Cómo Proteger Enlaces de OneDrive

Compartir archivos y carpetas a través de la nube es común en nuestras vidas personales y profesionales. OneDrive de Microsoft ha sido una de las opciones más utilizadas para unidades en la nube. Puedes subir y compartir archivos en OneDrive, al igual que en Google Drive.

Cuando compartimos múltiples archivos a través de OneDrive con varias personas, se vuelve difícil rastrear cómo se accede y se utilizan los archivos. Esto compromete la privacidad de los archivos y no podemos prevenir el uso indebido.

Esta guía proporciona formas que puedes implementar para proteger los archivos en OneDrive que compartes con otras personas.

Cómo Proteger Enlaces de OneDrive

Necesitas una suscripción a Microsoft 365 para proteger los archivos que compartes en OneDrive con otras personas. Sin Microsoft 365, solo puedes elegir quién puede acceder a ellos. Otras funciones como la fecha de expiración y la contraseña están disponibles solo para usuarios premium. Si no tienes una suscripción a Microsoft 365 pero tienes Google Workspace, aprende cómo proteger archivos compartidos en Google Drive, que es una función similar.

Para proteger archivos compartidos en OneDrive, selecciona el archivo o carpeta que deseas compartir y haz clic en el ícono Compartir. Aparecerá un pop-up de Enviar enlace. Haz clic en el menú desplegable junto al ícono de lápiz y selecciona Opciones de compartición. Alternativamente, puedes hacer clic en Cualquiera con el enlace puede editar debajo de Copiar enlace. Ambos te llevarán a las mismas opciones.

Ahora, selecciona con quién deseas compartir los archivos. Si deseas que el archivo sea accesible para cualquiera con el enlace, marca el botón junto a Cualquiera. Para dar acceso a personas específicas, marca el botón junto a Personas específicas e ingresa sus direcciones de correo electrónico.

Luego, en Más configuraciones, selecciona Puede editar o Puede ver para dar a las personas opciones para editar o ver el archivo. Si das opciones de edición, les das control sobre tu archivo. Después, establece una fecha de expiración en la pestaña Establecer fecha de expiración (MM/DD/AAAA) y una contraseña en la pestaña Contraseña. Haz clic en Aplicar para compartir el archivo con las configuraciones de seguridad que acabas de establecer.

Las suscripciones a Microsoft 365 te permiten acceder a estas funciones y proteger lo que compartes en OneDrive con otras personas. Si no compartes archivos con frecuencia y puedes rastrear el uso compartido de archivos, puedes proteger los archivos manualmente.

Cómo Proteger Archivos Compartidos en OneDrive Sin Suscripción a Microsoft 365

Este es un método manual. Necesitas rastrear cada archivo que compartes con otros, establecer y cambiar manualmente las contraseñas de los archivos, eliminar el acceso a personas que ya no tienen nada que ver con el archivo, etc.

La única opción para proteger archivos compartidos en OneDrive sin una suscripción a Microsoft 365 es proteger los archivos con contraseña de forma individual. Si compartes una carpeta, comprímela y establece una contraseña mientras la comprimes.

Establece contraseñas para PDFs y otros documentos en las aplicaciones que utilizas para crearlos antes de compartirlos con otros. Para compartir imágenes, comprímelas en un archivo zip con protección por contraseña. Nunca uses la opción Cualquiera con el enlace puede acceder al archivo. Comparte solo con las personas que conoces personalmente ingresando sus direcciones de correo electrónico en la opción Personas específicas.

Esto te da control absoluto sobre los archivos. Puedes rastrear fácilmente el uso indebido y terminar el acceso en cualquier momento eliminando el enlace. Para mejorar la seguridad, cambia las contraseñas de los archivos regularmente y guárdalas en un administrador de contraseñas para recordar las nuevas contraseñas.

¿Cómo Hago Mi Enlace de OneDrive Privado?

Cuando seleccionas un archivo para compartir en OneDrive, verás la lista de personas con las que se comparte el archivo. Haz clic en las personas compartidas para Administrar acceso.

Ahora, haz clic en la pestaña Enlaces en la ventana de Administrar Acceso. Haz clic en el ícono de Papelera para eliminar el enlace.

Esto eliminará permanentemente el enlace compartible. Necesitas crear otro enlace nuevamente para compartir usando el botón Compartir.

Asegurar Archivos y Enlaces de OneDrive

Siempre que subimos un archivo a OneDrive y lo compartimos con otros, necesitamos mirar las opciones que aparecen al compartir. Esas opciones nos dan más control sobre el archivo después de que se comparte. Si pasamos por alto las opciones y procedemos a compartir, se pone en peligro la privacidad y seguridad del archivo. Dado el mundo digital de hoy, la protección de datos debería ser nuestra máxima prioridad. Ya sea OneDrive o Google Drive, no deberíamos dar acceso a nadie con el enlace.

Preguntas Frecuentes sobre la Seguridad de Enlaces de OneDrive

¿Puedes proteger con contraseña los enlaces de OneDrive?

La suscripción a Microsoft 365 te da acceso a funciones de protección por contraseña para los enlaces de OneDrive que compartimos. Si no tienes Microsoft 365, no puedes proteger con contraseña. En su lugar, puedes establecer contraseñas individualmente para los archivos que compartes en OneDrive y compartirlos con personas específicas.

¿Es seguro compartir un enlace de OneDrive?

Si el enlace de OneDrive que compartes tiene archivos importantes, no es seguro compartirlo. Si tienes que compartir archivos esenciales a través de OneDrive, compártelos con contraseñas a personas específicas y elimina el enlace después de que se complete la tarea. De esta manera, puedes prevenir que el archivo sea mal utilizado. Si la otra persona ya ha descargado el archivo, no puedes hacer nada sobre su privacidad y seguridad.