden hacer algunas partes de tu trabajo, en tiempo récord.

La música puede hacer la diferencia

GetWorkDoneMusic.com

Mi generación siempre ha estado enamorada de la música, pero cuando es hora de hacer un trabajo serio, no hay lugar para melodías aleatorias. Para mantener una mente enfocada, necesitarás ya sea una melodía clásica lenta o un ritmo rápido (el último funciona perfectamente para mí). Una de las herramientas que proporciona tales ventajas es GetWorkDoneMusic.com, un sitio web especializado en proporcionar música eficiente para trabajar.

La interfaz del sitio web es bastante sencilla, tienes un gran botón de Reproducir en la parte superior derecha de la pantalla que desata serias olas una vez presionado. Puedes ajustar la rapidez del ritmo usando los botones Rápido y Más rápido, mientras navegas a través de las melodías con los botones de retroceso y avance. El sitio web proporciona detalles sobre la apariencia general de la música reproducida, mostrada a través de ondas sonoras, y también el nombre y la duración de la reproducción.

FITRadio

Otra alternativa interesante es FITRadio, un servicio diseñado para aquellos que les gusta hacer ejercicio, pero que también sobresale en tareas más básicas, como el trabajo de un día regular. Este es un poco más amplio, requiriendo que los usuarios primero registren una cuenta, pero una vez que superas eso, es simplemente brillante. Todas las melodías presentes aquí pueden ser clasificadas en varias categorías (Top 40, House, Fiesta, Rock, Hip Hop, Indie, etc.) permitiendo al usuario elegir solo lo mejor.

En FITRadio, las canciones son mezcladas diariamente por DJs de renombre, por lo que la mayoría de las melodías son frescas. Otro aspecto interesante aborda la movilidad, ya que el servicio viene con dos aplicaciones compatibles con Android e iOS.

Buffer: socializa en el momento perfecto

Para aquellos de nosotros que hacemos trabajo en medio de la noche, compartir historias y atraer a personas para que las compartan contigo no se hará de manera eficiente a esas horas. Las personas tienden a estar más activas durante la mañana y dentro del horario laboral, por lo que usar herramientas como Buffer para programar tweets puede resultar un verdadero impulso. En pocas palabras, Buffer pone todos tus tweets en una cola y los publica en tu nombre cuando es más adecuado.

Aunque fue construido inicialmente para Twitter, Buffer tiene la ventaja de soportar varias plataformas de redes sociales, como Facebook y LinkedIn. Para usar el servicio, tendrás que crear una cuenta especial de Buffer o registrarte usando una cuenta de los servicios soportados. Buffer se puede acceder a través de su cliente de escritorio especial o usando el panel en línea, desde una computadora personal o un smartphone/tableta.

MockFlow: dibuja bocetos en un instante

Artistas, diseñadores, arquitectos y por qué no, incluso programadores, todos sienten la necesidad de presentar sus ideas en un breve tiempo, pero también con estilo. MockFlow es una buena opción para cuando tienes que reunirte con un posible cliente y presentar una idea en el acto, justo en la cafetería. Aunque estas personas suelen tener algo preparado desde casa, siempre es bueno cambiar el diseño y proporcionar al cliente exactamente lo que quiere.

En cuanto al servicio en sí, MockFlow se puede instalar en un escritorio regular y los proyectos creados también se pueden ver en formatos compatibles con dispositivos móviles como tabletas. La aplicación puede funcionar en modos tanto en línea como fuera de línea, mientras proporciona acceso a las siguientes características:

• Diseños interactivos, con páginas que incluyen mapas del sitio y enlaces de demostración
• Numerosos componentes para cosas diversas como íconos y una biblioteca para aquellos que no encuentran lo que necesitan
• Compartir proyectos con otros diseñadores tan simple como compartir un enlace
• La exportación de wireframes en formatos HTML5 para fácil visualización y compartir
• Copia de seguridad automática de proyectos
• Definir estrategias usando el Visualizador de Mapas del Sitio
• Integración completa con Google Apps

Todo lo incluido arriba representa solo una vista previa de todo el paquete, que puede volverse realmente complejo para aquellos que aprenden a usarlo.

Teux Deux y Wunderlist: listas de tareas simples

TeuxDeux Part Deux de TeuxDeux en Vimeo.

Personalmente, no puedo gestionar mi flujo de trabajo con listas de tareas. Cuando recibes un alto número de tareas y te das cuenta de que multitasking no es tan fácil como pensabas, necesitas una base desde donde puedas establecer y rastrear objetivos. Mientras herramientas complicadas están por todas partes en el mercado, a veces he sentido la necesidad de algo simple, como una hoja de papel en blanco y un bolígrafo virtual, para que siempre me acompañe. Bueno, gracias a Teux Deux, mis deseos fueron cumplidos.

En pocas palabras, Teux Deux se basa en una aplicación basada en el navegador para crear listas de tareas que son simples, pero de gran apariencia. Para aquellos que están en movimiento la mayor parte del tiempo, este servicio también tiene una aplicación para iPhone que funciona exactamente como el cliente principal. Creas que no, los desarrolladores incluso presumen que su creación es la 16ª mejor invención de todos los tiempos (Nutella está en el 6).

Otra alternativa sería Wunderlist, una lista gratuita, elegante y fácil de usar que está especializada en tareas. Esta aplicación tiene un diseño del que incluso Steve Jobs estaría orgulloso y una funcionalidad que puede ayudarte a trabajar más rápido. Wunderlist viene con organización de arrastrar y soltar, compartir tareas a través de correo electrónico, impresión, CloudApp y prácticamente todos los servicios de redes sociales.

La aplicación es compatible con la gran mayoría de sistemas operativos de escritorio y móviles, incluyendo Windows, Mac OS X, Android, iOS, e incluso viene con una versión basada en la web para aquellos que están en movimiento. Todo esto de forma gratuita.

Let’s Crate: intercambio rápido de archivos

Compartir archivos es parte de nuestra vida diaria en la web. En los últimos años pensé que MegaUpload era la forma más sencilla de hacerlo, pero después de leer un poco sobre Let’s Crate, cambié de opinión. Todo lo que los usuarios tienen que hacer es visitar el sitio web y arrastrar archivos a la caja presente en la página principal. Después de que el archivo se sube a la nube, podrás compartirlo usando el enlace generado automáticamente. Todo esto se hace después de que los usuarios registren una cuenta, que es gratuita durante el primer mes.

Aquellos que deseen obtener un poco más de Let’s Crate pueden registrarse para una cuenta Básica, Plus o Pro, cada una con su propio límite máximo de carga y características especiales. Las tarifas comienzan desde $10/año y todos los usuarios reciben un mes gratis más una política de cancelación.

RescueTime: para cero distracciones

Mantenerse enfocado no es un trabajo fácil. Mientras que el mundo offline puede ser fácilmente silenciado usando los auriculares adecuados, Internet ha demostrado ser una gran distracción para muchos de nosotros. Después de leer una historia interesante donde un blogger contrató a alguien para que lo abofeteara cada vez que pasaba demasiado tiempo en Facebook y otras fuentes distractoras, investigué un poco y encontré una herramienta que puede mantenerte concentrado, de forma gratuita.

RescueTime es una herramienta que analiza cuánto tiempo estás desperdiciando en línea, en lugar de realmente poner tu mente a trabajar. Básicamente, esto rastrea todo lo que haces en la computadora y luego proporciona un gráfico bonito desde el cual puedes medir la producción. Funcionando en segundo plano, RescueTime mide qué aplicaciones, sitios web o documentos (opcional) se están utilizando más. Al final del día, se mostrará un resumen de tus actividades, completo con porcentajes y marcos de tiempo, para que luego puedas tomar acciones y disciplinarte.

Aquí hay una breve vista previa de la descomposición de características:

• Rastrear automáticamente el tiempo en aplicaciones y sitios web
• Establecer objetivos y rastrear el progreso hacia ellos
• Enviar resúmenes semanales por correo electrónico para informar al usuario sobre las actividades realizadas
• Rastrear manualmente el tiempo fuera de la computadora (reuniones, llamadas telefónicas, comer, dibujar y otros) – Versión Pro
• Bloquear temporalmente sitios web distractores – Versión Pro
• Configurar alertas en tiempo real para anunciar logros de productividad – Versión Pro

Como hemos insinuado anteriormente, hay dos versiones de esta aplicación: Lite y Pro. Mientras que la primera es gratuita, la versión Pro cuesta $9/mes y viene con un conjunto extenso de características y datos más granulares para gráficos.

StickK: cumple plazos, o paga

StickK es un sitio web que ayuda a las personas a cumplir plazos y realizar tareas mediante el uso de un contrato en línea y un árbitro. En pocas palabras, StickK puede ser utilizado para imponer consecuencias cada vez que un plazo, de cualquier naturaleza, no se cumple. El sistema es simple, gratuito y empuja a las personas a terminar tareas, amenazando con vaciar tu cuenta bancaria cada vez que eres perezoso.

Por ejemplo, StickK puede ser utilizado por un escritor como motivación para terminar un libro. El escritor primero tiene que definir el objetivo, establecer las apuestas (generalmente dinero y una cuenta para entregar la suma en caso de que pierda), el ritmo de medición (digamos una semana a la vez) y un árbitro (a menudo un miembro de la familia o un amigo). Al final de cada semana, el árbitro debe confirmar que has escrito el número programado de páginas o el sitio web extraerá la suma de dinero utilizada para apostar. Cuando el proyecto termina, todo el dinero perdido se entregará a la cuenta utilizada al definir las apuestas. Bastante ingenioso, ¿verdad?

Bueno, aunque StickK puede ser configurado para cualquier objetivo, ha demostrado ser más útil en situaciones a largo plazo y con la ayuda de un árbitro objetivo. Si bien el sistema puede ser configurado sin ningún árbitro en absoluto, recomendamos encarecidamente elegir uno.

Write Space: palabras en movimiento

Write Space es una extensión de Google Chrome que puede ser utilizada para aquellos que no les gustan los procesadores de texto pero aún necesitan una plataforma para escribir, tan simple como pueden ser. Bueno, gracias a este pequeño software, ahora puedes escribir un artículo rápido para un blog o incluso tomar notas desde un terminal de escritorio, siempre que tenga instalado el propio navegador de Google. Además de simplicidad y rapidez, también hay un puñado de características que pueden ayudarte a terminar tareas más rápido:

• Modo de pantalla completa para minimizar distracciones y opciones para cambiar el fondo, fuentes, etc.

• Función de guardado automático persistente que guarda el documento cada vez que se presiona una tecla
• Los datos se guardan localmente en la computadora y no en un servidor externo, por lo que no tendrás que preocuparte por la seguridad o la privacidad
• Estadísticas de documentos en vivo que muestran conteos de palabras y otros hechos directamente en la página, sin abrir menús adicionales

Google Drive

Sí, la nube también es una forma de hacer el trabajo rápido. Personalmente uso alrededor de 4-5 terminales a la semana y la única forma de preservar mi trabajo mientras cambio de ubicación es a través del uso de la nube. Todo se hace rápido, siempre hay copias de seguridad y, incluso si viajo a una ubicación completamente nueva y necesito hacer algo de trabajo, la nube está a solo unos clics de distancia.

Si bien hay numerosas opciones en esta lista, incluyendo DropBox, SkyDrive, iCloud y muchas más, personalmente he elegido Google Drive principalmente por su simplicidad y flexibilidad. Todo lo que necesitas para usar la nube de Google es una cuenta de Gmail, un cliente de escritorio o un navegador y voilà: archivos en todas partes. Para resumir, Google le da a cada usuario un máximo de 5GB de almacenamiento que se puede utilizar en cualquier computadora personal (Windows, Chrome OS y Mac) o incluso en móviles (iOS, Android). Una de las mejores partes es que este límite incluye solo los archivos preservados dentro de la nube misma y cualquier tráfico realizado entre dispositivos es gratuito.

Después de usar Google Drive durante aproximadamente dos meses, lo he encontrado extremadamente simple y directo. Tienes una cuenta de Google, descargas un cliente de escritorio y eso es todo. Un ícono de aspecto agradable aparecerá en tu escritorio y todo dentro de esta carpeta especial se sincronizará en todos los dispositivos.

Todas las transferencias se realizan rápidamente y la aplicación misma informa a los usuarios cuando algo malo ha sucedido con el proceso de sincronización y cuando todo está como debería. Además, Google Drive también se ha convertido en la primera opción de almacenamiento para muchos servicios de Google, como Docs, Picasa y Gmail.

Para aquellos que necesitan un poco más de almacenamiento, Google ofrece 25GB por $2.49/mes, 100GB por $4.99 y hasta 16TB de espacio para quien quiera mantener su colección privada de películas en línea.

FreeEditor: abre cualquier tipo de archivo

Aunque solo han pasado días desde que presentamos esta maravilla, no podría haber terminado este post sin FreeEditor. Este pequeño software puede abrir más de 100 tipos de archivos diferentes, cubriendo principalmente documentos, imágenes, videos, archivos codificados e incluso archivos de configuración difíciles de Windows. Es una maravilla, te lo digo.

Además de ser compatible con casi cualquier tipo de archivo que vayas a usar, FreeEditor también viene con algunas herramientas útiles como un convertidor integrado, corrector ortográfico y efectos de imagen, todo gratis. Para más información, dirígete a nuestra introducción detallada.

Slices y TweetDeck

Mientras que la mayoría de las personas socializan a través de Facebook, cuando se trata de hacer el trabajo, me gusta creer que Twitter tiene su propio espacio en el podio. Desde mi punto de vista, Twitter es un lugar para encontrar información fresca y útil, siempre que elimines los escombros – una tarea bien realizada por Slices y TweetDeck.

Para empezar, Slices es un cliente de Twitter de gran diseño que ayuda a los usuarios a clasificar fuentes en varias categorías, bastante parecido a las listas simples de Twitter. A diferencia de la opción oficial, Slices viene con una amplia gama de características interesantes, un gran diseño y una interfaz muy receptiva. Hemos echado un vistazo en profundidad al software hace un par de días, así que podrías estar interesado en saber más.

La segunda opción es TweetDeck, quizás el cliente de Twitter más utilizado de todos los tiempos. Después de que Twitter compró la aplicación en mayo de 2011, las cosas se volvieron un poco inestables, pero este cliente sigue siendo una buena opción para personas rápidas, ya sea que usen Twitter o Facebook. Usar esta herramienta te da acceso a múltiples inicios de sesión de cuentas, definiendo múltiples columnas que contienen tweets y comparticiones en vivo, creación de listas, programación y mucho más.