Cómo Firmar Electrónicamente Documentos PDF en Mac y Windows

La firma electrónica o e-sign es un método de identificación electrónica para verificar la identidad de una persona. Elimina la necesidad de presencia en persona y permite a los usuarios firmar documentos de forma remota.

firmando electrónicamente un pdf

Si has recibido un archivo PDF para firmar electrónicamente como prueba de tu acuerdo/aprobación, una de las formas más fáciles de firmarlo electrónicamente es utilizar herramientas de edición de PDF, ya sean integradas o de terceros.

Sin embargo, dependiendo del dispositivo que estés utilizando y del sistema operativo que esté ejecutando, esto puede ser un poco confuso. Así que, para ayudarte a navegar mejor la situación, hemos preparado una guía que detalla los pasos para firmar documentos PDF electrónicamente tanto en Windows como en Mac.

Cómo Firmar un Documento PDF en Windows

Si estás en Windows, puedes firmar electrónicamente documentos PDF de un par de maneras. Puedes utilizar el lector de PDF del navegador Edge o usar una aplicación dedicada de lector/editor de PDF como Adobe Acrobat DC.

Si bien ambos métodos funcionan bien, usar el navegador Edge es el más fácil y no requiere que instales ningún software de terceros. Sin embargo, eso también significa que tienes un control limitado sobre tus firmas. Y aquí es donde las herramientas de PDF de terceros como Adobe Reader DC son útiles.

Así que, dependiendo de tu preferencia, sigue las instrucciones en los métodos a continuación en consecuencia.

Método 1. Firmar un PDF en Windows Usando Microsoft Edge

Primero lo primero, asegúrate de estar utilizando la última versión de Microsoft Edge en tu PC con Windows. Una vez hecho esto, consulta los pasos a continuación para firmar tus documentos PDF con Edge:

Ve a la carpeta que tiene el PDF que deseas firmar.
Haz clic derecho en el archivo que deseas firmar y elige Abrir con > Microsoft Edge.
Cuando el archivo se abra en Edge, haz clic en el ícono de Dibujar (lápiz) en la barra de herramientas. Si estás en una máquina con pantalla táctil, verás la opción Dibujar con Táctil en la barra de herramientas, que puedes seleccionar para dibujar tu firma usando un lápiz.
En dispositivos que no son táctiles, utiliza tu ratón/trackpad para dibujar tu firma y firmar el documento.
Haz clic en el ícono de Guardar o presiona Ctrl+S para guardar el PDF firmado.

Método 2. Firmar un PDF en Windows Usando Adobe Acrobat Reader DC

Si has trabajado con PDFs en tu PC con Windows antes, es probable que ya tengas Adobe Reader instalado. Sin embargo, si ese no es el caso, necesitarás instalarlo primero. Luego, haz clic en el enlace a continuación para descargarlo en tu PC.

Descargar: Adobe Acrobat Reader DC

Con el programa instalado en tu PC, sigue los pasos a continuación para firmar tu archivo PDF usando Adobe Acrobat DC.

Dirígete a la carpeta que contiene el PDF que deseas firmar.
Haz clic derecho en él y selecciona Abrir con > Adobe Acrobat DC.
Cuando se abra el documento, haz clic en el ícono de Firmar (pluma) en la barra de herramientas.
Dependiendo de cómo te guste tu firma, elige entre las opciones Agregar Firma y Agregar Iniciales.
Ahora, independientemente de tu elección anterior, verás las siguientes tres opciones para generar una firma: - Escribir: Te permite escribir tu nombre. Puedes elegir entre una selección de estilos de firma.

Dibujar: Te permite dibujar tu firma en el campo.
Imagen: Te permite subir la imagen de tu firma en tu computadora.

Una vez que tu firma esté lista, marca la casilla junto a Guardar firma o Guardar iniciales y presiona el botón Aplicar.
Para colocar tu firma o inicial, arrástrala y muévela al campo de firma en el documento.
Ve a Archivo > Guardar o presiona el atajo de teclado Ctrl+S para guardar el documento PDF firmado.

Una vez que hayas agregado la firma/inicial, si deseas aumentar o disminuir su tamaño, toca el ícono de A pequeña o A grande, respectivamente, para hacerlo.

Lectura Relacionada: Mejores Alternativas a DocuSign para Firmar Electrónicamente

Cómo Firmar un Documento PDF en Mac

Una de las formas más fáciles de firmar un formulario o documento PDF en un Mac es usar la aplicación Preview. Preview es la aplicación predeterminada de macOS para trabajar con imágenes, PDFs y otros documentos y es bastante fácil de usar.

Firmar un Documento PDF en Mac Usando Preview

A continuación se presentan los pasos para firmar documentos PDF en Preview:

Ve a la carpeta con el documento PDF que deseas firmar electrónicamente.
Haz clic derecho en él y elige Abrir Con > Preview.
Toca el ícono de Mostrar Barra de Herramientas de Marcado para revelar las opciones de marcado.
Haz clic en el ícono que dice Firmar (con un ícono de firma). Alternativamente, puedes seleccionar Cámara para escanear tu firma física o iPhone para dibujar la firma en la pantalla de tu iPhone.
Toca en Haz clic aquí para comenzar para cambiar el puntero.
Usa el trackpad/rato para dibujar tu firma. Presiona cualquier tecla cuando hayas terminado de firmar tu nombre.
Toca en Listo para guardar tu firma. Si lo deseas, también puedes etiquetar tu firma haciendo clic en el botón desplegable junto a Descripción y seleccionando una opción de la lista.
Una vez que hayas creado tu firma, simplemente toca en el ícono de Firmar, selecciona la firma y arrástrala al campo de firma en el documento PDF para firmarlo.

Después de haber colocado tu firma en el PDF, Preview te da la opción de redimensionarla y cambiar su color a tu preferencia. Para esto, toca las opciones apropiadas en la barra de herramientas para cambiar el color de la firma a tu preferencia.

Otras Formas de Firmar PDFs en Mac y Windows

Además de usar programas dedicados de PDF en tu Mac o PC con Windows, también puedes usar herramientas de PDF en línea para firmar PDFs electrónicamente. A continuación se presentan algunas de las mejores herramientas de PDF en línea para firmar un PDF:

PDF Filler
Smallpdf
SignNow
Adobe Acrobat Online

Una de las mayores ventajas de estas herramientas es que funcionan independientemente de tu computadora y su sistema operativo, y no necesitas instalarlas en tu máquina para usarlas.

Si bien esto agrega conveniencia, debes tener cuidado al usar estas herramientas, ya que requieren que subas tu PDF. Así que, si se trata de un documento sensible que deseas firmar, debes evitar usar herramientas en línea y apegarte a las offline.

Firmando Exitosamente Documentos PDF en macOS y Windows

Si seguiste los pasos en la guía correctamente, deberías haber firmado exitosamente el documento PDF en tu computadora con macOS o Windows hasta ahora.

Por supuesto, hay varias otras aplicaciones y programas de PDF que pueden ayudarte a firmar formularios y documentos PDF en Mac y Windows. Pero, como lo vemos, los que se demostraron en esta guía deberían funcionar absolutamente bien y cubrirte en todos los aspectos esenciales que necesitarías para firmar PDFs electrónicamente.

Preguntas Frecuentes Sobre la Firma de un Documento PDF

1. ¿Qué es eSign y cuál es su uso?

Un eSign, o firma electrónica, es un tipo de método de identificación electrónica utilizado para indicar acuerdo y aprobación en formularios y documentos. Una de sus mayores ventajas sobre las firmas tradicionales es que elimina la necesidad de presencia en persona y permite la firma remota.

Lo que vale la pena señalar sobre una firma electrónica, sin embargo, es que no debe confundirse con las firmas digitales. A diferencia de las firmas electrónicas, que muestran la intención de firmar un documento/contrato/formulario, las firmas digitales son técnicas criptográficas utilizadas para verificar la autenticidad e integridad de mensajes, documentos y otras entidades en línea.

2. ¿Cómo firmas electrónicamente documentos PDF en Mac y Windows?

Firmar documentos PDF depende completamente del dispositivo y del sistema operativo que esté ejecutando. Por ejemplo, si estás en Windows, puedes usar Microsoft Edge o Adobe Acrobat Reader DC para firmar tus PDFs, mientras que si estás en Mac, Preview es la mejor herramienta para firmar un documento PDF.

3. ¿Cómo pego una firma en un PDF en Preview en un Mac?

Para pegar una firma en un PDF en Preview, primero abre el documento/formulario que deseas firmar electrónicamente en Preview. A continuación, toca el ícono de Mostrar Barra de Herramientas de Marcado para revelar las opciones de marcado y haz clic en el botón Firmar. Finalmente, haz clic en la firma para agregarla al documento.

En caso de que no tengas una firma ya, sigue los pasos en “Firmar un Documento PDF Usando Preview” para averiguar los pasos para crear una firma.

4. ¿Cuál es la mejor aplicación para firmar documentos en Mac y Windows?

Depende de qué dispositivo estés usando. Si estás en Mac, puedes usar Preview para firmar tus PDFs, mientras que en Windows, necesitas usar herramientas de PDF de terceros como Adobe Acrobat.

Por supuesto, hay varias otras herramientas de edición de PDF, incluidas herramientas de firma de PDF en línea, que también puedes usar para firmar un PDF si deseas más control sobre tus firmas.