Zoho WorkDrive: Una Solución de Gestión de Archivos Colaborativa para Optimizar Tus Datos

Todas las empresas, sin importar cuán pequeñas o grandes sean, necesitan plataformas de almacenamiento y colaboración confiables para operar de manera efectiva. Aunque tienes muchas buenas opciones para ambas, es difícil encontrar una plataforma que ofrezca ambas funcionalidades bajo un mismo techo.

Presentamos Zoho WorkDrive, una plataforma de almacenamiento en la nube y colaboración que optimiza tus datos al ofrecer almacenamiento en la nube seguro y herramientas de colaboración en un solo lugar.

Vamos a profundizar en Zoho WorkDrive en detalle y descubrir qué lo convierte en una gran plataforma de almacenamiento y colaboración de archivos.

¿Qué es Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive es una plataforma de almacenamiento de archivos y colaboración basada en la nube que permite a los equipos almacenar, compartir y trabajar juntos en archivos en tiempo real de manera sencilla.

Se lanzó como un reemplazo de Zoho Docs hace unos años para servir como la plataforma de almacenamiento subyacente para su suite de aplicaciones de oficina y productividad. Y durante este tiempo, se han realizado varios cambios en la plataforma.

La última versión llega en forma de WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 trae una serie de nuevas características en diferentes aspectos, incluyendo la interfaz de usuario, la administración de datos, la integración de terceros y más, para mantenerse al día con las crecientes necesidades de un entorno de trabajo híbrido.

Zoho WorkDrive está disponible tanto en dispositivos móviles como en escritorio.

¿En qué puede ayudarte Zoho WorkDrive?

Siendo una plataforma de gestión de archivos y colaboración, Zoho WorkDrive te permite hacer mucho más que almacenar archivos. Esto es posible gracias a su diversa gama de características, que incluye lo siguiente:

Colaboración en Equipo

Una de las mejores cosas de WorkDrive es la colaboración en equipo. WorkDrive lo hace utilizando Carpetas de Equipo, que permiten a los miembros de un equipo subir documentos a una sola carpeta para que estén disponibles para todos en el equipo al mismo tiempo. De esta manera, los usuarios no tienen que enviar archivos por correo electrónico de forma individual y hacer seguimiento con las personas más tarde.

De manera similar, si alguien en el equipo realiza cambios en algún archivo en una Carpeta de Equipo, WorkDrive alerta a todos sobre lo mismo a través de notificaciones, para que siempre estén al tanto de los cambios y no tengan que revisar el espacio cada tanto activamente.

Como una forma de mantener todos los archivos y documentos del proyecto organizados, WorkDrive permite a los administradores del espacio de trabajo crear subcarpetas dentro de una Carpeta de Equipo. Es algo que las grandes organizaciones pueden aprovechar al máximo para categorizar archivos por departamento. Los administradores también pueden establecer permisos de acceso para cada miembro del equipo para limitar su acceso al contenido de la carpeta.

Por último, cada espacio de trabajo de WorkDrive tiene una Papelera bajo la Carpeta de Equipo para mantener todos los archivos y documentos seguros. Así, cada vez que alguien en el equipo elimina un archivo o una carpeta, va a la Papelera. De esta manera, hay una opción para recuperarlo si se necesita más tarde o cuando alguien en el equipo lo elimina accidentalmente en primer lugar.

Acceso a la Potente Suite de Oficina de Zoho

Cuando los equipos se suscriben a WorkDrive, también obtienen acceso a la Suite de Oficina de Zoho. La Suite de Oficina de Zoho es un conjunto de herramientas para ayudar a los equipos con el trabajo de oficina. Incluye tres herramientas: Writer, Sheet y Show. Las tres ofrecen una interfaz limpia y fácil de usar y proporcionan una variedad de plantillas para acelerar el trabajo y trabajar incluso cuando estás sin conexión.

Además, cada herramienta ofrece varias otras funciones útiles, como el modo de escritura enfocado en Zoho Writer, funciones predefinidas y personalizadas en Zoho Sheet, y varias opciones de diseño y animación en Zoho Show.

Combinado con WorkDrive, esto no solo asiste a los equipos con tareas de oficina, sino que también les ayuda a mantener sus archivos en cada una de ellas en un solo lugar. Como resultado, se vuelve más fácil para los miembros del equipo colaborar en tiempo real, recopilar comentarios y publicar su trabajo para que todos en el equipo lo vean.

Espacio de Trabajo Colaborativo

WorkDrive lleva la experiencia de colaboración al siguiente nivel. Te da la capacidad de construir un espacio de trabajo colaborativo donde puedes trabajar con colegas sin invitarlos a una Carpeta de Equipo. De manera similar, también simplifica el intercambio de archivos con individuos u otros equipos en la plataforma, lo que, a su vez, hace que colaborar sea más eficiente.

Dado que múltiples personas pueden trabajar en un archivo a la vez, esto puede resultar en múltiples copias del mismo archivo. Esto puede hacer que identificar el archivo original sea un proceso desafiante y tedioso. Pero afortunadamente, WorkDrive admite el historial de versiones, por lo que los miembros del equipo pueden acceder a todas las diferentes versiones de un archivo, compararlas y volver a una versión anterior cuando sea necesario sin complicaciones.

En línea con esto, otra característica útil que mejora la experiencia de colaboración en la plataforma es el monitoreo de actividades. Usando esto, los líderes de equipo pueden auditar fácilmente todo lo que sucede en su espacio de trabajo para hacer un seguimiento del progreso. Además, las actividades se pueden revisar en detalle a través de filtros para ver información más valiosa.

Para los momentos en que los miembros del equipo necesitan discutir algo o compartir comentarios sobre un archivo o documento, la función de comentarios de WorkDrive (llamada Anotaciones de Archivos) puede ser útil. Con esto, los usuarios pueden compartir fácilmente sus pensamientos sobre una idea o dejar comentarios bajo archivos o documentos a través de comentarios contextuales.

Herramientas de Gestión de Datos

Zoho WorkDrive admite más de 220 formatos de archivo. Dado que esto cubre un espectro bastante amplio de formatos de archivo, asegura que no haya problemas de compatibilidad en la plataforma, por lo que los equipos pueden ver archivos directamente en el espacio de trabajo o subir los que deseen sin tener que convertirlos primero.

Para facilitar el descubrimiento y la búsqueda de archivos en la plataforma, WorkDrive te da la opción de buscar archivos por nombre, creador o palabra clave en el documento. De manera similar, también admite OCR y detección de objetos, lo que te permite localizar imágenes y documentos escaneados en el espacio de trabajo simplemente ingresando una palabra clave en ellos.

Además, hay una opción para categorizar archivos en la Carpeta de Equipo. Esto te permite mantener tus archivos y documentos organizados para facilitar que cualquiera en el equipo los encuentre.

Trabajar con Personas Fuera de Tu Equipo

Si tu equipo trabaja con otras empresas, es posible que desees mostrar a los clientes tu progreso para mantenerlos actualizados o recibir su opinión sobre algo.

WorkDrive hace que esto sea muy fácil. La plataforma te permite crear rápidamente un enlace externo a un archivo que deseas compartir. Para hacer que este esfuerzo de colaboración sea seguro y mantener tus datos seguros, la herramienta te permite asegurar cada enlace que envías con permisos de acceso independientes, fechas de caducidad y contraseñas. Básicamente, te da control total sobre tus enlaces y te permite decidir qué usuarios que se unan a tu espacio de trabajo pueden y no pueden acceder o hacer.

De manera similar, los “Usuarios Clientes” de WorkDrive pueden permitirte invitar a tu cliente externo o a un socio a tu equipo. Esto puede ser útil cuando deseas que tus partes interesadas vean o colaboren en un proyecto por un breve período de tiempo.

Análisis Avanzados

Cuando trabajas con grandes equipos, querrás conocer ciertas estadísticas sobre tu espacio de trabajo. En WorkDrive, obtienes acceso a todas esas estadísticas junto con informes sobre todo lo que sucede en tu espacio de trabajo en un solo lugar.

Así que, por ejemplo, si eres un administrador del espacio de trabajo, puedes verificar fácilmente cuándo se actualizó un archivo, cuánto espacio de almacenamiento está utilizando un proyecto y la cantidad de espacio libre disponible.

Acceso Ininterrumpido a Archivos

Zoho WorkDrive está disponible tanto en dispositivos móviles como en escritorio, y mantiene todos tus archivos y carpetas sincronizados en tus dispositivos. Esto te permite trabajar en un dispositivo y continuar donde lo dejaste en otro.

Además, la plataforma también sincroniza tus archivos y carpetas en tu escritorio, por lo que puedes trabajar incluso cuando estás sin conexión y luego sincronizar los cambios cuando te conectas.

Planes y Precios de Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive ofrece tres planes: Starter, Team y Business.

• Starter: $2.5 (Rs 140) por usuario por mes; el almacenamiento comienza en 1TB por equipo con un límite de carga de archivos de 1GB
• Team: $4.5 (Rs 275) por usuario por mes; 3TB por equipo de espacio de almacenamiento y límite de carga de archivos de 5GB
• Business: $9 (Rs 550) por usuario por mes; espacio de almacenamiento de 5TB por equipo con límite de carga de archivos de 50GB

Cada plan ofrece todas las características básicas de almacenamiento y gestión de archivos. Pero a medida que avanzas al nivel superior, se desbloquea el acceso a algunas adicionales. Consulta los planes de WorkDrive para una mirada completa a la diferencia entre los tres planes y elige el adecuado para tu organización.

Además, cuando el espacio de almacenamiento ofrecido no es suficiente, Zoho tiene opciones de almacenamiento adicionales, que se pueden comprar por separado.

Zoho ofrece a los nuevos usuarios un período de prueba gratuito de 15 días con acceso completo a todas las características de WorkDrive. Con esta prueba, individuos y equipos pueden probar y explorar el servicio para determinar si satisface sus requisitos y luego suscribirse a un plan en consecuencia.

Consulta Zoho WorkDrive