Revisión de Torii: Cómo Descubrir Qué Herramientas SaaS Usa Más Su Equipo

A medida que la adopción de aplicaciones SaaS en las organizaciones continúa en aumento, los equipos de TI enfrentan desafíos en cada paso del camino, desde la gestión de licencias y gastos de SaaS hasta los permisos de acceso a datos y los usuarios de aplicaciones.

Torii, una plataforma de gestión de SaaS autónoma, permite a los equipos de TI:

• obtener visibilidad sobre el uso de SaaS

• mejorar los flujos de trabajo internos

• consolidar la gobernanza de SaaS y los datos del presupuesto

• automatizar diversas tareas rutinarias

Esto le permite gestionar mejor cuánto gasta su organización en qué herramientas y facilita la reducción de riesgos de seguridad y cumplimiento.

En este artículo, explicaremos cómo los gerentes de TI pueden usar Torii para averiguar qué aplicaciones SaaS utiliza más su organización, cuáles se están renovando innecesariamente y mucho más.

Tabla de Contenidos

• ¿Qué es Torii?
• 1. Qué Miembros del Equipo Usan Qué Aplicaciones (Y Con Qué Frecuencia)
• 2. Qué Permisos de Acceso a Datos Tienen Cada Aplicación
• 3. Cuándo Necesitan Renovarse las Licencias de las Aplicaciones
• 4. Gasto Total Asociado a Cada Aplicación
• 5. Identificación del Propietario de Cada Aplicación
• 6. Descubriendo Nuevas Aplicaciones
• 7. Gestión de Usuarios para el Ecosistema de TI de Su Empresa
• Conclusión

¿Qué es Torii?

Torii es una plataforma de gestión de SaaS que permite a los gerentes de TI identificar, optimizar y gestionar las pilas tecnológicas de sus organizaciones y reducir el gasto de SaaS desperdiciado, todo a través de un panel centralizado.

Permite a las empresas que utilizan cientos de herramientas SaaS en diferentes departamentos hacer un seguimiento de cuánto están gastando en cada aplicación, gestionar permisos de acceso y desarrollar una mejor comprensión del uso de aplicaciones en toda la organización.

Aquí hay algunas de las principales formas en que las empresas se benefician al usar Torii para gestionar aplicaciones SaaS:

• Visibilidad. Torii ayuda a los equipos de TI a mantenerse al día con las aplicaciones SaaS que se utilizan dentro del ecosistema de software de la organización y a gestionarlas fácilmente desde un solo panel. Facilita la visualización de información sobre el uso de aplicaciones, el número de usuarios y el dinero total gastado en estas herramientas, de un vistazo.

• Flujo de trabajo. Descubra rápidamente qué aplicaciones han sido adoptadas por los empleados, para que pueda gestionar mejor las renovaciones de licencias y los permisos de acceso a datos. Esto también facilita la identificación (y descontinuación) de aplicaciones que representan riesgos de seguridad o regulatorios, que ofrecen funcionalidad duplicada o que están infrautilizadas.

• Automatización. Torii le permite construir flujos de trabajo personalizados para automatizar diferentes actividades relacionadas con la gestión de SaaS, como actualizaciones, renovaciones y revocaciones, combinando disparadores y acciones.

Ahora que tenemos una comprensión básica de las capacidades de Torii, profundicemos para averiguar cómo permite a las organizaciones mantenerse al tanto de la gestión de SaaS.

Aquí hay algunas de las diferentes formas en que Torii permite a los equipos de TI gestionar fácilmente sus pilas tecnológicas en constante evolución.

1. Qué Miembros del Equipo Usan Qué Aplicaciones (Y Con Qué Frecuencia)

Torii detecta automáticamente las diferentes aplicaciones SaaS que utiliza su organización y le brinda a los gerentes de TI una visión rápida de qué miembros del equipo utilizan qué aplicaciones.

Lo hace:

• Extrayendo automáticamente datos de facturas comerciales utilizando integraciones API con el software ERP de su empresa.

• Rastreando el uso de aplicaciones a través de extensiones de navegador seguras y anónimas y mediante la integración con la solución SSO de su empresa, como G-Suite o OneLogin.

• Usando datos de transacciones con tarjeta de crédito que se pueden cargar en Torii.

Podrá averiguar rápidamente qué aplicaciones son utilizadas regularmente por los miembros de su equipo, qué herramienta está licenciada a quién y la cantidad exacta de dinero que está gastando en cada aplicación SaaS en un mes determinado.

También le brinda información útil sobre usuarios, cargos de aplicaciones, flujos de trabajo y licencias. Estos datos se presentan en forma de gráficos y tablas, lo que permite a los gerentes de TI tomar decisiones informadas sobre el uso y los gastos de SaaS de la organización, rápidamente. También puede descargar cualquier informe de Torii como un archivo CSV, para reutilizarlo como desee.

2. Qué Permisos de Acceso a Datos Tienen Cada Aplicación

Torii le permite controlar qué datos de la empresa se comparten con diferentes aplicaciones SaaS. Cuando sus empleados se registran para una suscripción SaaS, pueden ser solicitados a proporcionar acceso a varios recursos sensibles. Esto es particularmente cierto para algunos software de uso común como Slack y G-Suite.

Los datos y acciones solicitados por algunas aplicaciones SaaS pueden incluir permiso para:

• Ver direcciones de correo electrónico de personas en su espacio de trabajo.

• Modificar su perfil, acceder a calendarios o información de contacto.

• Enviar mensajes de correo electrónico en su nombre.

Permitir acceso sin restricciones a cuentas de la empresa y realizar acciones haciéndose pasar por empleados puede hacer que su empresa sea vulnerable a posibles amenazas a la privacidad.

Con Torii, obtiene visibilidad sobre qué datos se comparten con cada herramienta SaaS utilizando una lista actualizada de todas las autorizaciones otorgadas. Además de esto, el informe de Análisis de Riesgos de Torii le permite hacer un seguimiento del nivel de riesgo de cada proveedor de SaaS basado en los permisos otorgados a él.

3. Cuándo Necesitan Renovarse las Licencias de las Aplicaciones

Gestionar aplicaciones SaaS en un ecosistema de software con docenas o incluso cientos de herramientas requiere que los gerentes de TI puedan realizar un seguimiento eficiente de la información relevante, incluidas las licencias de aplicaciones, contratos y fechas de renovación.

Ya sea que necesite revisar contratos de proveedores o encontrar la fecha de renovación de la licencia de una aplicación en particular, Torii puede ayudarle a hacer precisamente eso. Consolida toda la información relacionada con licencias de aplicaciones, contratos y fechas de renovación.

Podrá organizar fácilmente toda la información relevante sobre sus herramientas SaaS y acceder a ella siempre que lo necesite. Además de esto, Torii le notificará sobre las próximas fechas de renovación de licencias para que no tenga que reservar fechas en su calendario para cada aplicación que utiliza su organización.

4. Gasto Total Asociado a Cada Aplicación

No llevar un seguimiento de software duplicado o no utilizado puede llevar a un gasto excesivo de su parte. Cada nueva licencia de aplicación SaaS comprada para empleados significa más dólares de los bolsillos de su empresa. Esto hace que sea muy importante para los gerentes de TI llevar un seguimiento de qué herramientas se están utilizando realmente para que pueda garantizar una mejor gestión de costos de los recursos de la organización.

Con Torii, puede obtener información sobre exactamente cuánto está gastando en cada herramienta SaaS. Como resultado, podrá optimizar costos y evitar gastos en aplicaciones innecesarias (o duplicadas).

Puede listar todo el software utilizado dentro de su organización yendo a la página de Insights. También le dará información sobre cuántos empleados están utilizando cada herramienta, el número de aplicaciones utilizadas por cada persona y la cantidad que ha gastado en licencias de aplicaciones.

5. Identificación del Propietario de Cada Aplicación

En organizaciones más grandes, los empleados tienden a suscribirse a herramientas SaaS de forma independiente con sus cuentas comerciales. El problema con esto es que hace que sea casi imposible para los equipos de TI mantenerse al tanto de todo el software tecnológico que se utiliza en la organización.

Identificar al propietario de cada aplicación SaaS utilizada en la organización puede ayudarle a comprender cómo encaja en el ecosistema de software de su empresa.

Con Torii, sus gerentes de TI podrán identificar o asignar fácilmente al propietario interno de cada aplicación SaaS: la persona que es responsable de todas las decisiones y acciones relacionadas con el uso de la aplicación.

6. Descubriendo Nuevas Aplicaciones

Torii permite a los gerentes de TI identificar rápidamente cada nueva herramienta que se agrega a la pila de software de su organización. Una vez que se identifica una aplicación, puede asignarle un estado de ciclo de vida relevante, como Descubierto, En Evaluación, En Revisión o Sancionado.

El constructor de flujos de trabajo le permite configurar correos electrónicos de notificación basados en reglas, informando a las partes interesadas clave sobre productos SaaS recién descubiertos. También puede enviar una notificación al propietario interno de la aplicación desde el gerente de TI, pidiéndole que complete un formulario que describa todo lo que TI necesita saber sobre el caso de uso de la aplicación y los términos de la licencia.

Como resultado, los empleados deben asegurarse de que cada nueva aplicación cumpla con las pautas del equipo de TI antes de que pueda ser oficialmente sancionada e integrada en la pila tecnológica de la organización.

Llevar un seguimiento del uso de aplicaciones es mucho más fácil cuando se agrega por primera vez a la pila tecnológica de la organización, ya que permite al departamento de TI detectar cualquier problema de incumplimiento de datos, incompatibilidades o amenazas cibernéticas.

7. Gestión de Usuarios para el Ecosistema de TI de Su Empresa

Con Torii, puede asociar a cualquier usuario con un número ilimitado de herramientas SaaS, dependiendo de los productos a los que necesiten acceso. También podrá gestionar y ver fácilmente quién posee qué aplicaciones en solo unos clics.

Además, puede pedir a los propietarios de aplicaciones que retiren voluntariamente su propiedad o revocar su acceso automáticamente utilizando el flujo de trabajo de baja de un clic de Torii. Le permite cancelar el acceso de una cuenta de usuario a una aplicación, utilizando herramientas de baja. También puede evitar gastar en herramientas que no se han utilizado durante más de 30 días.

Conclusión

Las plataformas de gestión de SaaS pueden ayudar a su equipo de TI a gestionar mejor los recursos SaaS de su organización, pero pocas lo hacen de manera tan poderosa y fácil como Torii.

Esta plataforma le permite obtener rápidamente información útil sobre la pila de software de su organización y le ayuda a optimizar el gasto de SaaS. Con Torii, podrá controlar fácilmente el acceso a las aplicaciones, garantizar el cumplimiento de datos y privacidad, y minimizar los riesgos de amenazas cibernéticas en toda la organización.