Los Mejores Consejos y Trucos de Microsoft Outlook 2013 para Aumentar la Productividad

Microsoft Outlook es un software de gestión de información personal ofrecido como parte de la suite de Microsoft Office. La aplicación tiene versiones para Windows, así como para Mac, y te permite gestionar el correo electrónico entrante y saliente, organizar el calendario y tu trabajo diario, utilizando el gestor de tareas, el gestor de contactos y el diario entre las muchas funciones disponibles.

Aunque algunos de ustedes pueden estar familiarizados con Outlook, debido a las nuevas características que incluye la versión 2013, pocas personas han logrado entender completamente cómo hacer uso del software. Por lo tanto, hemos recopilado a continuación algunos de los consejos y trucos más importantes de Outlook 2013 que están destinados a mejorar tu experiencia de usuario.

13 Consejos y Trucos para usar Outlook 2013

La primera versión de Outlook con la que nos familiarizamos fue Microsoft Outlook 1997, pero han pasado 17 años desde entonces y nos enfrentamos a la versión más nueva: Microsoft Outlook 2013. Entre las características que trajo el nuevo Outlook, debemos mencionar el recordatorio de adjuntos, las mejoras en el modo caché, la resiliencia de complementos, ActiveSync, mejoras en el protocolo IMAP, People Hub, compresión de archivos de datos, la barra del clima y algunas mejoras en el rendimiento de inicio. Ahora aquí está cómo sacar el máximo provecho de cada una de ellas:

Organiza la forma en que ves tu bandeja de entrada

Una de las principales características que ofrece Outlook es la gestión de correos electrónicos, por lo que debes asegurarte de ver la bandeja de entrada exactamente como la deseas. Cuando actualizas por primera vez a la nueva versión y abres Outlook, verás tu correo en la vista predeterminada. Para aumentar la eficiencia y poder encontrar todo más fácilmente, puedes personalizar tu vista.

Para hacer esto, puedes ir a la pestaña Vista y hacer clic en Cambiar Vista. Esto abrirá una lista de varias vistas preestablecidas que puedes elegir, pero también puedes personalizarla para generar una vista completamente nueva: agregar columnas, reorganizar el orden, clasificar tu correo, elegir si deseas ver solo los correos más recientes o más, decidir cuántas líneas del correo te gustaría ver debajo de su encabezado, etc. Una vez que hayas terminado de personalizar, puedes proceder a guardar tu vista haciendo clic en Cambiar Vista, luego Guardar Vista Actual como Nueva Vista.

Revisa tu calendario mientras escribes un correo

Escribir un correo es ahora mucho más fácil con Outlook 2013: no hay necesidad de salir de tu correo para revisar el calendario por citas. Y para hacerlo aún más interesante, también puedes echar un vistazo rápido a tus Tareas y Contactos mientras editas el correo.

Para ver tu calendario, simplemente mueve el cursor sobre el Calendario en la parte inferior y una versión más pequeña de él aparecerá junto a tu correo. Puedes hacer clic en las diferentes fechas para ver las citas de la misma manera que puedes abrir una ventana emergente de Tareas o Personas moviendo el cursor sobre estas funciones.

Elige cuándo quieres que un correo sea marcado como leído

Ya sabes que mantener un correo abierto por un tiempo o desplazarte hacia arriba y hacia abajo en tu bandeja de entrada puede hacer que ciertos correos aparezcan como leídos, mientras que otros siguen sin leer. Esto también cambia el color con el que están marcados, lo que puede resultar confuso cuando accidentalmente marcaste un correo como leído, aunque no tuviste tiempo de revisarlo aún.

Para evitar tales situaciones, puedes ir a Archivo, luego elegir la pestaña Opciones y hacer clic en Correo. A tu derecha, verás una casilla de verificación del Panel de Lectura en la que debes hacer clic para ver las diversas opciones. Puedes elegir marcar y desmarcar cualquiera de ellas, así como cambiar el número de segundos antes de marcar un correo como leído. Una vez que hayas terminado de personalizar, haz clic en Aceptar para guardar tus opciones.

¿Cómo puedo almacenar en caché mi correo en Outlook?

Mencionamos algunos cambios en lo que respecta a almacenar un correo en caché: es posible que hayas notado que Outlook ya no almacena tus correos en caché por defecto. Esta es una forma de mejorar la eficiencia, ya que hemos observado que en la mayoría de los casos ya no necesitas tener acceso directo a todos los elementos.

El período predeterminado ahora es de 12 meses si tu disco tiene una capacidad de 128 GB. En caso de que sea más pequeño, puede reducirse a 6 meses. Para cambiar estas configuraciones, puedes ir a Archivo, luego elegir Configuración de la Cuenta y desplazarte hacia abajo para hacer clic en Configuración de la Cuenta una vez más. Una vez que se abra esa ventana, debes hacer doble clic en Cuenta de Exchange Aquí, lo que te llevará a un control deslizante de Correo para Mantener Offline.

¿Cómo puedo usar la función Diario de Outlook?

Dado que hablamos de la función Diario antes, es importante mencionar que Outlook 2013 no ofrece acceso inmediato a la carpeta del Diario: no aparece en el Panel de Navegación como solía hacerlo.

Para tener acceso a la carpeta, puedes hacer clic en los puntos junto a la pestaña Tareas en el Panel de Navegación y luego hacer clic en Carpetas. Esto abre todas las carpetas disponibles, donde también deberías poder encontrar la del Diario. Alternativamente, aún puedes usar las teclas CTRL+8 para acceder instantáneamente a la carpeta del Diario.

¿Cómo puedo personalizar la vista previa de mensajes?

La forma predeterminada de Outlook 2013 para mostrar un mensaje es mostrando solo una línea debajo del encabezado. Si bien puedes incluir configuraciones para este aspecto en tu modo de vista de bandeja de entrada, también hay otra forma de hacerlo mucho más rápido. Simplemente ve a Vista: justo debajo de la pestaña verás Vista Previa de Mensaje, donde puedes desplazarte hacia abajo a 1 línea, 2 líneas o 3 líneas. También puedes desactivar esta vista previa en caso de que no necesites ver el contenido del correo antes de abrirlo.

¿Dónde fueron mis Notas?

Es posible que hayas tenido dificultades para encontrar tu carpeta de Notas: cambiamos la estructura de la barra de navegación y decidimos mover la pestaña de Notas, debido a su uso limitado. Aún puedes acceder a ella con las teclas CTRL+5 en tu teclado.

En caso de que desees hacerla visible permanentemente en el Panel de Navegación, puedes ir a opciones de navegación y mover la carpeta de Notas hacia arriba o aumentar el número de elementos visibles para tener más espacio en la barra de navegación para la pestaña de Notas.

¿Cómo creo una firma?

Es más fácil que nunca crear una firma personalizada con Outlook 2013. Todo lo que tienes que hacer es ir a Archivo y elegir Opciones, luego Correo y hacer clic en la pestaña Firmas que ves a tu derecha.

Esta función te permite agregar tantas firmas como necesites: simplemente haces clic en Nuevo para agregar un nombre para tu nueva firma y luego escribes todo lo que deseas que se incluya en la firma: tu nombre, tu cargo, tu empresa, dirección postal, número de teléfono, etc.

¿Cómo puedo cambiar mi tema y fondo?

Outlook ahora viene en nuevos colores: en lugar de los temas negro, azul y plateado a los que podrías haberte acostumbrado, ahora puedes cambiar el tema a Gris Claro o Gris Oscuro, mientras que también puedes optar por mantenerlo Blanco.

Para hacerlo, puedes ir a Archivo y elegir Opciones, luego hacer clic en la flecha hacia abajo junto a Tema de Office para elegir una de las tres opciones. Además de estos temas, Outlook 2013 también te permite cambiar el fondo.

¿Cómo puedo cambiar el color de mi calendario?

No solo puedes cambiar el tema de tu Outlook, sino que también puedes personalizar el calendario para que se muestre bajo un cierto color.

Para hacerlo en Outlook 2013, simplemente abre tu Calendario, haz clic derecho y ve a color. Luego verás que tienes un par de opciones para elegir: azul, rosa, gris, verde, pero también la versión automática, que mantiene tu calendario en blanco.

¿Cómo puedo cambiar el clima a Celsius?

La vista predeterminada del clima es en Fahrenheit, pero se puede cambiar fácilmente a Celsius para adaptarse a las necesidades y requisitos de cada país. Eso es muy fácil de arreglar, yendo a Archivo y haciendo clic en el botón Opciones. Luego puedes ir a Calendario y desplazarte hacia abajo hasta la categoría del Clima. Es muy simple marcar o desmarcar la opción del clima y cambiarla de Fahrenheit a Celsius o viceversa.

¿Cómo puedo agregar un buzón adicional?

Esta función no ha cambiado mucho respecto a la forma en que solías agregar un buzón con versiones anteriores de Outlook. En caso de que tengas problemas con ello, todo lo que tienes que hacer es ir a Archivo y elegir Información. Luego verás una pestaña llamada Configuración de la Cuenta, donde nuevamente haces clic en Configuración de la Cuenta.

Una vez que se abra la ventana de opciones de correo, resalta la cuenta de correo actual y luego haz clic en Cambiar. Ahora puedes ir a Más Configuraciones, luego Avanzado, y hacer clic en Agregar. Esto te permite escribir cualquier buzón adicional que desees usar.

Conectar Outlook a Redes Sociales

Vivimos en un mundo de redes sociales, por lo que conectar tu Outlook a varios tipos de redes sociales puede ser una forma útil de mantenerte actualizado. De esta manera, tu función de Personas se poblará con información tomada de Facebook, Twitter, LinkedIn, u otros.

Para vincular una de estas cuentas a Outlook, simplemente ve a Archivo y luego elige Información, desplázate hacia abajo hasta Configuración de la Cuenta y haz clic en Cuentas de Redes Sociales. Esto te da permiso para gestionar todas esas conexiones: agregar una nueva, pero también eliminar una de las cuentas que conectaste previamente a Outlook.

Anota tus fotos fácilmente en Outlook con Markup Hero

Outlook es una gran plataforma de correo electrónico, pero hay momentos en los que deseas agregar una capa adicional de contexto a un correo electrónico al agregar una captura de pantalla, una foto o un documento escaneado. Por ejemplo, puedes querer anotar un correo para explicar un detalle en el texto o mostrar a un colega dónde deseas que realice alguna acción. Si bien hay varias formas de hacer esto, no hay nada tan simple y efectivo como Markup Hero. Facilita la anotación de tus fotos y documentos escaneados con texto, formas, líneas y más. Con Markup Hero, puedes agregar notas fácilmente a las fotos que adjuntas a tu correo. Incluso puedes elegir diferentes colores y estilos de línea para que tus ediciones se destaquen.