Los 15 mejores consejos y trucos de Microsoft Teams que deberías conocer

En estos tiempos difíciles, cuando los países enfrentan bloqueos y las organizaciones piden a sus empleados que se queden en casa y trabajen de forma remota, puede ser un poco complicado concentrarse en los desarrollos de tu trabajo. Sin embargo, gracias a un montón de aplicaciones y servicios, como las aplicaciones de videoconferencia y las herramientas de colaboración remota, esta experiencia puede simplificarse hasta cierto punto. Una de estas aplicaciones es Microsoft Teams, que es una plataforma unificada de colaboración y comunicación que te permite conectarte con los miembros de tu equipo y trabajar juntos en un proyecto. Así que si eres nuevo en la aplicación, o incluso si la has estado usando todo este tiempo, aquí hay algunos consejos y trucos de Microsoft Teams que deberías conocer para aprovechar al máximo el servicio.

1. Cambia tu fondo

Si estás trabajando desde casa, es posible que no todos los rincones de tu hogar sean adecuados para videollamadas. Pero con Teams, eso no debería ser un problema. Resulta que puedes cambiar tu fondo durante una reunión para ocultar tu desorden en el fondo. Sin embargo, hasta ahora, Microsoft Teams solo admite los fondos predeterminados. Para agregar un fondo, durante una videollamada, presiona el botón de elipsis (tres puntos) y selecciona Mostrar efectos de fondo. Verás el menú de configuración de fondo en el lado derecho con una lista de fondos predeterminados. Desde aquí, selecciona un fondo y presiona el botón Vista previa para verlo con tu configuración. Para establecerlo como tu fondo, selecciónalo y presiona el botón Aplicar.

Además, además de cambiar tu fondo, también puedes activar la funcionalidad de desenfoque de fondo durante las reuniones de videoconferencia para ocultar tu fondo. Para esto, mientras estás en una reunión, presiona el botón de elipsis (tres puntos) para revelar más acciones y selecciona Desenfocar mi fondo.

2. Usa el lector inmersivo

Cuando tienes que revisar mucho texto entre diferentes conversaciones, a veces puede ser una tarea bastante tediosa. Afortunadamente, el Lector Inmersivo de Microsoft puede ahorrarte algo de tiempo al leer el texto a diferentes velocidades, que puedes cambiar a tu gusto. Además, también te ofrece opciones de accesibilidad que muestran el texto en diferentes tamaños de fuente, colores y espaciado. Además de en entornos de oficina, la utilidad también puede ser útil para enseñar a estudiantes con dislexia y disgrafía, ya que facilita la comprensión del texto al descomponerlo en diferentes partes del discurso para una mejor comprensión. Para esto, toca el botón de elipsis (tres puntos) junto a tu mensaje y selecciona Lector inmersivo de las opciones.

3. Traduce conversaciones

Para aquellos que no tienen el inglés como su lengua materna, pero su trabajo gira principalmente en torno a él, Microsoft Teams te tiene cubierto con la función de traducción. Para traducir un mensaje a tu idioma preferido, toca el botón de elipsis (tres puntos) junto al texto en la conversación y selecciona Traducir. Ahora deberías ver el texto traducido a tu idioma preferido. Una vez hecho, puedes volver al texto original siguiendo el mismo proceso.

4. Marca un equipo o canal como favorito

Si trabajas en más de un proyecto a la vez, puede ser confuso a veces seguir los avances en un equipo particular que requiere tu máxima atención. Para tales casos, simplemente puedes marcar un equipo o un canal como favorito, que luego se puede encontrar en la sección de Favoritos justo en la parte superior de la ventana izquierda. Para marcar un equipo o canal como favorito, ábrelo, toca el botón de elipsis y selecciona Favorito.

5. Sigue un canal para actualizaciones

De manera similar a cómo puedes marcar un canal como favorito para tener una sección organizada para un acceso rápido, también puedes seguirlo para recibir actualizaciones rápidas. Esto puede ser útil si no quieres perderte las actualizaciones o desarrollos importantes en tus equipos. Para seguir un canal, ábrelo y toca el botón de elipsis (tres puntos). Ahora, de la lista de opciones, selecciona Seguir este canal. Una vez que un canal esté marcado como favorito, recibirás notificaciones sobre todas sus actualizaciones a través de una notificación push.

6. Marca mensajes como no leídos

Mientras que los canales te permiten tener discusiones con tus compañeros de equipo sobre varios desarrollos, las cosas pueden salirse de control si hay un gran número de miembros en un canal. Y puede rápidamente convertirse de algo útil a un enjambre de mensajes poblados. Para ayudarte a no terminar en tales situaciones, puedes marcar los mensajes importantes como no leídos para que puedas revisarlos más tarde. Para marcar un mensaje como no leído, dirígete a la conversación con el mensaje que deseas marcar como no leído y toca el botón de elipsis (tres puntos) junto a él. Ahora, de la ventana emergente, selecciona Marcar como no leído. Puedes encontrar estos mensajes escribiendo “ /no leídos ” en el cuadro de búsqueda.

7. Marca mensajes

De la misma manera que marcas mensajes en una conversación como no leídos para revisarlos más tarde, también puedes marcar textos, imágenes u otro contenido en una conversación para revisarlos más tarde. Mientras que los mensajes no leídos pueden ser útiles para recordarte las tareas que necesitas completar, marcar mensajes puede ayudarte a guardar mensajes o contenido importantes a los que necesitas referirte con frecuencia. Para marcar un mensaje, dirígete a la conversación y toca el ícono de marcador junto a él. Puedes ver tus mensajes marcados escribiendo “ /guardados ” en el cuadro de búsqueda.

8. Crea mensajes de texto enriquecido

A veces, necesitas más control sobre tu texto para transmitir tus mensajes de manera más efectiva. Aquí es donde entra en juego la Edición de Texto Enriquecido y trae consigo soporte para cosas como fuentes, anotaciones, imágenes y otras opciones de formato personalizadas. Para componer un mensaje de Texto Enriquecido, abre el canal al que deseas enviar el mensaje y presiona el botón “ A ” en la parte inferior izquierda. Ahora tendrás una ventana de texto emergente, crea y formatea tu mensaje aquí, y luego presiona el botón Enviar para enviar tu mensaje.

9. Integra aplicaciones en Teams

Una de las características destacadas de Teams es la capacidad de integrar toda la suite de aplicaciones de Office 365 en la plataforma. Así que, si tu equipo depende principalmente de estas aplicaciones, puedes integrarlas con unos pocos clics simples. Sin embargo, eso no quiere decir que la plataforma no ofrezca soporte para otras herramientas de productividad. Hay toda una colección de aplicaciones, organizadas en diferentes categorías para satisfacer los requisitos de todos. Para agregar una aplicación a tu equipo, dirígete a tu equipo, toca el menú de elipsis (tres puntos) y selecciona Administrar equipo. Desde aquí, ve a la sección Aplicaciones (debajo del nombre de tu equipo) y toca el botón Más aplicaciones. Ahora tienes toda una colección de aplicaciones, que puedes seleccionar ya sea ingresando a diferentes categorías o ingresando tu consulta en el Buscar todo (debajo de Aplicaciones). Y una vez que encuentres una aplicación, selecciónala y presiona Agregar para añadirla a tu equipo o canal.

10. Comparte un chat con el equipo a través de Outlook

Como se mencionó anteriormente, Teams viene preintegrado con la suite de aplicaciones de Microsoft. Y Outlook es una de ellas. Outlook en Teams puede ayudarte a compartir conversaciones como un correo electrónico sin tener que salir de Teams. Para esto, ve a la conversación y haz clic en el botón de elipsis (tres puntos). Desde la ventana emergente, selecciona Compartir en Outlook y agrega tu destinatario y otra información relevante. Finalmente, presiona Enviar. De manera similar, también puedes enviar un correo electrónico de toda una conversación para un canal de la misma manera.

11. Filtra la actividad con menciones

Si tu canal de equipo tiene muchos usuarios, es posible que hayas notado una avalancha de mensajes durante las discusiones, hasta el punto en que a veces se vuelve difícil hacer un seguimiento de los mensajes con tus menciones. Para evitar perderte mensajes importantes, puedes filtrar la conversación usando menciones para separar los que necesitas del resto del enjambre. Para esto, ve a Actividad y toca el ícono de embudo en la derecha. Ahora, presiona el botón de elipsis (tres puntos) junto al cuadro Escribir para filtrar y selecciona Menciones. Ahora deberías ver el contenido más relevante (que tiene menciones de ti) en la sección Actividad. Además, también puedes ir a Actividad y tocar el botón desplegable junto a Feed y seleccionar Mi Actividad, para ver una lista detallada de todas tus actividades en un solo lugar.

12. Graba reuniones de Teams

A menudo, cuando estás en una reunión con tus compañeros de equipo, hay ciertas cosas que te gustaría (o quieres) revisar más tarde para referencia. Para tales casos, Teams te ofrece la capacidad de grabar reuniones para tener acceso a la audio, video y actividad de compartir pantalla más tarde. El servicio guarda las reuniones grabadas en Microsoft Stream para compartirlas de manera segura entre tu equipo. Para grabar una reunión en curso, presiona el botón de elipsis (tres puntos) y selecciona Iniciar grabación. Una vez hecho, sigue los mismos pasos para detener la grabación.

13. Aprovecha los comandos slash

Aunque puedes personalizar la plataforma a tu gusto habilitando ciertas funciones o jugando con varias configuraciones, cuando se trata de eficiencia operativa, no hay mucho que puedas hacer excepto dominar cómo realizar operaciones esenciales rápidamente. Aquí es donde entran en juego los comandos slash (/). Como puedes adivinar por su nombre, el comando implica el uso del carácter slash (/), seguido de un comando.

Algunos de los comandos Slash incluyen –

i. /goto – te ayuda a saltar a un equipo o canal
ii. /call – llama a alguien directamente
iii. /chat – envía un mensaje rápido a alguien
iv. /activity – para ver la actividad de alguien
v. /whatsnew – para ver qué hay de nuevo en el equipo
vi. /mentions – ver todas tus menciones
vii. /saved – para ver tu lista guardada
viii. /unread – para ver tu actividad no leída
ix. /keys – para ver una lista de todos los atajos de teclado
x. /available (o away, brb, dnd y busy) – para establecer un estado

Además, para ver más comandos, ingresa el carácter slash (/) en la ventana de Buscar o escribir un comando para ver una lista de todos los comandos slash admitidos. Alternativamente, puedes ir a Soporte de Microsoft, aquí, para aprender más sobre estos comandos.

14. Domina los atajos

De manera similar a cómo puedes usar comandos slash para acceder rápidamente a diferentes opciones y realizar tareas básicas, también puedes aprovechar el poder de los atajos de teclado para ejecutar varias operaciones fácilmente, mientras ahorras algo de tiempo.

Aquí hay algunos de los atajos de teclado –

i. Ir a buscar – comando + . o Ctrl + E
ii. Ir a – comando + G o Ctrl + G
iii. Iniciar un nuevo chat – comando + N o Ctrl + N
iv. Abrir configuraciones – comando + , o Ctrl + ,
v. Adjuntar archivo – comando + O o Ctrl + O
vi. Responder a un hilo – R
vii. Marcar como importante – comando + shift + I o Ctrl + Shift + I
viii. Alternar silencio – comando + shift + M Ctrl + Shift + M

Obviamente, esos son algunos de los atajos que puedes usar en Teams. Para ver una lista completa de atajos admitidos, dirígete a Soporte de Office, aquí. Además, ten en cuenta que algunas combinaciones de atajos pueden ser diferentes para la web y la aplicación. Así que, puede que desees consultar el enlace de atajos para obtener ayuda.

15. Usa bots

Microsoft Teams ofrece soporte para Bots, que son esencialmente una herramienta para ayudarte a automatizar ciertas operaciones o recibir asistencia en algunas tareas mundanas. Por ejemplo, un bot puede ayudarte a realizar tareas tan simples como buscar qué hay en la agenda de una reunión, establecer recordatorios, ver informes, hasta algo tan complejo como extraer solicitudes pendientes de tu repositorio de Github. Todo eso, sin tener que salir de Teams. Puedes encontrar algunos de los bots populares, aquí, o puedes encontrar uno en internet según tus requisitos. Además, si deseas más control sobre tu bot o quieres llevar a cabo tareas de automatización más profundas, puedes crear tu propio bot utilizando la guía de Microsoft, aquí.

Consejo adicional: Si también usas Zoom para videoconferencias y colaboración remota junto con Teams, los dos anunciaron recientemente una integración colaborativa entre ambos servicios. Así que ahora, no tienes que cambiar entre aplicaciones para asistir o gestionar tus reuniones. Para habilitar la integración de Zoom en Teams, toca el botón de elipsis (tres puntos) en el panel superior izquierdo y ve a Más aplicaciones. Ahora verás una colección de varias aplicaciones. Desde aquí, toca el cuadro de búsqueda debajo de Aplicaciones y escribe Zoom. Ahora, selecciona la aplicación y presiona el botón Agregar para añadirla a tu equipo o canal. Una vez hecho, puedes iniciar o unirte a una reunión de Zoom con solo un clic.

Esos son algunos de los consejos y trucos para Microsoft Teams que puedes seguir para obtener más de tu experiencia y realizar operaciones de manera más eficiente. Así, ahorrándote algo de tiempo e invirtiendo lo mismo en operaciones que requieren más atención.